TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Tổ chức hội nghị và hội thảo không chỉ đơn thuần là việc quy tụ mọi người để chia sẻ thông tin mà còn là cơ hội vàng để doanh nghiệp, tổ chức xây dựng uy tín, quảng bá thương hiệu và tạo dựng mối quan hệ bền vững với đối tác, khách hàng. Một sự kiện thành công sẽ góp phần nâng cao hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để tổ chức một hội nghị hay hội thảo chuyên nghiệp, hiệu quả? Hãy cùng Vgo Event khám phá!

1. Tổ chức hội nghị, hội thảo là gì?

Tổ chức hội nghị và hội thảo là quá trình lập kế hoạch và sắp xếp sự kiện, nơi mà các chuyên gia, doanh nghiệp, đối tác hoặc khách hàng gặp gỡ để trao đổi, thảo luận về một chủ đề hoặc lĩnh vực cụ thể. Đây là một cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp mở rộng mối quan hệ, chia sẻ thông tin mới, ra mắt sản phẩm hoặc giới thiệu các ý tưởng chiến lược.

Hội nghị và hội thảo có thể tổ chức với nhiều mục đích khác nhau, từ việc thảo luận về khoa học công nghệ, tiếp thị, giáo dục, cho đến các chủ đề liên quan đến phát triển kinh doanh và văn hóa. Để một hội nghị thành công, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung, địa điểm, trang thiết bị kỹ thuật và các yếu tố liên quan khác.

Vgo Event tổ chức hội nghị khách hàng “ Đội vệ binh xanh FC” cùng Farm centre

2. Các hình thức tổ chức hội nghị phổ biến nhất

Hội nghị là một sự kiện có quy mô và mục tiêu rõ ràng, thường quy tụ nhiều người tham dự từ các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Bạn có thể thấy một số hội nghị như:

Hội nghị doanh nghiệp

Đây là loại hội nghị được các doanh nghiệp tổ chức nhằm mục đích chia sẻ thông tin nội bộ, công bố chiến lược mới hoặc đánh giá lại hoạt động kinh doanh. Hội nghị doanh nghiệp thường được tổ chức để xây dựng sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty, đồng thời là dịp để các nhà quản lý và lãnh đạo giao lưu, trao đổi ý kiến.

Hội nghị khách hàng

Được tổ chức với mục tiêu thắt chặt mối quan hệ với khách hàng, lắng nghe những phản hồi và nhu cầu từ họ, đồng thời giới thiệu những sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp. Hội nghị khách hàng là dịp để doanh nghiệp thể hiện sự trân trọng và quan tâm đến khách hàng, từ đó tạo niềm tin và gắn kết lâu dài.

Hội nghị thượng đỉnh

Thường được tổ chức với quy mô lớn và mang tính chất quốc tế, hội nghị thượng đỉnh là nơi mà các lãnh đạo, nhà quản lý cấp cao từ nhiều quốc gia, tổ chức gặp gỡ và thảo luận các vấn đề chiến lược, toàn cầu hoặc khu vực. Đây cũng là dịp để thiết lập các hiệp định, cam kết hợp tác hoặc trao đổi kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể.

Hội nghị chuyên đề

Tập trung vào một lĩnh vực chuyên môn nhất định, thường thu hút sự tham gia của các chuyên gia đầu ngành. Hội nghị chuyên đề thường mang tính học thuật cao, giúp chia sẻ kiến thức chuyên môn sâu rộng và mở ra những hướng đi mới cho ngành.

Hội nghị công nghệ

Được tổ chức để giới thiệu các sản phẩm, giải pháp công nghệ mới và thảo luận về các xu hướng công nghệ tiên tiến. Đây là sự kiện thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp công nghệ, các chuyên gia IT và các nhà phát triển sản phẩm.

