Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức một sự kiện từ A tới Z

Tổ chức sự kiện là hoạt động diễn ra thường xuyên ở các doanh nghiệp đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn, từ khai trương địa điểm kinh doanh, ra mắt một sản phẩm mới, kỷ niệm các dịp đặc biệt của công ty…thì đều cần tiến hành tổ chức một hoạt động sự kiện. Vậy tổ chức sự kiện có vai trò gì với doanh nghiệp? Quy trình tổ chức sự kiện gồm những bước nào? Khám phá ngay bài viết dưới đây của VGO EVENT để trang bị cho mình những thông tin hữu ích bạn nhé!

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện “là một quá trình sử dụng con người, thiết bị máy móc,…từ khâu hình thành ý tưởng đến khâu thực thi và kết thúc sự kiện, nhằm truyền tải một thông điệp đến những đối tượng tham gia sự kiện trong một thời gian và không gian nhất định”. Đây là quan điểm đứng trên góc nhìn của những người thực thi và điều phối các hoạt động của một sự kiện.

Ngoài ra, theo như định nghĩa của wikipedia về tổ chức sự kiện, đây là hoạt động tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Tóm lại, tổ chức sự kiện là hoạt động giúp doanh nghiệp truyền tải một thông điệp đến đối tượng mục tiêu, trong đó doanh nghiệp là người truyền tải thông điệp, đối tượng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn truyền tải sẽ là người tiếp nhận thông điệp. Thông điệp truyền tải chính là linh hồn của toàn bộ một sự kiện.

Vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

• Quảng bá sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp đến với công chúng. (Ví dụ: Một công ty thời trang tổ chức một show diễn thời trang để giới thiệu bộ sưu tập mới của họ. Sự kiện này thu hút các người mẫu, người nổi tiếng và những người yêu thời trang, giúp tạo ra sự chú ý lớn đối với thương hiệu của họ)
• Thay đổi nhận thức của đối tượng mục tiêu về doanh nghiệp. (Ví dụ: Thiên Long muốn thay đổi nhận thức của khách hàng về doanh nghiệp mình không chỉ cung cấp các loại bút mà công ty còn cung cấp các sản phẩm văn phòng phẩm khác như: vở, sách,  giấy in, thước kẻ… Thiên Long sẽ tổ chức một sự kiện giới thiệu các sản phẩm của doanh ghiệp cho các khách hàng mục tiêu, đối tác… đến tham gia sự kiện với các mini game vui nhộn…)
• Xây dựng mối quan hệ của đội ngũ nhân sự, đối tác và khách hàng của công ty. (Ví dụ: doanh nghiệp tổ chứ các chương trình hội nghị tri ân khách hàng, đối tác và trao tặng những phần quà cho họ nhằm xây dựng và tăng cường mối quan hệ với doanh nghiệp)

Các loại hình sự kiện phổ biến hiện nay

Tổ chức sự kiện sẽ có rất nhiều loại hình từ online đến offline nhằm mục đích xây dựng và quả bá được sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp. Hiện nay, có nhiều sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục đích đó, một vài hoạt động mà doanh nghiệp thường tổ chức có thể kể đến như sau:

1. Tổ chức khai trương

Tổ chức khai trương là hoạt động khi doanh nghiệp hoặc cơ sở kinh doanh mới khai trương một chi nhánh, cửa hàng mới…Mục đích của sự kiện này nhắm quảng bá và giới thiệu thương hiệu của doanh nghiệp cho công chúng biết đến doanh nghiệp đang hoạt động tại địa điểm này. Trong buổi lễ khai trương sẽ thấy các hình ảnh quen thuộc mà bạn chắc chắn đã bắt gặp ở đâu đó là hình ảnh những chú lân nhảy múa trong tiếng trống náo nhiệt.

2. Tổ chức kỷ niệm thành lập công ty

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là một sự kiện nhằm đánh dấu mộc cột mốc đã trải qua của công ty, thông thường sẽ kỷ niệm các mốc thành lập: 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm… Trong sự kiện này, các thành viên viên trong công ty, đối tác, và những khách hàng thân quen sẽ được mời tham gia… Ngoài ra, các thành viên gắn bó lâu năm và có đóng góp lớn cho công ty cũng sẽ được nhận các phần quà tặng.

3. Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Hội nghị khách hàng (hay còn gọi là Customer Conference) là sự kiện không thể thiếu của các doanh nghiệp vào mỗi dịp giữa năm hoặc trước thềm năm mới. Hội nghị này còn được tổ chức với nhiều tên gọi khác nhau như: lễ tri ân, hội nghị vinh danh, họp mặt,… Khách mời chính của chương trình thường là những khách hàng quen thuộc hoặc các đối tác chiến lược của công ty. Đúng như tên gọi của nó, sự kiện này gửi lời cảm ơn đến những khách hàng, đối tác trung thành của công ty, từ đó xây dựng được mối quan hệ của công ty với họ thêm bền chặt hơn.

>>> Xem thêm: Hội nghị khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

4. Tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo là một sự kiện được tổ chức nhằm mục đích tụ họp một nhóm người để thảo luận, chia sẻ thông tin, trao đổi kiến thức và kinh nghiệm về một chủ đề cụ thể. Trong một hội thảo, người tham gia thường sẽ được nghe các bài thuyết trình, buổi diễn thuyết, hoặc tham gia các phiên thảo luận, phần hỏi đáp hoặc các hoạt động tương tác khác. Hội thảo có thể kéo dài từ vài giờ đến vài ngày, tùy thuộc vào quy mô và nội dung của sự kiện.

