Khi hoàn thành công trình sẽ có lễ khánh thành, ngược lại trước khi bắt đầu đặt nền móng những viên gạch đầu tiên để xây dựng sẽ phải tiến hành tổ chức lễ khởi công. Buổi lễ này là một sự kiện không thể thiếu giúp quá trình xây dựng diễn ra được thuận lợi, đặc biệt với những cồng trình lớn và ngân sách khủng thì lễ khởi công càng phải diễn ra long trọng. Vậy, khi tổ chức một buổi lễ khởi công sẽ có những lưu ý trọng nào? sẽ có những điều “cấm kị” nào cần phải tránh? Cùng VGO EVENT tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây bạn nhé!
Lễ khởi công là gì?
Lễ khởi công dự án đường đi (ảnh thanhphohaiphong.gov.vn)
Lễ khởi công là một sự kiện được tổ chức khi bắt đầu thi công công trình nhà, xưởng sản xuất, cầu, đường… Người tổ chức thường sẽ là gia chủ hoặc đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng công trình chính, khách mời tham gia vào buổi lễ khởi công thường là những người có liên quan đến công trình, lãnh đạo địa phương, đơn vị báo chí…
Mục đích đầu tiên của một buổi lễ khởi công là đánh dấu kỷ niệm ngày bắt đầu thi công, xây dựng công trình thông qua đó giúp quảng bá về hình ảnh của công trình và tên tuổi của đơn vị đầu tư và đơn vị thi công công trình. Ngoài ra, trong buổi lễ này cũng có nghi thức cúng bái xin phép thổ địa và những vị thần linh cai quản đất (theo quan niệm của người Việt mỗi mảnh đất đều có một vị thần cai quản), đây là khía cạnh mang yếu tố tâm linh với mong muốn mọi công việc được “thuận buồm xuôi gió” khi tiến hành công trình.
Để tiết kiệm thời gian và chi phí tổ chức, người ta thường gộp chung nghi thức cúng bái với thần linh trước khi xây dựng (lễ động thổ) vào trong buổi lễ khởi công, điều này dẫn đến sự nhầm tưởng cho nhiều người nghĩ rằng lễ khởi công và lễ động thổ là một.
Quy trình tổ chức lễ khởi công
Để buổi lễ được diễn ra được thành công bạn sẽ cần lên kế hoạch chuẩn bị và tiến hành tổ chức thật kỹ lưỡng. Nếu chưa có kinh nghiệm tổ chức thì đừng lo lắng, VGO EVENT xin chia sẻ tới bạn 6 bước đơn giản giúp bạn tổ chức được một buổi lễ khởi công từ A tới Z.
Bước 1: Chọn thời gian tổ chức
Lễ khởi công cầu Rạch Miễu 2, nối 2 tỉnh Bến Tre và Tiền Giang diễn ra vào sáng ngày 29/3/2022 9 (tức ngày Tân Tỵ tháng Quý Mão năm Nhâm Dần) đây là một ngày đẹp để cúng tế, khai trương… (ảnh baotainguyenmoitruong.vn)
Ông cha ta luôn có câu “Đầu xuôi thì đuôi lọt” với ngụ ý mọi công việc thì thời điểm, giai đoạn đầu tiên rất quan trọng. Do đó, ngày tổ chức khởi công cũng phải là một ngày thật may mắn để cho công việc những ngày sau cũng được thuận lợi. Trước khi chọn ngày tổ chức, bạn có thể tham khảo các ngày đẹp, giờ đẹp phù hợp với tuổi của gia chủ hay người chủ công trình để tiến hành tổ chức. Bên cạnh đó, bạn cũng cần xem trước về thời tiết, một ngày có trời nắng đẹp sẽ là khởi đầu vô cùng may mắn và thuận lợi cho buổi lễ.
Giống với hầu hết các sự kiện khác, lễ khởi công thường sẽ chỉ diễn ra trong một buổi sáng hoặc buổi chiều, để có được sự góp mặt đầy đủ của tất cả khách mời không bị vướng công việc, bạn nên tổ chức lễ khởi công vào những ngày cuối tuần thứ 7 hoặc chủ nhật.
