Lễ khánh thành là gì? Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

Lễ khánh thành là sự kiện đặc biệt đánh dấu quá trình bắt đầu đi vào hoạt động của một công trình, dự án. Một buổi lễ cắt băng khánh thành chuyên nghiệp thường đóng vai trò quan trọng và mang lại nhiều may mắn cho chủ công trình, doanh nghiệp. Vậy lễ khánh thành là gì? Quy trình tổ chức lễ khánh thành ra sao? Cùng VGO EVENT đi tìm hiểu thông qua bài viết sau đây. 

Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là lễ thông báo hoàn thành một công trình xây dựng mới. Từ ‘khánh” có nghĩa là chuông thể hiện sự vui mừng, chào đón còn từ “thành” có nghĩa là hoàn thành, kết thúc.  Với mong muốn đầu xuôi đuôi lọt, sự kiện có ý nghĩa cầu chúc cho một khởi đầu may mắn và hướng đến hành trình chinh phục thành công sắp tới. 

Lễ khánh thành là gì – Nguồn: VINMEC

Lễ khánh thành đặc biệt được đề cao trong ngành xây dựng. Bất kỳ một công trình xây dựng nào dù lớn hay nhỏ cũng đều cần tổ chức buổi khánh thành bài bản. Hiện nay có nhiều loại hình tổ chức lễ khánh thành như lễ khánh thành chùa, đình làng, nhà văn hóa, công ty… Nếu lễ khánh thành công ty có thể tổ chức theo xu hướng hiện đại, sáng tạo thì lễ khánh thành chùa, đình làng,.. yêu cầu phải thể hiện được sự tôn nghiêm và lễ độ.   

Điểm giống nhau và khác nhau giữa lễ khánh thành và lễ khai trương

Lễ khánh thành và lễ khai trương có nhiều điểm tương đồng khiến mọi người dễ lầm tưởng hai sự kiện này làm một. Sau đây, hãy cùng VGO EVENT phân biệt rõ hơn về hai loại hình tổ chức sự kiện phổ biến này nhé. 

Điểm giống nhau giữa lễ khánh thành và lễ khai trương:

• Đều là những sự kiện nhằm giới thiệu một hoạt động mới đến với công chúng.
• Đối với những công trình xây dựng mà gắn liền với hoạt động kinh doanh như: bệnh viện, khách sạn, resort, trung tâm mua sắm, viện thẩm mỹ,… thì lễ khánh thành cũng chính là lễ khai trương. 

Tại sao nên tổ chức lễ khánh thành

Các lý do nên tổ chức khánh thành:

• Khánh thành là cột mốc đánh dấu sự ra đời của một công trình, dự án. Theo quan niệm đầu xuôi đuôi lọt, một buổi lễ khánh thành diễn ra suôn sẻ thì sẽ mang lại nhiều sự may mắn và tạo nên một khởi đầu tốt đẹp cho công trình, doanh nghiệp. 
• Lễ khánh thành giúp cho dự án xây dựng được công chúng biết đến nhiều hơn. Đây là hình thức quảng bá giúp cho công trình, dự án được tiếp cận gần hơn với đối tượng mục tiêu. Đối với doanh nghiệp, đây sẽ là cơ hội để quảng cáo các sản phẩm, dịch vụ mới đến với khách hàng. 
• Tổ chức khánh thành góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu cho chủ công trình. Một buổi lễ khánh thành được tổ chức thành công và chỉn chu sẽ giúp chủ công trình tạo được ấn tượng chuyên nghiệp trước công chúng. 
• Lễ khánh thành còn được xem như văn hóa của công ty, doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức lễ cắt băng khánh thành từ A tới Z

Quy trình tổ chức lễ cắt băng khánh thành gồm khá nhiều giai đoạn. Một quy trình càng chi tiết và chỉn chu thì tỉ lệ thành công của sự kiện sẽ càng cao. Ban tổ chức dựa vào quy trình sẽ dễ dàng giám sát tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của sự kiện. Dưới đây là quy trình tổ chức lễ cắt băng khánh thành mà bạn có thể tham khảo: 

Bước 1: Chọn ngày giờ tổ chức

Chọn ngày tổ chức – Nguồn: Internet

Để buổi lễ được diễn ra thành công, cũng như công trình khi đi vào sử dụng được nhiều thuận lợi. Việc chọn ngày tốt để khánh thành là việc hoàn toàn nên làm, một buổi lễ mang đầy đủ ý nghĩa “vạn sự khởi đầu nan” do đó, một ngày may mắn và thuận lợi để tổ chức chương trình cũng là điều vô cùng cần thiết nhé.

