TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN

Mùa cuối năm là dịp để công ty tri ân những nỗ lực của tập thể và gắn kết đội ngũ. Tiệc tất niên không chỉ là một buổi lễ đơn thuần mà còn là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm đến nhân viên và đối tác. Hãy để Vgo Event giúp bạn tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp, trọn vẹn từ A đến Z, với chi phí tối ưu và mang đến nhiều kỷ niệm đáng nhớ.

1. Định nghĩa về tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Tiệc tất nhiên là gì?

Tiệc tất niên là một sự kiện quan trọng được tổ chức vào cuối năm, dành riêng cho nhân viên, đối tác và khách hàng của công ty. Đây là dịp để mọi người cùng nhau nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong năm qua, chia sẻ những kỷ niệm và xây dựng thêm mối quan hệ bền chặt. Buổi tiệc không chỉ đơn thuần là một buổi giao lưu, mà còn là cơ hội để ban lãnh đạo bày tỏ lòng biết ơn đối với những đóng góp của đội ngũ nhân viên. Qua các hoạt động trong buổi tiệc, tinh thần đoàn kết và sự đồng lòng của cả công ty được nâng cao, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong năm tới.

Tham khảo ngay Tiệc tất niên được tổ chức bởi Vgo Event cho Công Ty Gebruder Weiss: 

Ý nghĩa tổ chức tiệc tất niên

Tổ chức tiệc tất niên mang nhiều ý nghĩa sâu sắc, không chỉ về mặt giao lưu mà còn về tinh thần. Sự kiện này góp phần tạo ra một môi trường làm việc tích cực, giúp nhân viên cảm thấy được ghi nhận và trân trọng. Qua đó, công ty thể hiện sự quan tâm và đánh giá cao đối với những nỗ lực của nhân viên trong suốt một năm. Tiệc tất niên còn giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, khuyến khích tinh thần hợp tác và sự sáng tạo trong công việc. Không khí vui tươi, ấm cúng tại sự kiện sẽ là nguồn động lực thúc đẩy mọi người hướng đến những thử thách mới trong tương lai.

Mục đích tổ chức tiệc tất niên

Buổi tiệc tất niên nhằm mục đích tổng kết năm làm việc, tạo cơ hội cho nhân viên thư giãn và giải trí sau một năm đầy căng thẳng và áp lực. Đây là thời điểm lý tưởng để củng cố tình đồng đội, khuyến khích sự giao lưu giữa các bộ phận trong công ty. Đồng thời, tiệc tất niên cũng giúp công ty thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với các đối tác, khách hàng. Những hoạt động trong buổi tiệc, từ trò chơi, biểu diễn nghệ thuật đến những bài phát biểu tri ân, sẽ là dịp để tất cả mọi người cùng nhau tận hưởng và tạo nên những kỉ niệm đáng nhớ, sẵn sàng cho một khởi đầu mới tràn đầy hy vọng.

2. Vì sao nên chọn dịch vụ tổ chức tiệc tất niên thay vì tự tổ chức?

Khi mùa cuối năm đến gần, tiệc tất niên là dịp để các công ty nhìn lại những thành tựu đã đạt được, đồng thời gắn kết tinh thần đồng đội trong toàn thể nhân viên. Tuy nhiên, việc tổ chức tiệc tất niên đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sáng tạo, và tốn kém về thời gian lẫn công sức. Vì thế, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn dịch vụ tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và tiết kiệm tối đa nguồn lực.

Vậy tổ chức tiệc tất niên có đắt không?

Chi phí tổ chức tiệc tất niên không chỉ phụ thuộc vào quy mô của sự kiện mà còn liên quan đến các yếu tố như địa điểm, nhân sự, trang thiết bị kỹ thuật và các dịch vụ đi kèm. Việc hiểu rõ các hạng mục chi phí sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch ngân sách phù hợp.

• Chi phí khu vực sự kiện: Đây là chi phí dành cho việc trang trí không gian tiệc, bao gồm bố trí bàn ghế, đèn trang trí, hoa tươi và các phụ kiện khác. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng về phong cách trang trí phù hợp với chủ đề và thông điệp mà họ muốn truyền tải. Sự kiện càng sang trọng và sáng tạo, chi phí khu vực này càng cao.
• Chi phí khu vực sân khấu: Sân khấu là trung tâm của mọi hoạt động trong buổi tiệc tất niên. Chi phí này bao gồm lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và các thiết bị hỗ trợ khác. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp yêu cầu các tiết mục biểu diễn đặc biệt hoặc sử dụng các hiệu ứng ánh sáng chuyên nghiệp, chi phí sân khấu sẽ tăng lên đáng kể.

