Tổ chức team building là hoạt động diễn ra hàng năm đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi tổ chức các hoạt động này các doanh nghiệp chỉ chú trọng “làm sao có được một chương trình team building thật vui” mà bỏ qua vai trò quan trọng của team building là “Giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp”. Hiểu được thực trạng của các doanh nghiệp, VGO EVENT – 1 đơn vị tổ chức team building tại TP.HCM với hơn 10 năm kinh nghiệm – xin chia sẻ tới bạn mục đích chính khi tổ chức team building qua bài viết sau đây.
Team building là gì?
Xây dựng đội nhóm thông qua team building
Để có một căn nhà vững chắc để ở chúng ta cần phải mua nguyên vật liệu (gạch, cát, đá, xi măng…) và bỏ công sức để xây dựng lên, điều này cũng tương tự đối với một doanh nghiệp. Để xây dựng nên một tập thể vững mạnh, với nguyên vật liệu là “từng nhân sự trong công ty” doanh nghiệp sẽ cần phải có chất kết dính là team building, các hoạt động team building sẽ giúp gắn kết mỗi cá nhân trong công ty trở thành một tập thể đoàn kết.
Nói cách khác, để công ty có thể teamwork doanh nghiệp cần phải có team (đội nhóm) building (xây dựng) – xây dựng đội nhóm.
Mục đích tổ chức team building là gì ?
Team building là hoạt động “truyền thông nội bộ” của công ty. Trong đó doanh nghiệp đóng vai trò là người truyền tải thông điệp, đội ngũ nhân sự nội bộ là người tiếp nhận thông tin. Do đó, khi tổ chức team building bạn phải nắm rõ mục đích của team building là để truyền thông, giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề của đội ngũ nhân sự trong công ty.
team building công ty Micro Precision do VGO tổ chức nhằm truyền tải thông điệp để giải quyết vấn đề của nhân sự
Để hoạt động này mang lại hiệu quả tối đa, trước khi doanh nghiệp truyền tải thông điệp thông qua các trò chơi team building, concept chương trình , backdrop,… doanh nghiệp cần phải tìm ra được vấn đề mà đội ngũ nhân sự (người tiếp nhận thông điệp) đang đối mặt là gì?
Ví dụ: Công ty bạn có một lượng nhân sự mới vào công ty, tuy nhiên trong quá trình làm việc nhân viên mới và nhân viên cũ chưa có sự kết hợp với nhau, nhân viên mới chưa có được sự gắn kết với và mong muốn gắn bó với công ty. Lúc này trong vai trò là Hr trong công ty, bạn sẽ phải tìm hiểu được vấn đề này, và tổ chức một chương trình team building với thông điệp “Together We Grow” (cùng nhau phát triển), câu thông điệp này sẽ được thể hiện và truyền tải xuyên suốt chương trình team building.
Để tìm hiểu được vấn đề của đội ngũ nhân sự đang gặp phải, Hr có thể làm các cuộc khảo sát gửi đến từng người. Từ kết quả của cuộc khảo sát, bạn có thể phân tích và tìm ra vấn đề chung và nổi cộm nhất mà nhân sự đang đối mặt là gì? Đôi khi những câu hỏi khảo sát trực tiếp nhân sự sẽ không trả lời một cách khách quan, hay ngại chia sẻ, do đó bạn nên dành thêm dành thời gian ít nhất 2 tuần làm việc để quan sát thực tế quá trình làm việc của nhân sự công ty, từ đó tìm được vấn đề cốt lõi nhất.
Khi đã khai thác được vấn đề của nhân sự, bạn hãy chọn ra một câu thông điệp vừa dễ nhớ, dễ hiểu và giúp truyền tải được ý nghĩa của chương trình (Tham khảo một số câu slogan team building giúp truyền tải thông điệp của doanh nghiệp). Để tiết kiệm thời gian và công sức cho bạn, trong quá trình làm việc bạn nên đưa vấn đề mà đội ngũ nhân sự công ty đang gặp phải cho bên phía đơn vị tổ chức team building, các công ty có kinh nghiệm tổ chức sẽ giúp bạn chọn một câu thông điệp phù hợp và xây dựng chương trình giúp truyền tải thông điệp đó một cách tốt nhất.
Cách tổ chức team building thành công đối với doanh nghiệp
Không chuẩn bị có nghĩa là bạn đã sẵn sàng cho việc thất bại
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tổ chức một chương trình team building sẽ quyết định rất nhiều đến sự thành công của chương trình. Chính vì thế, nếu bạn là người phụ trách tổ chức chính cho chương trình của công ty, bạn nên có kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng trước, trong và sau khi chương trình diễn ra. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực du lịch và tổ chức sự kiện, VGO EVENT xin chia sẻ tới bạn một số việc làm quan trọng sau đây:
1. Khảo sát nhân sự công ty
Làm khảo sát đội ngũ nhân sự công ty để tìm ra vấn đề cũng như các ý tưởng cho chuyến du lịch team building
Đây là việc làm rất quan trọng, nhưng hầu hết các công ty thường bỏ qua điều này. Khảo sát nhân sự sẽ giúp bạn xác định được vấn đề hiện tại của đội ngũ nhân sự nội bộ công ty.