Một ngày đẹp để tổ chức lễ khánh thành không chỉ phù hợp về tâm linh, những yếu tố như thời tiết, trời mưa, trời nắng… cũng cần phải lưu ý tới khi chương trình được diễn ra. Ngoài ra, việc dự đoán trước được thời tiết trong ngày tổ chức sự kiện cũng giúp bạn chuẩn bị trước được những vật dụng tổ chức chương trình như bạt tre, ô, dù…

Thời gian diễn ra một buổi lễ khánh thành thường là trong ngày, để cho thuận thiện với những khách mời, bạn lên chọn một buổi thứ 7 hoặc chủ nhật trong tuần để triển khai sự kiện.

Sau khi đã chọn được một khoản thời gian phù hợp, bạn sẽ tiến hành xin phép những đơn vị chức năng có thẩm quyền tại nơi tổ chức. Do chương trình diễn ra tại nơi công cộng và có sự góp mặt của nhiều người. Ngoài ra, các đơn vị chức năng cũng có thể hỗ trợ buổi lễ của bạn các yếu tố về giao thông di truyển đến chương trình giúp buổi lễ diễn ra được tốt đẹp hơn.

Bước 2: Lên concept chương trình, xác định thông điệp

Xác định thông điệp sự kiện, lên concept chương trình là việc mà ban tổ chức cần ưu tiên. Mỗi một sự kiện tùy vào quy mô và mục đích mà sẽ có thông điệp riêng. Đối với lễ khánh thành, thông điệp thường hướng tới mục đích giới thiệu công trình xây dựng mới và đánh dấu hoạt động đầu tiên của dự án. Ban tổ chức cần xác định được thông điệp này để lên concept tổ chức sự kiện phù hợp với nó. 

Truyền tải thông điệp – Nguồn: Internet

Ví dụ concept và thông điệp buổi lễ khánh thành mà bạn có thể tham khảo:

• Đối với những buổi lễ khánh thành công ty hoặc doanh nghiệp ban tổ chức thường chọn concept màu đỏ làm tông chủ đạo. Đây là màu sắc đại diện cho sự may mắn và mong muốn về một khởi đầu thuận buồm xuôi gió. 
• Đối với lễ khánh thành các công trình dân sinh như hầm, cầu, đường bộ,… Thì ban tổ chức thường chọn trang trí concept màu vàng tượng trưng cho sự an toàn, vui tươi, lạc quan,… 

Vì vậy, tùy vào dự án và tính chất của công trình xây dựng mà ban tổ chức sẽ có các thông điệp và đưa ra các concept sao cho hợp lý nhất. 

Bước 3: Lên danh sách khách mời, gửi thiệp mời

Việc lên danh sách khách mời cụ thể sẽ giúp ban tổ chức có thể chủ động lên kế hoạch tiếp đón chu đáo. Bạn cần nắm số lượng khách mời tham dự gồm tổng bao nhiêu người từ đó chọn được địa điểm tổ chức sự kiện cũng như dự trù được kinh phí sát nhất, tránh việc đặt bàn tiệc dư thừa gây lãng phí.  