Bước 2: Xin phép đơn vị chức năng
Tiến hành xin phép các đơn vị có thẩm quyền để tổ chức buổi lễ khở công, công trình phải được cấp phép và đáp ứng các tiêu chí nhất định (ảnh sưu tầm)
Sau khi đã lựa chọn được một ngày đẹp, bước kế tiếp là cần xin phép các đơn vị chức năng quản lý tại khu vực bạn tổ chức buổi lễ, do sự kiện của bạn có sự góp mặt của nhiều người. Để được phép tiến hành tổ chức lễ khởi công, công trình của bạn phải được cấp phép và đảm bảo các yêu cầu sau:
- Chủ doanh nghiệp, chủ thầu phải có giấy phép xây dựng
- Có bản thiết kế thi công các hạng mục công trình
- Có hợp đồng thi công xây dựng được ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu
- Có biện pháp đảm bảo an toàn cũng như các vấn đề bảo vệ môi trường trong quá trình thi công
Nếu công trình của bạn không thỏa mãn một trong những điều kiện trên, bạn sẽ không được phép tiến hành tổ chức khởi công xây dựng. Để tránh bị mất thời gian và tiền bạc khi tổ chức, bạn nên chuẩn bị giấy tờ thật kỹ lưỡng và đầy đủ cho công trình của mình trước khi triển khai.
Bước 3: Lên danh sách khách mời
Lên danh sách khách mời đầy đủ, có kế hoạch đưa đón và lưu trú cho những khách mời quan trọng (ảnh sưu tầm)
Một trong những yếu tố không thể thiếu trong lễ khởi công chính là khách mời, những vị khách quí góp mặt trong buổi lễ là: chủ thầu, đơn vị xây dựng, lãnh đạo địa phương, các nhà báo đưa tin…Bạn sẽ cần lên đầy đủ danh sách khách mời và tiến hành gửi thiệp mời đến từng người. Thời gian gửi thiệp mời trước ngày diễn ra chương trình từ ít nhất 3 đến 4 tuần. Ngoài ra, mẫu thiệp mời cũng cần phải thể hiện được sự chuyên nghiệp và trang trọng khi gửi đến từng khách mời.
Thêm nữa, với những khách mời quan trọng và ở xa bạn nên có kế hoạch đưa đón và nơi lưu trú để thể hiện sự chuyên nghiệp và mến khách của đơn vị tổ chức. Một kinh nghiệm nhỏ của VGO EVENT muốn chia sẻ tới bạn để những khách mời không quên và góp mặt đầy đủ trong chương trình, bạn có thể gọi điện trực tiếp với từng khách mời để hỏi thăm về tình hình cũng như nhắc khéo lại những vị khách về buổi lễ trước 2 hoặc 3 ngày, tránh tình trạng những khách mời quên lịch chương trình của bạn.
Bước 4: Lên kịch bản tổ chức
Kịch bản chương trình là các hoạt động và thời lượng diễn ra trong buổi lễ (ảnh sưu tầm)
Kịch bản tổ chức chính là một bảng bao gồm đầy đủ các hoạt động, nội dung và thời lượng diễn ra. Nhờ có kịch bản, bạn cũng có thể dự trù được một mức chi phí cho chương trình, bên cạnh đó kịch bản sẽ giúp bạn điều tiết và kiểm soát chương trình một cách trơn tru khi triển khai chương trình thực tế.
Một mẫu kịch tổ chức lễ khởi công sẽ như sau:
| STT | Thời gian | Nội dung | Chi tiết |
| 1 | 08:00 – 08:30 | Đón tiếp | Đội ngũ PG, cùng đại diện ban tổ chức tiếp đón khách mời. MC ổn định vị trí cho các khách mời. |
| 2 | 08:30 – 08:35 | Văn nghệ khai mạc | Tiết mục văn nghệ khai mạc chương trình. |
| 3 | 08:35 – 08:50 | MC tuyên bố khai mạc và vinh danh khách mời | MC bước lên sân khấu gửi lời chào đến khách mời, giới thiệu về buổi lễ và vinh danh các khách mời tham dự vào buổi lễ. |
| 4 | 08:50 – 09:15 | Đại diện lên phát biểu | Đại diện chủ đầu tư, nhà thầu thi công và lãnh đạo địa phương lên phát biểu… |
| 5 | 09:15 – 09:25 | Nghi thức khởi công | Mc mời các đại biểu tiến lên sân khấu thực hiện nghi thức khởi công xây dựng. |
| 6 | 09:25 – 09:35 | Mini game | MC tổ chức các mini game tương tác với các khách mời và tặng quà cho những khách mời chiến thắng. |
| 7 | 09:40 | kết thúc | Mc cảm ơn khách mời và kết thúc chương trình. |
Bước 5: Chuẩn bị và set up địa điểm tổ chức
Set up địa điểm tổ chức lễ khởi công hoàn thiện và đầy đủ các hạng mục như cổng chào, bản ghế, nhà bạt… (ảnh sưu tầm)
Địa điểm tổ chức cần set up hoàn thiện trước ngày chương trình diễn ra. Các vật dụng như cổng chào, bàn ghế, nhà bạt, mái che…cần sắp xếp một cách hợp lý. Do đó, bạn cần khảo sát và san lấp mặt bằng tại công trình từ trước để có được không gian tổ chức đủ rộng và thoáng mát. Khi đã set hoàn thiện, bạn cũng nên chạy thử để kiểm tra trước các thiết bị tổ chức sự kiện như âm thanh, mic… đảm bảo mọi thiết bị đều hoạt động ổn định.