Hội nghị y tế

Diễn ra nhằm thảo luận về các tiến bộ mới trong lĩnh vực y tế, trao đổi về các phương pháp điều trị, công nghệ y tế tiên tiến và các nghiên cứu mới nhất. Hội nghị y tế có sự tham gia của các bác sĩ, nhà khoa học, và chuyên gia y tế từ khắp nơi trên thế giới.

Hội nghị tác giả

Được tổ chức cho các tác giả, nhà văn và nhà xuất bản, hội nghị này tác giả là nơi trao đổi về các xu hướng viết lách, giới thiệu sách mới và gặp gỡ độc giả. Đây là sự kiện thú vị cho những ai đam mê văn chương và muốn tìm hiểu thêm về thị trường sách.

Hội nghị là cơ hội tuyệt vời để tạo dựng và phát triển mối quan hệ chuyên nghiệp, học hỏi kiến thức mới và mở rộng tầm nhìn về ngành nghề, lĩnh vực của mình.

3. Các loại hình hội thảo thường gặp

Hội thảo là những sự kiện mang tính học thuật hoặc chuyên môn, nơi các chuyên gia, nhà nghiên cứu hoặc doanh nghiệp cùng nhau thảo luận và trao đổi về các chủ đề quan trọng. Vgo gợi ý cho bạn những loại hình hội thảo thường gặp:

Hội thảo khoa học

Được tổ chức để trình bày và thảo luận các nghiên cứu, phát minh, hoặc tiến bộ khoa học. Hội thảo khoa học thường quy tụ các nhà khoa học, giáo sư, và các sinh viên nghiên cứu nhằm cập nhật những kiến thức mới nhất và tạo cơ hội hợp tác giữa các nhà nghiên cứu trong các lĩnh vực khác nhau.

Hội thảo giáo dục

Là sự kiện mang tính giáo dục và đào tạo, nơi các chuyên gia trong ngành giáo dục, giáo viên, và học giả cùng nhau thảo luận về phương pháp giảng dạy, các chương trình học mới hoặc các chính sách giáo dục. Hội thảo giáo dục không chỉ giúp nâng cao kỹ năng giảng dạy mà còn thúc đẩy sự đổi mới và phát triển trong lĩnh vực giáo dục.

Hội thảo văn hóa

Tập trung vào các chủ đề văn hóa, bao gồm nghệ thuật, truyền thống, lịch sử, và xã hội. Hội thảo văn hóa thường thu hút sự tham gia của các nhà nghiên cứu văn hóa, nghệ sĩ, và nhà quản lý văn hóa. Mục tiêu của loại hội thảo này là bảo tồn, phát huy và khám phá thêm những giá trị văn hóa đặc trưng của các quốc gia hoặc cộng đồng.

Hội thảo du lịch

Được tổ chức với mục tiêu thảo luận và thúc đẩy các hoạt động du lịch, quảng bá các điểm đến mới, và phát triển các chiến lược du lịch bền vững. Hội thảo du lịch thường quy tụ các chuyên gia trong ngành du lịch, các công ty lữ hành và các nhà quản lý du lịch từ khắp nơi trên thế giới.

Hội thảo marketing

Là nơi các chuyên gia marketing, nhà quản lý và các doanh nghiệp thảo luận về xu hướng marketing mới, chiến lược quảng cáo, và các công cụ marketing hiện đại. Hội thảo marketing là cơ hội để các doanh nghiệp nắm bắt những kỹ thuật marketing hiệu quả nhất nhằm thúc đẩy thương hiệu và gia tăng doanh thu.

Hội thảo nghệ thuật

Tập trung vào các lĩnh vực nghệ thuật như hội họa, âm nhạc, điện ảnh, và văn học. Hội thảo nghệ thuật thường là sân chơi cho các nghệ sĩ, nhà phê bình và khán giả gặp gỡ, thảo luận và chia sẻ về các xu hướng nghệ thuật mới. Loại hội thảo này thúc đẩy sự sáng tạo và kết nối cộng đồng nghệ thuật.