Ngoài ra, trong bảng khảo sát bạn cũng nên đặt các câu hỏi giúp cho bạn có thêm ý tưởng để tổ chức chương trình như:
- Mong muốn địa điểm tổ chức ở đâu? (Bạn nên đưa ra các địa điểm ví dụ: Đà Nẵng, Phan Thiết, Nha Trang, Đà Lạt… để đội ngũ nhân sự trong công ty chọn lựa, bởi địa điểm đi du lịch sẽ ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm nhân sự của bạn)
- Thời gian tổ chức khi nào? ( Thời gian tổ chức nên diễn ra sau bảng khảo sát ít nhất 1 tháng hoặc 2 tháng. Ví dụ bạn khảo sát nhân sự vào tháng 5, bạn nên đưa ra tháng 7,8,9 để nhân sự bạn bầu chọn)
- Các yêu cầu đặc biệt cho chuyến đi? (Tổ chức một chuyến du lịch team building chắc chắn sẽ không thể làm hài lòng tất cả mọi người, tuy nhiên bạn có thể làm hài lòng một cách tối đa nhất có thể, dựa vào các mong muốn của nhân sự bạn có thể lên một kế hoạch tổ chức cho phù hợp nhất)
- Sẽ không tham gia nếu chuyến đi nếu? (Câu hỏi này giúp bạn lường trước được các lý do nhân sự đưa ra để không tham gia vào chuyến đi, thêm nữa khi nên kế hoạch bạn cũng cân nhắc đến các vấn đề nhân sự đặt ra, sao cho chuyến đi có sự tham gia đầy đủ của tất cả các thành viên)
2. Dự trù ngân sách
Dự trù chi phí tổ chức cho chuyến du lịch team building
Du lịch team building là một dịch vụ với đa dạng mức giá khác nhau. Mức giá có thể từ 1 triệu/ người đến 6 triệu/ người tùy thuộc vào nhu cầu (thời gian, địa điểm, kịch bản tổ chức) và chất lượng dịch vụ của chương trình (khách sạn lưu trú: 2*,3*,4*,5*; ngày cuối tuần hay ngày thường ), do đó bạn nên dự trù trước một mức giá cụ thể trong khả năng chi trả cho chuyến đi của công ty bạn.
Một lưu ý nhỏ ở phần này, bạn nên có một khoản chi phí dự trù chiếm từ 10 đến 15% tổng chi phí của chuyến đi, do khi triển khai chương trình thực tế sẽ phát sinh các khoản chi phí, việc này sẽ giúp bạn tránh được các vấn đề sau chuyến đi khi thanh lý hợp đồng với bên đơn vị tổ chức cũng như về phía nội bộ công ty.
Bên cạnh đó, để giúp bạn vừa có một chương trình chất lượng vừa tiết kiệm được chi phí cho chuyến đi, VGO EVENT xin gợi ý tới bạn một số mẹo sau:
- Tổ chức các chuyến đi ở gần ( nếu bạn ở Sài Gòn có thể chọn các địa điểm ở Vũng Tàu, Đồng Nai, Bình Thuận) giúp tiết kiệm chi phí đi lại
- Thời gian tổ chức vào các ngày thường (thứ 2,3,4,5) do chi phí lưu trú sẽ rẻ hơn các ngày cuối tuần
- Sử dụng các khách sạn lưu trú có (2*; 3* có ít tiện nghi hơn) hoặc khách sạn nằm ngoài khu trung tâm (càng gần khu trung tâm chi phí càng cao)
3. Liên hệ đơn vị tổ chức team building để nhận kịch bản và báo giá
Liên hệ đơn vị tổ chức team building để nhận báo giá và kịch bản chi tiết
Khi bạn đã có đầy đủ các thông tin cho chuyến đi ( vấn đề của doanh nghiệp, thời gian, địa điểm và ngân sách dự trù) bạn hãy đưa ra các yêu cầu này cho các đơn vị tổ chức. Khi bạn đưa ra các yêu cầu càng chi tiết và cụ thể thì bạn sẽ nhận được một kịch bản và chi phí sát nhất với nhu cầu của mình, ngược lại với những yêu cầu “chung chung” bạn cũng sẽ nhận được một chương trình phổ thông, không có sự đặc sắc.
Hãy nhớ bạn đang đi tìm một doanh nghiệp giúp bạn giải quyết vấn đề nhân sự của công ty mình với một mức giá thấp nhất. Tiêu chí đầu tiên để chọn lựa lựa đó chính là giải pháp để giải quyết vấn đề của nhân sự, chọn ra 2 công ty có giải pháp phù hợp nhất kế đến là dùng đến bộ lọc “chi phí thấp hơn” để quyết định hợp tác với đơn vị nào.
Một lưu ý quan trọng là không nên quyết định hợp tác với một đơn vị tổ chức chỉ trên tiêu chí “giá rẻ nhất”. Việc làm này sẽ khiến bạn gặp rất nhiều rủi ro khi chương trình được diễn ra.
>>> Xem thêm bài viết: chọn công ty tổ chức team building đừng để bị tiền mất tật mang
Trên đây là những chia sẻ của VGO EVENT về mục đích, vai trò của team building và những lưu ý quan trọng để bạn có được một chuyến du lịch team building thành công. Để có một chuyến đi thực sự ý nghĩa, bạn cần phải xác định đâu là vấn đề cốt lõi từ đó hãy chọn ra một câu thông điệp để truyền tải đến đội ngũ nhân sự của mình, ngoài ra bạn cũng cần có khâu chuẩn bị kỹ lưỡng (khảo sát, dự trù chi phí, liên hệ đơn bị tổ chức…).
Đặc biệt, nếu bạn muốn có một chương trình team building sáng tạo và ý nghĩa, đừng ngần ngại tham khảo ngay dịch vụ tổ chức team building của VGO EVENT nhé! Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực du lịch và tổ chức sự kiện, chúng tôi đã đồng hành và tổ chức chương trình cho nhiều đơn vị tại TP.HCM như: HD Bank, MB Bank, VIB, METUB…
Xem thêm:
- Top 10 địa điểm tổ chức team building hot trong năm 2024
- Concept team building độc đáo và sáng tạo