• Chi phí khu vực đón khách và check-in: Khu vực đón khách và check-in là nơi đầu tiên mà các khách mời tiếp xúc khi tham dự sự kiện, vì vậy cần được trang trí cẩn thận và chỉn chu. Chi phí bao gồm backdrop, thảm đỏ, biển chỉ dẫn, khu vực chụp ảnh và các dịch vụ hỗ trợ check-in. Khu vực này cần tạo ấn tượng tốt ngay từ khi khách mời bước chân vào sự kiện.
• Chi phí nhân sự sự kiện: Nhân sự bao gồm MC, ban nhạc, đội ngũ kỹ thuật âm thanh – ánh sáng, nhân viên phục vụ, và các nhân sự chuyên môn khác. Số lượng và chất lượng của nhân sự sẽ tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của sự kiện. Đối với những sự kiện lớn hoặc mang tính giải trí cao, chi phí cho nhân sự có thể chiếm phần đáng kể trong tổng chi phí tổ chức.

• Chi phí thuê địa điểm: Tùy thuộc vào quy mô sự kiện và phong cách tiệc tất niên, địa điểm có thể được chọn từ những không gian trong nhà hàng, khách sạn sang trọng cho đến các khu resort hoặc không gian ngoài trời. Mỗi địa điểm có mức giá khác nhau, và càng gần trung tâm hoặc có không gian sang trọng thì chi phí thuê sẽ càng cao.
• Chi phí thuê thi công: Các công việc thi công bao gồm dựng sân khấu, lắp đặt trang thiết bị, trang trí không gian và xử lý hậu trường. Việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp để đảm bảo mọi thứ được hoàn thành đúng thời gian và đáp ứng yêu cầu thẩm mỹ.
• Chi phí quà tặng và khen thưởng: Tiệc tất niên thường là dịp để công ty trao các giải thưởng, khen thưởng nhân viên xuất sắc, cũng như tặng quà tri ân đối tác. Quà tặng có thể là hiện vật hoặc những phần thưởng tài chính, và đây cũng là một phần chi phí quan trọng trong ngân sách.

• Chi phí phát sinh: Trong quá trình tổ chức sự kiện, không thể tránh khỏi những chi phí phát sinh không lường trước, chẳng hạn như thay đổi chương trình, tăng số lượng khách mời, hoặc cần thêm dịch vụ phụ trợ. Việc dự phòng một khoản chi phí phát sinh là điều cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.

Xem ngay buổi Tiệc tất niên của Công Ty Cổ Phần Dầu Khí (PECC2POM) đầy sôi động: 

3. Các yếu tổ ảnh hưởng đến chi phí tổ chức

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tổng chi phí của một buổi tiệc tất niên, và việc nắm rõ những yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính phù hợp, tránh những chi phí không cần thiết. Cùng Vgo Event điểm danh những yếu tố ảnh hướng đến đến chi phí tổ chức tất niên nhé!

• Số lượng khách mời: Là một trong những yếu tố quyết định lớn đến chi phí tổ chức. Số lượng càng đông thì chi phí về không gian, thực đơn, quà tặng, nhân sự và các dịch vụ phụ trợ cũng sẽ tăng theo. Việc dự kiến số lượng khách mời chính xác từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tính toán chi phí và tránh những phát sinh không mong muốn.
• Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện: Những đơn vị có uy tín và kinh nghiệm sẽ mang đến dịch vụ chất lượng, tối ưu hóa ngân sách và giảm thiểu rủi ro phát sinh. Tuy nhiên, cũng có sự khác biệt về chi phí giữa các đơn vị tổ chức sự kiện, vì vậy việc so sánh và lựa chọn phù hợp là rất quan trọng.
• Địa điểm tổ chức: Những địa điểm ở trung tâm thành phố, sang trọng và có không gian rộng rãi thường sẽ có mức giá cao hơn so với những địa điểm ở vùng ven hoặc không gian nhỏ hơn. Ngoài ra, việc tổ chức ngoài trời hay trong nhà cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí thuê địa điểm và chi phí trang trí.
• Chi phí đưa đón: Đối với những sự kiện được tổ chức ở xa, hoặc nếu doanh nghiệp muốn tạo sự thuận tiện cho nhân viên và khách mời, việc bố trí phương tiện đưa đón là cần thiết. Chi phí này bao gồm việc thuê xe, tài xế, và có thể tăng thêm nếu khoảng cách di chuyển xa hoặc số lượng khách mời lớn.