Thiệp mời lễ khánh thành chùa – Nguồn: Truclamyentu

Lưu ý khi lên danh sách khách mời:

• Danh sách khách mời cần được kiểm tra kỹ càng để tránh sự trùng lặp và tránh bỏ sót thông tin và tránh bỏ quên những vị khách mời quan trọng. 
• Danh sách khách mời có thể là khách hàng, đối tác, người thân, bạn bè, cơ quan thẩm quyền,… 
• Có thể phân loại khách mời thành các nhóm: khách vip, khách mời chính thức, khách mời dự bị, khách mời truyền thông,.. để dễ rà soát hơn. 
• Trong danh sách khách mời, bạn có thể thu thập chi tiết các thông tin về họ tên, chức danh, đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại, giới tính, đặc điểm cần lưu ý,… Để ban tổ chức có thể dựa vào những đặc điểm này và lên concept buổi lễ cho phù hợp nhất. 

Sau khi đã có danh sách khách mời chính thức, ban tổ chức sẽ tiến hành gửi thiệp mời đến những người tham dự. Thiệp mời cần được thiết kế chỉn chu và chuyên nghiệp, nếu thể hiện được thông điệp của sự kiện thì càng tốt. Các thông tin trên thiệp mời cần được trình bày rõ ràng, chính xác. Ban tổ chức có thể kiểm tra, rà soát lại họ tên khách mời cùng với các thông tin liên quan để tránh thiệp mời ghi sai chính tả. Bởi vì bất kỳ sự nhầm lẫn nào về nội dung trên thiệp mời đều có thể khiến người nhận đánh giá sự kiện thiếu chuyên nghiệp. 

Gửi thiệp mời sẽ có nhiều hình thức, bao gồm: gửi thiệp mời trực tiếp, gửi thiệp mời online qua gmail, facebook, zalo,… Tùy thuộc vào độ khả thi và nguồn nhân lực mà ban tổ chức có thể lựa chọn hình thức gửi thiệp sao cho hợp lý. Nhưng nhìn chung, hình thức gửi thiệp trực tiếp vẫn được nhiều người yêu thích hơn bởi nó thể hiện được sự trân trọng đặc biệt của ban tổ chức đối với khách mời. Bạn nên có kế hoạch gửi thiệp trong khoảng thời gian từ một cho đến hai tuần trước khi lễ khánh thành diễn ra. Đây là thời điểm thích hợp để khách mời thu xếp công việc để tham gia sự kiện. 

Bước 4: Lên kịch bản chương trình 

Lên kịch bản chương trình – Nguồn: Internet

Để buổi lễ khánh thành diễn ra thành công tốt đẹp, bạn cần phải lên kịch bản sự kiện thật chi tiết ngay từ đầu. Kịch bản chương trình sẽ giúp ban tổ chức nắm rõ các bước thực hiện và điều tiết được thời gian cho phù hợp. Kịch bản được xem là hoàn hảo khi chỉ cần nhìn qua là có thể hình dung được quy trình tổ chức lễ khánh thành sẽ diễn ra như thế nào.

Kịch bản tổ chức lễ khánh thành thường được xây dựng dựa trên những đặc điểm của công trình hoặc phương thức hoạt động của dự án. Đôi khi nó có thể phụ thuộc vào sở thích và thông điệp mà chủ công trình yêu cầu. 

VGO EVENT xin chia sẻ tới bạn kịch bản tổ chức một buổi lễ khánh thành như sau:

Bước 5: Trang trí địa điểm tổ chức

Trang trí địa điểm tổ chức – Nguồn: Internet

Để giúp cho không gian buổi lễ thêm ấn tượng và độc đáo, bạn có thể trang trí địa điểm tổ chức bằng backdrop, banner, cổng chào,… sao cho phù hợp với thông điệp chương trình. 