4. Dịch vụ tổ chức hội nghị của Vgo Event

Với hơn nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, Vgo Event tự hào mang đến dịch vụ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, linh hoạt và đa dạng. Tùy theo quy mô, tính chất và ngân sách của từng hội nghị, chúng tôi đã thiết kế ba gói dịch vụ bao gồm: gói cơ bản, gói phổ thông và gói cao cấp. Mỗi gói đều mang đến những dịch vụ tối ưu, đảm bảo chất lượng vượt trội và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Cùng đi sâu vào từng gói dịch vụ tổ chức hội nghị của Vgo Event nhé! 

Gói cơ bản

Gói cơ bản là lựa chọn hoàn hảo cho những hội nghị có quy mô nhỏ hoặc trung bình với ngân sách vừa phải. Vgo Event sẽ cung cấp các dịch vụ cơ bản nhưng không kém phần chuyên nghiệp, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và chỉn chu.

Các dịch vụ trong gói cơ bản bao gồm:

• MC hạng B: Người dẫn chương trình được đào tạo chuyên nghiệp, mang đến sự lưu loát, tự nhiên và duy trì nhịp độ của hội nghị.
• Thiết kế và in ấn backdrop, banner: Cung cấp các thiết kế đơn giản, tinh tế, giúp tạo nên không gian hội nghị trang trọng, đáp ứng yêu cầu cơ bản về hình ảnh và quảng bá thương hiệu.
• Âm thanh, ánh sáng cơ bản: Hệ thống âm thanh rõ ràng, ánh sáng đủ để phục vụ cho các hoạt động chính trong hội nghị.
• Sảnh đón tiếp: Sắp xếp một không gian đón tiếp gọn gàng, có photobooth để khách mời có thể chụp hình lưu niệm trước khi vào hội nghị.
• Gói cơ bản giúp khách hàng tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hội nghị diễn ra chuyên nghiệp và hiệu quả.

Gói phổ thông

Gói phổ thông là lựa chọn lý tưởng cho những hội nghị yêu cầu sự chuyên nghiệp cao hơn và mong muốn có thêm nhiều tính năng nâng cao. Đây là gói dịch vụ trung bình, mang lại giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp muốn có một hội nghị chỉnh chu với ngân sách hợp lý.

Các dịch vụ trong gói phổ thông bao gồm:

• MC hạng A: Người dẫn chương trình có kỹ năng chuyên nghiệp, khả năng kiểm soát tình huống và tương tác tốt với khách mời, tạo nên không khí sôi động và kết nối.
• Thiết kế, in ấn backdrop, banner chuyên nghiệp: Các thiết kế được đầu tư kỹ lưỡng, tạo dấu ấn mạnh mẽ và giúp doanh nghiệp dễ dàng truyền tải thông điệp của mình.
• Âm thanh, ánh sáng hiện đại: Hệ thống âm thanh, ánh sáng được đầu tư chất lượng cao, đảm bảo buổi hội nghị diễn ra mượt mà và sống động.
• Media quay, chụp: Đội ngũ quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp sẽ giúp bạn lưu lại những khoảnh khắc đáng nhớ, đồng thời có thể sử dụng tư liệu hình ảnh để quảng bá sự kiện về sau.
• Photobooth đón khách: Khu vực đón khách sẽ được bố trí photobooth chuyên nghiệp để khách mời có thể chụp ảnh check-in, tạo dấu ấn về thương hiệu của sự kiện.
• Gói phổ thông không chỉ nâng cao trải nghiệm cho khách mời mà còn giúp hội nghị trở nên chuyên nghiệp hơn nhờ vào các dịch vụ bổ sung như media và MC hạng A.

Nếu bạn muốn tự tổ chức hội nghị thay vì thuê đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, thì đây là Cách lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng thành công trọn vẹn

VGO EVENT là công ty tổ chức sự kiện tại TP.HCM với đa dạng dịch vụ uy tín đặc biệt là Tổ chức hội Thảo, Hội nghị 

Gói cao cấp

Gói cao cấp là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho những hội nghị lớn, yêu cầu sự đầu tư kỹ lưỡng và tổ chức sang trọng. Với gói cao cấp, mọi chi tiết trong hội nghị sẽ được chăm chút tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị, setup đến quá trình vận hành sự kiện.