• Tính chất sự kiện: Mỗi tiệc tất niên đều có những đặc điểm riêng, tùy thuộc vào mong muốn và yêu cầu của doanh nghiệp. Những sự kiện có tính chất giải trí, quy mô lớn, có các tiết mục biểu diễn nghệ thuật hoặc thuê nghệ sĩ nổi tiếng sẽ có chi phí cao hơn so với những sự kiện nhỏ, đơn giản. Việc lựa chọn các dịch vụ giải trí đi kèm như DJ, ban nhạc, màn hình LED, hoặc các tiết mục nghệ thuật độc đáo cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí tổ chức.
• Chi phí chương trình giải trí: Một yếu tố không thể thiếu trong các buổi tiệc tất niên là chương trình giải trí. Đây là phần giúp tạo không khí sôi động, nâng cao tinh thần và giữ cho khách mời luôn cảm thấy hứng thú trong suốt sự kiện. Chi phí cho chương trình giải trí thường phụ thuộc vào các tiết mục như ca nhạc, hài kịch, biểu diễn nghệ thuật, hoặc thuê nghệ sĩ nổi tiếng. Đối với những sự kiện lớn, việc đầu tư vào hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, và các thiết bị kỹ thuật hiện đại là cần thiết, từ đó chi phí sẽ tăng lên. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn tiết mục phù hợp với ngân sách của mình, nhưng cũng cần đảm bảo rằng chương trình giải trí đáp ứng mong đợi của khách mời, tạo được dấu ấn đặc biệt cho buổi tiệc.

Chương trình Tất niên với nhiều hoạt động văn nghệ sôi động cùng Ngân Hàng VPBank: 

Chi phí thực đơn và lựa chọn phong cách ẩm thực:Thực đơn tiệc tất niên không chỉ là nơi để khách mời thưởng thức ẩm thực, mà còn là một phần quan trọng trong việc thể hiện phong cách của sự kiện. Tùy vào nhu cầu và ngân sách, công ty có thể lựa chọn các loại hình thực đơn như buffet, tiệc ngồi (set menu), tiệc đứng hoặc tiệc cocktail.Việc cân nhắc và lựa chọn thực đơn hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo chất lượng cho sự kiện.

Chương trình Tất niên ấm áp và ý nghĩa cùng Công Ty Micro Precision:

Nhìn chung, để tổ chức một buổi tiệc tất niên hoàn hảo mà không vượt quá ngân sách, doanh nghiệp cần hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng, lựa chọn đối tác tổ chức uy tín và lập kế hoạch cụ thể sẽ giúp sự kiện diễn ra thành công và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng nhân viên và khách mời. Vậy nên việc lựa chọn một đơn vị có kinh nghiệm trong việc tổ chức tất niên là điều rất quan trọng!

4. Quy trình tổ chức tiệc tất niên của Vgo Event

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc đặc biệt là Tiệc tất niên, Vgo Event sau khi nhận thông tin về sự kiện và mong muốn của khách hàng sẽ lên kế hoạch chương trình cụ thể cá nhân cho từng khách hàng để mang đến trải nghiệm tuyệt vời nhất. Bạn có thể tham khảo ngay quy trình tổ chức sự kiện tại Vgo Event dưới đây nhé

• Bước 1: Xác định quy mô và lập danh sách khách mời

Quy mô của bữa tiệc tất niên là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình tổ chức. Việc đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ quy mô của sự kiện: liệu đó là một buổi tiệc nhỏ chỉ dành cho nhân viên công ty, hay là một sự kiện lớn bao gồm cả đối tác, khách hàng, thậm chí gia đình của các nhân viên. Khi đã quyết định quy mô, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lên danh sách khách mời.

Danh sách khách mời cần chi tiết và đầy đủ, bao gồm:Nhân viên trong công ty: Liệu có mời kèm theo gia đình, người thân của họ hay không? Ban lãnh đạo: Đừng quên sự hiện diện của các thành viên trong ban lãnh đạo công ty; Đối tác, khách VIP: Mời thêm những đối tác quan trọng hoặc khách mời đặc biệt (nếu có), điều này giúp tăng sự gắn kết và thể hiện sự chuyên nghiệp.