• Backdrop thường sử dụng để gửi gắm thông điệp của sự kiện đến với khách mời. Bạn có thể chọn các chất liệu background như hiflex, PP, Mica, màn chiếu, màn hình LED,… Dựa vào concept chính của buổi lễ mà các mẫu backdrop sẽ được thiết kế với màu sắc, font chữ và hình ảnh trang trí khác nhau.  
• Banner là ấn phẩm truyền thông được sử dụng rộng rãi trong các sự kiện. Tùy thuộc vào không gian của địa điểm tổ chức mà banner sẽ được thiết kế với các kích thước khác nhau: 0.8 x 3 mét, 0.6 x 1.6 mét, 0.8 x 1.8 mét,.. Để đảm bảo banner bắt mắt và thu hút khách mời, bạn có thể lựa chọn các mẫu thiết kế có màu sắc nổi bật, font chữ nhấn mạnh hoặc banner có hình ảnh trang trí nổi bật. Ban tổ chức có thể treo banner ở những nơi có tầm nhìn tốt như hai bên sân khấu, dọc theo lối đi,…   
• Khu vực sân khấu: cần được thiết kế theo tỉ lệ hợp lý, tùy thuộc vào địa điểm tổ chức mà sẽ có các kích thước và hình dạng khác nhau. Những kiểu hình dáng sân khấu tiêu biểu là chữ nhật, bán nguyệt, hình tròn,… Ngoài cấu trúc thì màu sắc sân khấu cũng cần nổi bật để thu hút sự chú ý của người xem. Bạn có thể phối hợp các cặp màu sắc tương phản như trắng đen, đỏ đen, trắng xanh… để đem đến sự ấn tượng cho sân khấu. Khu vực hai bên sân khấu có thể trang trí bằng hoa tươi, bóng bay, các tiểu cảnh,..  
• Bàn ghế ngồi nên trang trí theo màu sắc hợp với concept chung của sự kiện. Đối với các buổi lễ khánh thành tổ chức ngoài trời, ban tổ chức cần sắp xếp, bố trí bàn ghế ngồi sao cho khoa học và đảm bảo sự thoải mái cho khách mời.  
• Cổng chào được sử dụng rộng rãi trong các sự kiện để quảng cáo và gửi gắm thông điệp chương trình. Bạn có thể thiết kế hoặc thuê cổng hơi, cổng bong bóng, cây kiểng trang trí cho lối vào khu vực buổi lễ. Một số chất liệu thi công cổng chào phổ biến: căng bạt hiflex, khung sắt ốp mica hộp đèn, khung sắt ốp và dán PP,.. Cổng chào càng nổi bật thì càng dễ dàng lan tỏa được thông điệp của sự kiện đến với khách mời. 
• Ban tổ chức có thể decor không gian lễ khánh thành bằng hoa tươi, bong bóng,… Hiện nay hoa tươi và bóng bay có rất nhiều hình dáng, màu sắc đa dạng. Hiệu ứng màu sắc từ hoa và bong bóng sẽ giúp cho không khí sự kiện thêm phần sống động. Bạn có thể lựa chọn và thiết kế các phụ kiện này thành các concept phù hợp với chủ đề của buổi lễ.

Bước 6: Triển khai chương trình 

Quy trình tổ chức lễ khánh thành sẽ được triển khai theo các hạng mục dưới đây: 

Đón khách mời

Đón khách mời – Nguồn: Internet

Để thể hiện được sự chuyên nghiệp và chỉn chu của ban tổ chức, nhân sự tiếp đón khách mời nên được phân bổ sao cho phù hợp. Có thể chia nhân viên thành các nhóm nhỏ cho dễ quản lý như sau:

• Nhóm nhân viên đón khách ở khu vực bãi giữ xe, hướng dẫn các vị trí để xe cho khách mời. 
• Nhóm nhận quà từ khách, ghi danh khách mời.
• Nhóm hướng dẫn khách mời check in.
• Nhóm sắp xếp, bố trí vị trí ngồi cho khách mời. 
• Nhóm phục vụ nước và trà cho khách mời trong lúc chờ đợi. 

Đội ngũ nhân viên tiếp đón nên ăn mặc lịch sự, mặt mày niềm nở và nhiệt tình hỗ trợ để khách mời cảm nhận được sự tôn trọng. Những chi tiết nhỏ này sẽ thể hiện được sự quan tâm sâu sắc của ban tổ chức dành cho các vị khách mời. 

Khai mạc

Trước khi lễ khánh thành chính thức bắt đầu, người dẫn chương trình sẽ giới thiệu qua về mục đích buổi lễ, giới thiệu đại biểu, giới thiệu khách mời tham gia, giới thiệu công trình khai trương. Phần này yêu cầu MC cần phải hoạt ngôn, khéo léo và thể hiện được sự hứng khởi của không khí buổi lễ khánh thành. Bên cạnh đó trong phần khai mạc, ban tổ chức có thể trình chiếu video giới thiệu về công trình xây dựng vừa mới hoàn thành để khách mời có thể tìm hiểu kỹ hơn về dự án. Thời gian phần khai mạc nên diễn ra trong khoảng 20 phút là hợp lý. 

Văn nghệ

Văn nghệ lễ khánh thành – Nguồn: CyberShow

Văn nghệ chào mừng là phần không thể thiếu của một sự kiện cắt băng khánh thành. Ban tổ chức có thể sắp xếp các chương trình ca hát, nhảy múa, trình diễn xiếc,… để tạo thêm không khí vui vẻ và hào hứng cho sự kiện. Bên cạnh đó, màn biểu diễn lân sư rồng là một trong các tiết mục đặc sắc thường có trong lễ khánh thành. Hình tượng lân và rồng đại diện cho sự may mắn, thịnh vượng và thành công. Các tiết mục trình diễn lân sư rồng được ưa chuộng nhất hiện nay bao gồm: múa lân song hỷ, múa tứ quý Long Hưng, múa độc chiếm ngao đầu,..

Lưu ý nên chọn các tiết mục biểu diễn phù hợp với thông điệp của buổi lễ khánh thành. Nếu có kinh phí, bạn có thể thuê thêm các ca sĩ nổi tiếng biểu diễn để giúp chương trình thêm phần ấn tượng. Thời lượng của phần văn nghệ nên kéo dài từ 15 cho đến 20 phút là hợp lý. 

Lãnh đạo phát biểu

Lạnh đạo phát biểu – Nguồn: haiphong.gov.vn

Phát biểu của lãnh đạo trong buổi lễ khánh thành là phần được mong chờ nhiều nhất. Bài phát biểu ngoài mục đích giới thiệu về công trình cần thể hiện được thông điệp của sự kiện. Nên sử dụng những ngôn từ trang trọng, lịch sự để cảm ơn sự hiện diện của những vị khách quý đã tới tham gia buổi lễ khánh thành. Để phần phát biểu diễn ra suôn sẻ và thành công, người đại diện cần phải trình bày sao cho ngắn gọn, rõ ràng và truyền cảm. 

Các nội dung chính của một bài phát biểu lễ khánh thành gồm có:

• Giới thiệu và lời cảm ơn các đại biểu, các vị khách mời đến tham dự buổi lễ.
• Nêu lên lý do chính của buổi lễ khánh thành.
• Giới thiệu tổng quan về công trình xây dựng vừa mới hoàn thành
• Nêu lên những mục tiêu, mong muốn của dự án trong tương lai.
• Lời cảm ơn và chúc sức khỏe, thành công cho khách mời. 

Nghi lễ cắt băng

Lễ cắt băng khánh thành nhà máy thực phẩm – Nguồn: CyberShow

Nghi lễ cắt băng khánh thành được xem là trọng tâm của sự kiện. Ở phần này, ban lãnh đạo chủ chốt, những vị khách mời danh dự,… sẽ được MC mời lên khán đài để cùng tiến hành cắt băng khánh thành. Đây là nghi thức với ý nghĩa thiêng liêng đánh dấu một hành trình mới sắp bắt đầu và cầu chúc một tương lai thành công cho dự án. Để không khí thêm phần sôi động, ban tổ chức có thể bổ sung thêm phần âm thanh như trống, kèn, pháo nổ,.. 

Vinh danh khách mời

Để vinh danh khách mời có đóng góp to lớn trong quá trình diễn ra dự án, MC sẽ mời các đại diện tiêu biểu lên sân khấu phát biểu và nhận quà tặng. Đây là hành động thể hiện được sự trân trọng của chủ dự án đối với những đóng góp to lớn của những người tham dự. 