Ngoài ra, các vật dụng cần chuẩn bị như xẻng, mũ, bao tay, bóng bay, quà tặng, hoa… phục vụ cho buổi lễ cũng cần phải chuẩn bị đầy đủ từ trước. Một mẹo nhỏ để không bị chuẩn bị thiếu các vật dụng cần thiết là sử dụng một checklist cho các vật dụng cần mua và phân công cho từng người phụ trách.
Trong trường hợp công trình xây dựng của bạn nằm ngay tại những nơi có phương tiện đi lại nhiều, bạn cũng nên có kế hoạch nhờ sự hỗ trợ của các đơn vị chức năng tại địa phương để điều tiết giao thông qua lại.
Bước 6: Triển khai chương trình
Bước cuối cùng khi tổ chức một buổi lễ khởi công chính là triển khai và kiểm soát chương trình. Mỗi sự kiện khi diễn ra trong thực tế đều sẽ có những tình huống và vấn đề phát sinh khác nhau, khi đó bạn sẽ cần giữ được sự bình tĩnh, phối hợp cùng với các nhân sự chạy chương trình để đưa ra được những phương án xử lý kịp thời và hiệu quả.
Các lưu ý quan trọng khi tổ chức một buổi lễ khởi công
- Dự trù kinh phí từ trước để tránh các phát sinh sau khi kết thúc chương trình
- Lên kế hoạch chuẩn bị thật kỹ lưỡng, ngoài ra cũng cần có những kế hoạch dự phòng để xử lý kịp thời các tình huống xấu (thời tiết, nhân sự, khách mời…)
- Chuẩn bị các tài liệu cần thiết và truyền thông về chương trình (quay phim, chụp hình về buổi lễ để tiến hành quảng bá về công trình…)
- Tiếp nhận những phản hồi của người tham gia để rút kinh nghiệm tổ chức cho lần sau.
Trên đây là những chia sẻ của VGO EVENT giúp bạn tổ chức được một buổi lễ khởi công được ấn tượng và mang lại nhiều may mắn trong quá trình thi công. Lưu ý quan trọng là bạn phải lên kế hoạch tổ chức và chuẩn bị thật kỹ lưỡng để hạn chế được các rủi ro khi tổ chức chương trình. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức nhưng vẫn có được một buổi lễ khởi công long trọng và chuyên nghiệp thì đừng bỏ qua dịch vụ tổ chức lễ khởi công của VGO EVENT nhé. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi đã đồng hành và hợp tác với các đơn vị lớn tại TP.HCM như HDBank, VPBank, VIB,…
Xem thêm:
- Lễ động thổ là gì? Nghi thức tổ chức lễ động thổ cho mọi công trình
![Mẫu lời dẫn chương trình hội nghị đầy đủ chi tiết cho mọi sự kiện 1. Một số mẫu lời dẫn chương trình hội nghị Mẫu lời dẫn chương trình hội nghị người lao động Hội nghị người lao động là dịp để ban lãnh đạo cùng toàn thể người lao động nhìn lại một năm làm việc, đánh giá thành tích và lắng nghe ý kiến của nhân viên nhằm cải thiện môi trường làm việc. Lời dẫn trong hội nghị này cần mang tính thân mật, tôn trọng và truyền tải sự ghi nhận cho những nỗ lực của người lao động. Lời dẫn mẫu: "Kính thưa quý vị đại biểu, các đồng chí và toàn thể người lao động thân mến! Xin nhiệt liệt chào mừng tất cả quý vị đã có mặt tại hội nghị người lao động năm nay. Đây là dịp để chúng ta không chỉ nhìn lại những thành tựu và thử thách đã vượt qua, mà còn là cơ hội để lắng nghe ý kiến, tâm tư của các anh chị em, cùng thảo luận và xây dựng một môi trường làm việc tốt hơn, đoàn kết hơn. Xin kính chúc quý vị một buổi hội nghị thành công và hiệu quả." Mẫu lời dẫn chương trình hội nghị khách hàng Hội nghị khách hàng là dịp để doanh nghiệp tri ân khách hàng và xây dựng mối quan hệ gắn kết, bền vững. Lời dẫn cần thể hiện sự trân trọng và tôn kính dành cho khách hàng. Lời dẫn mẫu: "Kính chào quý khách, xin hân hoan chào mừng tất cả quý vị đã đến với hội nghị khách