Các dịch vụ trong gói cao cấp bao gồm:

• MC hạng A+: MC chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, khả năng tương tác tốt và làm chủ sân khấu, mang đến không khí sang trọng, đẳng cấp.
• Thiết kế, in ấn cao cấp: Các thiết kế backdrop, banner, và tài liệu hội nghị được đầu tư công phu, tạo dấu ấn mạnh mẽ và tính nhận diện cao cho doanh nghiệp.
• Âm thanh, ánh sáng hiện đại nhất: Sử dụng hệ thống âm thanh, ánh sáng công nghệ cao, phù hợp với các hội nghị quy mô lớn, đảm bảo hiệu ứng âm thanh, ánh sáng tuyệt vời nhất cho sự kiện.
• Media quay, chụp chuyên nghiệp: Đội ngũ media chuyên nghiệp sẽ theo sát sự kiện, ghi lại những khoảnh khắc quan trọng và dựng các video tổng kết, quảng bá sự kiện.
• Quà tặng gameshow: Tổ chức các gameshow kết nối trong hội nghị với những phần quà hấp dẫn, giúp tạo sự phấn khích và tạo không khí vui vẻ cho khách mời.
• Trang trí hoa tươi VIP: Đối với các sự kiện cao cấp, chúng tôi chuẩn bị trang trí hoa tươi đặc biệt, tạo nên không gian đẳng cấp và sang trọng cho hội nghị.
• Tiết mục văn nghệ đặc biệt: Gói cao cấp bao gồm các tiết mục văn nghệ hoặc giải trí độc đáo, phù hợp với nội dung và thông điệp của hội nghị, giúp sự kiện trở nên hấp dẫn và đáng nhớ hơn.
• Với gói cao cấp, Vgo Event cam kết mang đến cho khách hàng trải nghiệm hội nghị đẳng cấp, hoàn hảo trong mọi chi tiết, tạo dấu ấn mạnh mẽ và sự thành công vượt trội cho sự kiện.

5. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo tại Vgo Vent

Tại Vgo Event, quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo được thực hiện chuyên nghiệp và bài bản từ giai đoạn lên ý tưởng đến khâu thực hiện. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những sự kiện hoàn hảo với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kiểm soát chặt chẽ từng bước trong quy trình:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và tư vấn

• Khách hàng liên hệ: Khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng, đội ngũ tư vấn của Vgo Event sẽ lắng nghe thông tin chi tiết về nhu cầu, mong muốn và ngân sách dự kiến.
• Tư vấn chuyên sâu: Chúng tôi sẽ tư vấn cụ thể về loại hình hội nghị, lựa chọn địa điểm, kịch bản chương trình, cũng như các yếu tố quan trọng khác như âm thanh, ánh sáng, trang trí…

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức hội nghị

• Lên ý tưởng và kịch bản: Sau khi đã thống nhất với khách hàng về yêu cầu, đội ngũ của Vgo Event sẽ lên ý tưởng, viết kịch bản chương trình, đảm bảo bám sát nội dung và mục tiêu của hội nghị.
• Dự trù kinh phí và lập bảng báo giá: Chúng tôi lập bảng báo giá chi tiết dựa trên các yêu cầu cụ thể từ khách hàng và từng hạng mục trong hội nghị, đảm bảo minh bạch và rõ ràng.