Việc lên danh sách chi tiết không chỉ giúp bạn kiểm soát số lượng người tham dự mà còn giúp bạn lên kế hoạch về ngân sách, lựa chọn địa điểm, thực đơn sao cho phù hợp với quy mô sự kiện.

• Bước 2: Xác định thời gian, địa điểm và thực đơn

Khi quy mô đã được xác định, việc chọn thời gian và địa điểm tổ chức là bước tiếp theo. Thời gian lý tưởng để tổ chức tiệc tất niên thường là khoảng 1-2 tuần trước kỳ nghỉ Tết Nguyên đán. Một buổi tiệc thông thường diễn ra từ khoảng 19h00 đến 22h00, nhưng nếu công ty tổ chức kèm hoạt động teambuilding hoặc du lịch thì thời gian có thể kéo dài từ 2-3 ngày.

Địa điểm tổ chức có thể là: Tại công ty: Nếu công ty có không gian rộng rãi; Nhà hàng, trung tâm hội nghị: Phù hợp cho các sự kiện có quy mô lớn hoặc cần không gian sang trọng; Resort, khách sạn 5 sao: Lựa chọn lý tưởng cho các công ty có ngân sách cao và muốn kết hợp tiệc với teambuilding.

Thực đơn là phần không thể thiếu trong bất kỳ bữa tiệc nào. Thực đơn nên được chọn kỹ lưỡng để phù hợp với sở thích chung của đa số khách mời. Tốt nhất, thực đơn nên có sự thống nhất với chủ đề của bữa tiệc để tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các yếu tố. Các món ăn không chỉ cần ngon miệng mà còn phải được trang trí đẹp mắt và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Đặc biệt, cần tính toán đủ số lượng món ăn để không thiếu hay thừa quá nhiều.

• Bước 3: Lên concept, chọn chủ đề và thiết kế backdrop

Một buổi tiệc tất niên sẽ thêm phần hấp dẫn và chuyên nghiệp nếu bạn xây dựng được một concept và chủ đề thống nhất. Điều này giúp tạo ấn tượng mạnh mẽ và ghi dấu ấn sâu sắc với tất cả khách mời. Bạn có thể lựa chọn một trong số các chủ đề sau: Liveshow âm nhạc: Đậm chất giải trí, tạo không khí sôi động; Dạ tiệc trắng: Sang trọng và lịch sự; Cosplay nhân vật phim: Vui nhộn, sáng tạo; Tết xưa: Mang đậm văn hóa truyền thống; Thập niên 70-80: Gợi nhớ về những năm tháng hoài niệm.

Sau khi đã chọn chủ đề, việc tiếp theo là thiết kế và trang trí backdrop, sân khấu và không gian của buổi tiệc. Backdrop là yếu tố không thể thiếu để làm nổi bật hình ảnh của công ty và tạo điểm nhấn cho buổi tiệc. Khi thiết kế backdrop, cần chú ý đến kích thước, màu sắc, phông chữ và thông điệp để đảm bảo sự đồng nhất với thương hiệu của công ty. Điều này không chỉ tạo ấn tượng tốt với khách mời mà còn giúp lan tỏa hình ảnh công ty một cách chuyên nghiệp.

• Bước 4: Lên kịch bản chi tiết cho buổi tiệc

Để buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và mạch lạc, việc xây dựng kịch bản chương trình là rất cần thiết. Kịch bản không chỉ giúp bạn kiểm soát được thời gian cho từng phần của chương trình mà còn giúp MC dẫn dắt buổi tiệc một cách logic và nhịp nhàng.

Kịch bản cần bao gồm:

– Thời gian bắt đầu từng hoạt động.

– Danh sách các tiết mục: Từ văn nghệ, trao thưởng, phát biểu, trò chơi giải trí.

– Lời dẫn của MC: Giúp buổi tiệc diễn ra một cách chuyên nghiệp và có điểm nhấn.