hàng của công ty chúng tôi. Đây là dịp để chúng tôi bày tỏ lòng tri ân sâu sắc tới những khách hàng đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua. Chúng tôi hy vọng rằng quý vị sẽ có những giây phút đáng nhớ, thư giãn và trải nghiệm ý nghĩa trong chương trình hôm nay. Xin kính chúc quý khách có một buổi hội nghị thật vui vẻ và ý nghĩa." Mẫu lời dẫn chương trình hội nghị tổng kết Hội nghị tổng kết là buổi gặp gỡ để nhìn lại những thành tựu và bài học kinh nghiệm trong năm vừa qua, đồng thời đề ra phương hướng cho năm mới. Lời dẫn cho phần này nên trang trọng, thể hiện sự đánh giá cao những thành tựu đạt được. Lời dẫn mẫu: "Kính thưa quý vị đại biểu, các vị khách quý và toàn thể nhân viên công ty! Hôm nay, chúng ta có mặt tại đây để cùng nhau nhìn lại hành trình một năm đã qua, điểm lại những cột mốc và thành tựu đáng nhớ. Đây là lúc để chúng ta cùng nhau tri ân và chúc mừng những thành quả đạt được cũng như xác định những mục tiêu cho tương lai. Xin chúc quý vị có một buổi tổng kết đầy ý nghĩa và thành công." Mẫu lời dẫn chương trình hội nghị cán bộ công chức viên chức Hội nghị cán bộ công chức viên chức là dịp để đánh giá kết quả hoạt động, định hướng phát triển, và ghi nhận những đóng góp của các cán bộ. Lời dẫn cần trang nghiêm và tôn trọng, nhấn mạnh vai trò của các cán bộ, công chức viên chức trong sự phát triển của tổ chức. Lời dẫn mẫu: "Thưa các đồng chí lãnh đạo, quý vị đại biểu, và toàn thể công chức, viên chức! Hội nghị cán bộ công chức viên chức hôm nay là dịp để chúng ta cùng nhau đánh giá lại những kết quả đã đạt được, cùng rút ra bài học kinh nghiệm và đề ra phương hướng hoạt động cho năm tiếp theo. Đây là sự kiện quan trọng thể hiện sự đoàn kết, nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ, công chức viên chức trong nhiệm vụ chung của chúng ta. Xin chúc hội nghị thành công tốt đẹp." Đoàn Chủ tịch điều hành Đoàn Chủ tịch là những người đứng đầu hội nghị, điều hành các hoạt động và định hướng cho nội dung. Sự hiện diện của Đoàn Chủ tịch khẳng định tính chất trang trọng của hội nghị và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Lời dẫn mẫu: "Kính thưa quý vị đại biểu và toàn thể khách mời! Chúng tôi xin trân trọng giới thiệu Đoàn Chủ tịch của hội nghị hôm nay. Đoàn Chủ tịch bao gồm các lãnh đạo đại diện từ các phòng ban và bộ phận chủ chốt của công ty, với vai trò điều hành và định hướng cho toàn bộ nội dung của hội nghị. Xin quý vị vui lòng hướng về phía sân khấu và dành một tràng pháo tay để chào đón Đoàn Chủ tịch." Giới thiệu Đoàn Chủ tịch và Thư ký hội nghị Trong phần này, lời dẫn viên sẽ giới thiệu các thành viên của Đoàn Chủ tịch và Thư ký hội nghị. Thư ký hội nghị sẽ hỗ trợ trong việc ghi biên bản và đảm bảo các nội dung được thực hiện đúng theo kế hoạch. Lời dẫn mẫu: "Kính thưa quý vị! Để hội nghị diễn ra thành công, chúng tôi xin trân trọng giới thiệu các thành viên trong Đoàn Chủ tịch: Ông/Bà [Tên], [Chức vụ] - Chủ tịch hội nghị. Ông/Bà [Tên], [Chức vụ] - Thành viên Đoàn Chủ tịch. Ông/Bà [Tên], [Chức vụ] - Thành viên Đoàn Chủ tịch. Đồng thời, xin giới thiệu Thư ký hội nghị là Ông/Bà [Tên] - [Chức vụ], người sẽ hỗ trợ ghi lại các thông tin quan trọng xuyên suốt chương trình. Hy vọng với sự điều hành của Đoàn Chủ tịch và sự hỗ trợ từ Thư ký, hội nghị sẽ diễn ra thành công và đạt được những kết quả tốt đẹp như mong