Kết thúc

Để khép lại buổi lễ khánh thành, ban tổ chức sẽ tiến hành các hoạt động chụp hình lưu niệm, tặng quà cho khách mời, tổ chức tiệc, chào tạm biệt:

• Hình lưu niệm là tư liệu quý giá để lưu giữ lại những khoảnh khắc đẹp trong buổi lễ khánh thành. Ban tổ chức nên thuê đội ngũ quay phim, chụp hình chuyên nghiệp để có thể ghi lại những hình ảnh và hoạt động trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. 
• Tặng quà cho khách mời là hành động ý nghĩa nhằm thể hiện sự trân trọng của ban tổ chức đối với những người tham dự buổi lễ. Các món quà mà ban tổ chức có thể lựa chọn như: bút ký, sổ ghi chép, bình giữ nhiệt, móc khóa in logo, sạc dự phòng,..
• Kết thúc chương trình, bạn có thể đãi khách mời bằng tiệc ngọt hoặc tiệc mặn tùy vào kinh phí và điều kiện của đơn vị tổ chức. Thông qua buổi tiệc mọi người có thể trao đổi các vấn đề về công trình, dự án và xây dựng mối quan hệ gắn bó hơn. 
• Tham quan công trình: ban tổ chức có thể mời mọi người cùng tham quan công trình mới để thu thập ý kiến đóng góp từ đó rút kinh nghiệm và hoàn thiện dự án tốt hơn. 
• Chào tạm biệt: ban tổ chức có thể bố trí lễ tân ở khu vực cổng ra vào để gửi lời chào và lời cảm ơn chân thành đến với những người khách mời. 

Các lưu ý quan trọng khi tổ chức lễ khánh thành 

Lưu ý quan trọng khi tổ chức lễ khánh thành – Nguồn: Internet

Để có một buổi lễ khánh thành chuyên nghiệp và thành công, ban tổ chức cần lưu ý những điều dưới đây: 

• Lập kế hoạch truyền thông về sự kiện là một bước chuẩn bị vô cùng quan trọng. Bạn có thể sử dụng các trang mạng xã hội facebook, zalo, tik tok,… hoặc báo chí, đài truyền hình để thông báo rộng rãi tới công chúng về lễ khánh thành sắp tới. 
• Chi phí tổ chức lễ khánh thành cần được phân bổ hợp lý. Các công ty, doanh nghiệp nên dự trù bảng thu chi cho các hạng mục chương trình như thuê đơn vị tổ chức, nhân sự, chi phí đặt tiệc, chi phí phát sinh… để tránh thâm hụt ngân sách ban đầu đề ra.  
• Thời gian chuẩn bị cho lễ khánh thành càng sớm càng tốt. Bạn nên để dành ít nhất 2 tháng để lên kế hoạch cho sự kiện. Đây là thời điểm hợp lý để ban tổ chức có thể sắp xếp mọi thứ và tránh những sai sót có thể xảy ra.  
• Để đảm bảo buổi lễ khánh thành được diễn ra thuận lợi và tránh những rắc rối về mặt pháp luật, ban tổ chức nên xin giấy phép cơ quan chức năng về việc tổ chức sự kiện. Tùy vào quy mô và tính chất của buổi lễ mà bạn sẽ phải chuẩn bị các loại giấy tờ sao cho phù hợp. 
• Nên chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để tổ chức khánh thành. Với kinh nghiệm dồi dào và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, những công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn có được kịch bản sự kiện hoàn hảo và cân đối chi phí hợp lý. Hơn nữa, họ cũng sẽ có những concept sáng tạo giúp cho buổi lễ khánh thành trở nên độc đáo và thu hút khách mời. 

Trên đây là những thông tin hữu ích về lễ khánh thành và quy trình để tổ chức lễ khánh thành gây ấn tượng với khách mời. Ngoài ra, nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức chuẩn bị từng khâu để tổ chức được một buổi lễ chuyên nghiệp thì đừng ngần ngại tham khảo ngay dịch vụ tổ chức khánh thành của VGO EVENT nhé! Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, chúng tôi đã đồng hành và tổ chức sự kiện cho các đơn vị như: HDBank, VPBank, MBBank, VIB…

Xem thêm: 

• Khai trương là gì? Quy trình tổ chức lễ khai trương từ A tới Z