Ngoài ra, cần chuẩn bị các trò chơi giải trí để tạo không khí vui vẻ và tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên. Những trò chơi nên dễ chơi, đơn giản để tất cả mọi người đều có thể tham gia như Nối từ; Khắc nhập – khắc xuất; Ai uống bia nhanh hơn; Mò kim đáy bể;…

• Bước 5: Chuẩn bị sân khấu và trang thiết bị

Việc setup sân khấu cần được chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước ngày sự kiện diễn ra. Bạn nên lên kế hoạch setup sân khấu, âm thanh, ánh sáng ít nhất 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra để có thời gian kiểm tra và điều chỉnh. Các thiết bị cần thiết như: Âm thanh: Micro, loa, hệ thống âm thanh; Ánh sáng: Đèn chiếu sáng, đèn trang trí; Thiết bị hỗ trợ: Máy chiếu, màn hình, bàn ghế.

Ngoài ra, cần kiểm tra kỹ các chi tiết về trang trí sân khấu, bố trí bàn ghế, khu vực đón khách, và các vật dụng cần thiết cho từng tiết mục trong chương trình.

• Bước 6: Triển khai và giám sát chương trình

Cuối cùng, khi mọi thứ đã sẵn sàng, bạn cần triển khai và giám sát chặt chẽ buổi tiệc để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch. Hãy phân công nhân sự chịu trách nhiệm ở từng khu vực cụ thể: từ khâu đón tiếp, phục vụ, điều phối sân khấu cho đến giám sát các hoạt động như văn nghệ, trò chơi, và trao thưởng.

Một buổi tiệc tất niên thành công không chỉ nằm ở khâu chuẩn bị kỹ lưỡng mà còn ở khả năng kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động. Điều này giúp tránh những sự cố bất ngờ, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và để lại ấn tượng đẹp cho tất cả người tham dự.

5. Vì sao nên chọn Vgo Event khi tổ chức tiệc tất niên – year end party

Khi quyết định tổ chức tiệc tất niên, việc lựa chọn một đơn vị tổ chức uy tín và chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Vgo Event nổi bật với những lợi thế nổi bật giúp bạn có một buổi tiệc tất niên ấn tượng và ý nghĩa.

Kinh nghiệm và chuyên môn

Vgo Event sở hữu đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi đã thực hiện nhiều buổi tiệc tất niên cho các doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau, từ những sự kiện quy mô nhỏ đến các tiệc lớn hoành tráng. Chúng tôi có những gói dịch vụ cụ thể cho tiệc tất niên và minh bạch về giá cả. Với sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu và mong muốn của khách hàng, Vgo Event cam kết mang đến giải pháp tổ chức phù hợp nhất cho từng doanh nghiệp.

Dịch vụ toàn diện

Vgo Event cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói, từ khâu lên ý tưởng, thiết kế không gian, chuẩn bị thực đơn đến chương trình giải trí. Khách hàng sẽ không cần lo lắng về bất kỳ chi tiết nào, mọi thứ sẽ được chăm sóc tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Chúng tôi cam kết tạo ra một không gian ấm cúng, sang trọng, và phù hợp với phong cách của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa chi phí và sáng tạo

Chúng tôi hiểu rằng ngân sách là một trong những yếu tố quyết định khi tổ chức sự kiện. Vgo Event luôn nỗ lực cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng. Chúng tôi sẽ làm việc chặt chẽ với khách hàng để xác định ngân sách hợp lý, từ đó đưa ra các lựa chọn tốt nhất, phù hợp với yêu cầu và mong muốn của bạn.

Đội ngũ sáng tạo của Vgo Event luôn theo kịp xu hướng mới nhất trong tổ chức sự kiện. Chúng tôi không ngừng nghiên cứu và áp dụng những ý tưởng độc đáo, từ trang trí, thực đơn đến chương trình giải trí, để mỗi buổi tiệc đều mang lại trải nghiệm mới mẻ và thú vị cho khách mời. Sự sáng tạo sẽ tạo nên những dấu ấn khó quên trong lòng mọi người.

Cam kết chất lượng dịch vụ

Vgo Event luôn đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu. Từ khâu chuẩn bị cho đến khi sự kiện kết thúc, chúng tôi sẽ đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và đáp ứng mọi mong đợi của khách hàng. Đội ngũ nhân viên phục vụ nhiệt tình, chu đáo sẽ góp phần tạo nên không khí thân thiện và vui vẻ cho buổi tiệc.

Chọn Vgo Event cho tiệc tất niên của bạn không chỉ là lựa chọn một đơn vị tổ chức, mà còn là lựa chọn một đối tác đáng tin cậy, cùng bạn tạo nên những kỉ niệm đáng nhớ và ấn tượng cho toàn thể nhân viên và khách mời. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong buổi tiệc tất niên sắp tới!