đợi. Xin quý vị dành một tràng pháo tay cho Đoàn Chủ tịch và Thư ký hội nghị. 2. Bố cục kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết và chuyên nghiệp Bố cục kịch bản hội nghị khách hàng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, thể hiện được sự chuyên nghiệp và tận tâm của doanh nghiệp đối với khách hàng. Dưới đây là bố cục chi tiết cho một kịch bản hội nghị khách hàng, bao gồm các phần chính và gợi ý lời dẫn phù hợp. Phần 1: Đón tiếp khách mời Đây là giai đoạn quan trọng để tạo ấn tượng ban đầu với khách hàng. Đội ngũ lễ tân cần chuẩn bị chu đáo từ trang phục đến phong thái chuyên nghiệp, lịch sự. Lời dẫn mẫu: "Kính chào quý khách, xin trân trọng chào đón tất cả quý vị đã đến tham dự hội nghị khách hàng của công ty chúng tôi. Quý vị vui lòng di chuyển vào khu vực hội trường và nhận tài liệu chương trình tại bàn lễ tân. Chúng tôi rất vinh hạnh được phục vụ quý vị trong buổi hội nghị ngày hôm nay." Phần 2: Giới thiệu chương trình và lý do tổ chức hội nghị Sau khi khách mời ổn định chỗ ngồi, MC sẽ bắt đầu giới thiệu chương trình và lý do tổ chức hội nghị nhằm gửi lời tri ân đến khách hàng và tạo sự liên kết. Lời dẫn mẫu: "Kính thưa quý khách, hội nghị hôm nay được tổ chức nhằm bày tỏ lòng tri ân của công ty đối với sự ủng hộ và đồng hành quý báu từ quý vị. Đây cũng là dịp để chúng tôi chia sẻ về những định hướng và kế hoạch phát triển trong thời gian tới. Chúng tôi hy vọng rằng buổi hội nghị sẽ mang lại những trải nghiệm ý nghĩa và thắt chặt hơn mối quan hệ hợp tác giữa hai bên." Phần 3: Phát biểu khai mạc của Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo sẽ đại diện phát biểu, gửi lời cảm ơn tới khách hàng và khẳng định cam kết đồng hành, phát triển cùng khách hàng trong tương lai. Lời dẫn mẫu: "Tiếp theo chương trình, chúng tôi xin trân trọng giới thiệu Ông/Bà [Tên], [Chức vụ] của công ty, sẽ có đôi lời phát biểu khai mạc. Xin quý vị dành một tràng pháo tay chào đón Ông/Bà [Tên]." Phần 4: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới hoặc thành tựu của công ty Đây là phần giúp khách hàng hiểu rõ hơn về những cải tiến và sản phẩm/dịch vụ mới mà công ty muốn giới thiệu. Một video giới thiệu hoặc bài thuyết trình ngắn gọn sẽ giúp truyền tải thông tin một cách hiệu quả. Lời dẫn mẫu: "Tiếp theo, chúng tôi xin mời quý vị cùng theo dõi một đoạn video giới thiệu về những thành tựu nổi bật mà công ty đã đạt được trong thời gian qua, cùng với những sản phẩm mới mà chúng tôi muốn giới thiệu tới quý khách. Xin mời quý vị hướng lên màn hình để theo dõi." Phần 5: Tọa đàm hoặc thảo luận Đây là phần mở để khách hàng chia sẻ ý kiến, cảm nhận, hoặc thắc mắc về sản phẩm/dịch vụ, đồng thời lắng nghe phản hồi từ doanh nghiệp. Đội ngũ lãnh đạo hoặc bộ phận kỹ thuật sẽ trả lời các câu hỏi và giải đáp thắc mắc của khách hàng. Lời dẫn mẫu: "Chúng ta sẽ bước vào phần tọa đàm - đây là cơ hội để quý khách cùng chia sẻ ý kiến và mong muốn đối với các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Quý vị có thể đưa ra câu hỏi và thắc mắc để đội ngũ lãnh đạo và chuyên gia của chúng tôi giải đáp. Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp của quý vị để phục vụ quý khách ngày càng tốt hơn." Phần 6: Trao quà tri ân và vinh danh khách hàng tiêu biểu Để thể hiện lòng biết ơn, doanh nghiệp sẽ trao quà tri ân cho tất cả khách hàng tham dự hoặc vinh danh những khách hàng có thành tích xuất sắc, đóng góp nổi bật. Lời dẫn mẫu: "Để bày tỏ lòng tri ân sâu sắc, chúng tôi xin được trao tặng những phần quà kỷ niệm đến từng khách hàng. Đặc biệt, chúng tôi cũng xin vinh danh những khách hàng tiêu biểu đã có những đóng góp quan trọng, giúp công ty đạt được những thành công trong thời gian qua. Xin mời quý khách tiến lên sân khấu để nhận những món quà tri ân từ công ty." Phần 7: Bế mạc hội nghị và mời tiệc Cuối cùng, MC sẽ tổng kết lại chương trình, gửi lời cảm ơn và mời khách hàng dùng tiệc hoặc tham dự các hoạt động giao lưu sau hội nghị. Lời dẫn mẫu: "Chương trình hội nghị khách hàng của chúng ta hôm nay đến đây là kết thúc. Một lần nữa, công ty xin chân thành cảm ơn sự hiện diện và ủng hộ quý báu từ tất cả quý vị. Chúng tôi xin kính mời quý vị di chuyển vào khu vực tiệc để cùng nhau thưởng thức những món ăn ngon và giao lưu. Kính chúc quý vị một buổi tối vui vẻ, đầm ấm bên đồng nghiệp và bạn bè." Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và lời dẫn chuyên nghiệp sẽ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, thể hiện sự chuyên nghiệp và trân trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng. 3. Lưu ý khi viết kịch bản mẫu dẫn chương trình hội nghị Viết kịch bản mẫu dẫn chương trình hội nghị không chỉ là việc soạn lời dẫn mà còn là quá trình xây dựng một chương trình có cấu trúc mạch lạc, rõ ràng, nhằm đảm bảo mọi hoạt động trong hội nghị diễn ra suôn sẻ và tạo được ấn tượng tốt cho người tham dự. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi viết kịch bản dẫn chương trình hội nghị. 1. Xác định rõ mục tiêu của hội nghị Trước khi viết kịch bản, bạn cần xác định rõ mục tiêu của hội nghị: Đó có phải là buổi họp tổng kết cuối năm, hội nghị khách hàng, hội nghị công nhân viên, hay hội nghị công chức viên chức? Mỗi loại hội nghị sẽ có phong cách, tông giọng và nội dung khác nhau, vì vậy việc xác định rõ mục tiêu giúp xây dựng lời dẫn phù hợp, đi đúng vào trọng tâm của sự kiện. 2. Hiểu rõ đối tượng tham gia Đối tượng tham gia cũng quyết định cách bạn xây dựng lời dẫn và các hoạt động trong chương trình. Nếu hội nghị hướng tới khách hàng, lời dẫn cần thể hiện sự thân thiện, cảm ơn và tri ân. Nếu hội nghị dành cho công nhân viên chức, phong cách cần gần gũi, nghiêm túc nhưng không quá trang trọng. Việc điều chỉnh tông giọng và nội dung sẽ giúp khán giả cảm thấy gần gũi và dễ dàng tương tác với chương trình. 3. Cấu trúc rõ ràng và mạch lạc Một kịch bản hội nghị cần có cấu trúc rõ ràng, đảm bảo người dẫn dễ dàng theo dõi và điều hành các phần của chương trình. Cấu trúc cơ bản của kịch bản hội nghị nên bao gồm các phần sau: Phần mở đầu: Giới thiệu và chào mừng khách mời. Giới thiệu nội dung chương trình: Tóm tắt những hoạt động chính trong hội nghị. Phát biểu của lãnh đạo hoặc khách mời đặc biệt: Tôn trọng và trang trọng với những người phát biểu, giúp họ truyền tải thông điệp đến khán giả. Hoạt động thảo luận hoặc chia sẻ: Đây là phần tạo sự tương tác giữa khách mời và công ty. Phần tri ân và bế mạc: Kết thúc hội nghị một cách trọn vẹn và gửi lời cảm ơn tới các khách mời. 4. Ngôn từ phù hợp, trang trọng và dễ hiểu Lời dẫn nên trang trọng, nhưng không nên quá hoa mỹ hoặc phức tạp. Ngôn từ cần dễ hiểu, mạch lạc để khán giả có thể theo dõi nội dung một cách dễ dàng. Tránh sử dụng những từ ngữ chuyên ngành khó hiểu nếu khán giả không thuộc lĩnh vực đó. Đồng thời, cần lưu ý dùng những lời tri ân, tôn trọng trong các phần dẫn để thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty. 5. Đảm bảo tính linh hoạt và khả năng điều chỉnh Mặc dù kịch bản đã được chuẩn bị kỹ càng, người dẫn chương trình cần có khả năng điều chỉnh linh hoạt theo tình huống thực tế. Đôi khi thời gian hoặc nội dung có thể thay đổi, đòi hỏi người dẫn cần xử lý khéo léo để chương trình diễn ra suôn sẻ. Kịch bản nên có các phần linh động, cho phép người dẫn thêm bớt thông tin hoặc chuyển sang phần khác một cách tự nhiên. 6. Đừng quên phần tri ân và kêu gọi hành động Trong các hội nghị, phần tri ân và kêu gọi hành động là vô cùng quan trọng. Đây là thời điểm công ty bày tỏ lòng biết ơn đối với sự tham gia của các khách mời và khuyến khích họ tiếp tục hợp tác, ủng hộ trong tương lai. Phần này nên ngắn gọn, súc tích, nhưng đầy đủ ý nghĩa để tạo ấn tượng sâu sắc với người tham gia. 7. Kiểm tra và hoàn thiện trước khi sự kiện diễn ra Sau khi hoàn thành kịch bản, bạn nên kiểm tra và thực hiện diễn tập để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch. Đừng quên kiểm tra âm thanh, ánh sáng, và các thiết bị hỗ trợ để kịch bản có thể được triển khai hoàn hảo. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp chương trình diễn ra một cách chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro xảy ra sự cố ngoài ý muốn. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG "ĐỘI VỆ BINH XANH FC" CÙNG FARM CENTRE | Vgo Travel 2024 https://youtu.be/TGIdonPuSqc?si=_ZcBBA5Rsv0kHzH2 4. Những nội dung nhất định phải có trong kịch bản dẫn chương trình hội nghị Để đảm bảo hội nghị diễn ra một cách suôn sẻ và mang lại ấn tượng tốt với người tham dự, kịch bản dẫn chương trình cần phải có các nội dung chính yếu sau đây: 1. Phần chào đón và mở đầu hội nghị Phần mở đầu là lời chào đón đầu tiên gửi đến các khách mời và người tham dự, giúp họ cảm nhận được sự trang trọng và chuyên nghiệp của hội nghị. Lời chào cần nồng nhiệt, thân thiện và nêu rõ mục đích tổ chức của hội nghị, giúp người tham gia hiểu rõ tầm quan trọng của sự kiện. 2. Giới thiệu Đoàn Chủ tịch và Thư ký hội nghị Việc giới thiệu Đoàn Chủ tịch và Thư ký hội nghị là rất cần thiết để người tham dự có thể biết rõ những người giữ vai trò quan trọng trong việc điều hành sự kiện. Đoàn Chủ tịch thường bao gồm các lãnh đạo, đại diện từ các phòng ban hoặc các bộ phận chủ chốt trong công ty, còn Thư ký hội nghị là người chịu trách nhiệm ghi nhận biên bản và hỗ trợ Đoàn Chủ tịch trong quá trình tổ chức. 3. Phát biểu khai mạc của lãnh đạo Phát biểu khai mạc từ lãnh đạo là phần không thể thiếu trong hội nghị, giúp nhấn mạnh thông điệp chính của sự kiện và tầm nhìn của công ty. Đây là cơ hội để lãnh đạo truyền tải các giá trị, mục tiêu và kỳ vọng đối với tập thể nhân viên và các khách mời. 4. Giới thiệu chương trình và nội dung chính Một kịch bản hội nghị chuyên nghiệp cần bao gồm phần giới thiệu về các hoạt động chính của chương trình. Người dẫn sẽ nêu tóm tắt về các nội dung chính, thời gian dự kiến và thứ tự các phần, giúp người tham gia hình dung rõ tiến trình hội nghị, tạo sự hứng khởi và tập trung. 