5. Tổ chức roadshow

Tổ chức roadshow là một sự kiện trình diễn hình ảnh về sản phẩm hoặc thương hiệu của công ty bằng xe đạp, xe máy…trên một tuyến đường nhất định. Mục tiêu chính của roadshow là tiếp cận khách hàng tiềm năng tại các địa điểm khác nhau, tạo cơ hội giao tiếp trực tiếp, chia sẻ thông tin và tạo ấn tượng về thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ. Roadshow thường được tổ chức trong thời gian ngắn, từ vài ngày đến vài tuần, tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu của sự kiện.

6. Tổ chức tiệc tất niên

Tiệc tất niên, hay còn gọi là “year end party” – là sự kiện không thể thiếu của bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào mỗi dịp cuối năm, cụ thể hơn là thời điểm cận Tết. Đây là buổi tiệc giúp các thành viên trong công ty cùng nhau ngồi lại và nhìn về quá trình hoạt động, kinh doanh trong một năm vừa qua và đề ra những mục tiêu mới trong năm tiếp theo.

7. Tổ chức team building

Team building là hoạt động giúp gắn kết và xây dựng đội ngũ nhân sự của công ty. Thông thường hoạt động này sẽ tổ chức kết hợp với chuyến du lịch, các mùa du lịch team building sẽ diễn ra từ tháng 5 đến tháng 8. Trong chương trình team building, sẽ có rất nhiều các thử thách đòi hỏi sự phối hợp làm việc của các thành viên trong một đội, đội nào vượt qua các thử thách nhanh chóng sẽ được nhận các phần quà từ chương trình.

>>> xem thêm: Tổ chức team building là gì? Các lưu ý quan trọng khi tổ chức team building

Quy trình tổ chức sự kiện từ A tới Z

Bước 1: Dự trù chi phí

Ngân sách là một vấn đề quan trọng hàng đầu khi tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định sự kiện có thể thực hiện hay không cũng như chi phối mục tiêu, qui mô, kịch bản của sự kiện. Tổng ngân sách cho sự kiện nên chia ra làm 3 phần: định phí (không thay đổi khi tăng thêm số lượng người tham gia) chiếm khoảng 30% ngân sách; biến phí (tăng thêm chi phí khi tăng số lượng người tham gia) chiếm khoảng 60% ngân sách và chi phí dự phòng chiếm khoảng 10 % ngân sách .

Định phí bao gồm một số hạng mục cơ bản sau:

• Chi phí thiết kế
• Địa điểm tổ chức
• Tiết mục văn nghệ
• Quà tặng
• …

Biến phí bao gồm các hạng mục cơ bản sau:

• Chi phí ăn uống
• Chi phí lưu trú
• Đưa đón
• …

Chi phí dự phòng dành cho các hạng mục như:

• Sự cố đối với người tham gia (đau bụng, tai nạn…)
• Phí phát sinh với các đối tác hỗ trợ chương trình
• …

Bước 2: Lên kế hoạch chuẩn bị

Sau khi đã dự toán được các khoản chi phí để tổ chức một sự kiện, bạn sẽ bắt tay vào bước lập kế hoạch cho các nội dung cần thiết chuẩn bị để tổ chức chương trình, các hạng mục sẽ được sắp xếp theo dòng chảy của thời gian như sau:

Bước 3: Triển khai và kiểm soát

Giai đoạn chuẩn bị cho sự kiện sẽ tốn nhiều thời gian và công sức, nếu bạn làm cẩn thận và chi tiết gia đoạn này thì chương trình của bạn khi diễn ra sẽ giảm thiểu được nhiều rủi ro.

Đội ngũ nhân sự chạy chương trình cần phối hợp một cách nhịp nhàng và ăn ý với nhau, leader sẽ là người đóng vai trò chính điều phối toàn bộ chương trình, leader cần phải nhanh chóng đưa ra được những giải pháp kịch thời để giải quyết các vấn đề phát sinh khi chương trình diễn ra. Ngoài ra, để chương trình được diễn ra một cách hoàn thiện nhất, cần phải có các phương án dự phòng song song với phương án triển khai thực tế.

Các lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện

• Xác định được mục tiêu và mục đích tổ chức sự kiện
• Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp (đây là yếu tố rất quan trọng, có thể ảnh hưởng đến sự thành-bại của chương trình)
• Xác định khách mời mục tiêu (ai là đối tượng chính hướng đến trong sự kiện này, ngoài ra cần có một danh sách khách mời dự phòng trong trường hợp khách mời chính không thể tham gia)
• Lựa chọn các tiết mục văn nghệ phù hợp (phù hợp với đối tượng tham gia, mục đích của chương trình…)

Công ty tổ chức sự kiện – VGO EVENT

VGO EVENT là công ty chuyên tổ chức sự kiện tại TP.HCM. Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, chúng tôi đã đồng hành và hỗ trợ tổ chức chương trình cho các đơn vị như: HD Bank, VP Bank, MB Bank, Metub, SCB… (xem các chương trình VGO EVENT đã tổ chức). Khi bạn sử dụng dịch vụ của VGO EVENT sẽ nhận được an tâm tuyệt đối, để làm được điều đó VGO EVENT luôn đào tạo và xây dựng một đội ngũ nhân sự sáng tạo và chuyên nghiệp.

Xem thêm:

• Khám phá 10 địa điểm tổ chức sự kiện tại TP.HCM năm 2024