Bước 3: Chuẩn bị trước hội nghị

• Đặt cọc và ký hợp đồng: Sau khi khách hàng đồng ý với kế hoạch tổ chức và bảng báo giá, chúng tôi sẽ tiến hành ký hợp đồng và nhận đặt cọc để chính thức triển khai.
• Thiết kế, sản xuất ấn phẩm: Các thiết kế về backdrop, banner, tờ rơi, và các tài liệu liên quan sẽ được lên ý tưởng và hoàn thiện trước ngày tổ chức hội nghị.
• Đặt dịch vụ địa điểm và thiết bị: Vgo Event sẽ tiến hành đặt chỗ địa điểm tổ chức và chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết như âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu, máy chiếu…

Bước 4: Tổ chức hội nghị

• Setup không gian: Đội ngũ của chúng tôi sẽ chuẩn bị, trang trí không gian hội nghị, lắp đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng và các hạng mục liên quan.
• Điều hành chương trình: Chương trình hội nghị sẽ được điều hành bởi MC chuyên nghiệp và các tiết mục văn nghệ, trò chơi tương tác (nếu có) sẽ được diễn ra theo đúng kịch bản đã được chuẩn bị trước đó.
• Kiểm soát và xử lý tình huống: Trong suốt quá trình tổ chức, đội ngũ kỹ thuật và điều phối sẽ theo dõi sát sao mọi hoạt động, sẵn sàng xử lý những vấn đề phát sinh để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.

Bước 5: Kết thúc và bàn giao

• Thu dọn và bàn giao địa điểm: Sau khi hội nghị kết thúc, chúng tôi sẽ tiến hành thu dọn và trả lại hiện trạng cho địa điểm tổ chức.
• Báo cáo kết quả sự kiện: Vgo Event cung cấp báo cáo tổng kết sự kiện với đầy đủ các thông tin về diễn biến, kết quả và hình ảnh của hội nghị để khách hàng có thể lưu trữ và sử dụng cho các hoạt động truyền thông sau này.

6. Chi phí tổ chức hội nghị của Vgo Event năm 2024

Chi phí tổ chức hội nghị tại Vgo Event được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu và ngân sách của từng doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt để khách hàng dễ dàng lựa chọn. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bao gồm:

• Quy mô hội nghị: Quy mô của sự kiện càng lớn thì chi phí sẽ càng cao do cần phải thuê không gian lớn hơn, sử dụng nhiều thiết bị và nhân sự hơn.
• Dịch vụ đi kèm: Các dịch vụ bổ sung như quay phim, chụp ảnh, văn nghệ, MC cao cấp hoặc trang trí đặc biệt sẽ làm tăng chi phí tổ chức.
• Địa điểm tổ chức: Việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng ảnh hưởng đến chi phí. Những địa điểm sang trọng, nằm ở trung tâm thành phố thường có mức giá thuê cao hơn.
• Thời gian tổ chức: Thời gian tổ chức vào dịp cuối năm, các ngày lễ thường có mức giá cao hơn do nhu cầu tổ chức sự kiện tăng cao.

Tại Vgo Event, chúng tôi cam kết cung cấp chi phí minh bạch, hợp lý cho khách hàng. Với ba gói dịch vụ cơ bản, phổ thông và cao cấp, bạn có thể dễ dàng lựa chọn phương án phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo được chất lượng chương trình. Đội ngũ tư vấn của chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn tính toán và tối ưu hóa chi phí tổ chức, mang lại giá trị cao nhất cho sự kiện của bạn trong năm 2024.

Việc tổ chức hội nghị, hội thảo thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chuyên nghiệp ở từng khâu, từ lên ý tưởng đến điều hành chương trình. Với kinh nghiệm và sự tận tâm, Vgo Event cam kết mang đến cho khách hàng những sự kiện chất lượng cao, được thiết kế riêng theo nhu cầu và mong muốn. Dù bạn chọn gói dịch vụ nào, chúng tôi luôn đảm bảo mang lại hiệu quả tốt nhất với chi phí hợp lý. Hãy để Vgo Event đồng hành cùng bạn trong những sự kiện quan trọng, tạo nên những dấu ấn đáng nhớ và góp phần vào thành công của doanh nghiệp.