5. Phần báo cáo và đánh giá Phần báo cáo thường được đại diện các phòng ban hoặc ban điều hành trình bày, giúp tổng kết và đánh giá kết quả hoạt động trong thời gian qua. Báo cáo này có thể bao gồm các thành tựu, các thách thức đã vượt qua, và định hướng phát triển trong thời gian tới. Đây là phần trọng tâm, cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ cho người tham dự. 6. Thảo luận và đóng góp ý kiến Phần thảo luận là nơi để các khách mời, lãnh đạo, và nhân viên cùng trao đổi và đóng góp ý kiến cho các vấn đề quan trọng của công ty. Đây cũng là cơ hội để mọi người chia sẻ quan điểm, cùng nhau tìm kiếm giải pháp cải tiến, tạo nên một môi trường mở và thân thiện, khuyến khích sự sáng tạo và ý thức xây dựng tập thể. 7. Phần trao giải và vinh danh (nếu có) Nếu hội nghị bao gồm phần trao thưởng hoặc vinh danh, đây là lúc ghi nhận và tôn vinh những cá nhân, tập thể đã có đóng góp xuất sắc cho công ty. Phần trao giải giúp thúc đẩy tinh thần cống hiến, tạo động lực và khuyến khích sự gắn bó của nhân viên với công ty, đồng thời thể hiện sự trân trọng của lãnh đạo đối với các nỗ lực đã được ghi nhận. 8. Phần bế mạc và lời cảm ơn Phần kết thúc hội nghị cần có lời phát biểu bế mạc, gói gọn lại những thông điệp chính đã được đề cập và gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả các khách mời đã dành thời gian tham dự. Phần này giúp người tham dự cảm nhận được sự chu đáo và chuyên nghiệp của hội nghị, đồng thời để lại ấn tượng tốt, khép lại chương trình một cách trọn vẹn và đầy cảm xúc. Tổ chức Gala Dinner đoàn Farm Centre| Kỉ niệm 7 năm Tri ân - Kết nối tại Nha Trang 2024| Vgo Travel https://youtu.be/pq1rrVP0DSs?si=btMHvIe4kn1JfB5y 5. Vgo Event dẫn đầu dịch vụ tổ chức hội nghị , hội thảo tại TP. Hồ Chí Minh Vgo Event tự hào là một trong những đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo hàng đầu tại TP. Hồ Chí Minh. Với đội ngũ chuyên nghiệp và bề dày kinh nghiệm, Vgo Event đã thành công trong việc xây dựng và tổ chức hàng loạt sự kiện hội nghị, hội thảo lớn nhỏ, từ các buổi gặp mặt nội bộ đến các sự kiện quy mô lớn với hàng trăm khách mời. Với ba gói tổ chức tùy thuộc vào chi phí và quy mô của từng sự kiện, dù là gói cơ bản hay gói cao cấp, Vgo sẽ giúp bạn: Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Mỗi hội nghị, hội thảo không chỉ là một sự kiện mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tạo dựng và củng cố hình ảnh thương hiệu trước khách hàng, đối tác, và công chúng. Với sự chuyên nghiệp và uy tín, Vgo Event giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh và tạo dấu ấn mạnh mẽ trong lòng khách mời. Tối ưu hóa chi phí và thời gian: Với dịch vụ trọn gói, Vgo Event giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện. Khách hàng chỉ cần cung cấp ý tưởng, chúng tôi sẽ đảm nhận toàn bộ quy trình từ A đến Z, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ. Tạo trải nghiệm đáng nhớ: Sự chuyên nghiệp và tận tâm trong từng chi tiết giúp mỗi sự kiện của Vgo Event trở thành một trải nghiệm đáng nhớ cho khách mời. Từ không gian sang trọng, kịch bản chương trình hấp dẫn, đến đội ngũ phục vụ chu đáo, tất cả đều được thiết kế để mang lại ấn tượng khó quên. Chọn Vgo Event là chọn sự chuyên nghiệp, uy tín và cam kết. Hãy để Vgo Event đồng hành cùng doanh nghiệp trong mỗi sự kiện, mang lại thành công và tạo dựng uy tín cho thương hiệu của bạn.](https://vgoevent.com/wp-content/uploads/2024/12/mau-loi-dan-chuong-trinh-hoi-nghi-cho-moi-su-kien-400x300.jpg)
