Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới: vai trò và quy trình tổ chức

Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới là sự kiện mà rất nhiều doanh nghiệp hiện nay thực hiện. Ngay cả những doanh nghiệp lớn hàng đầu trên thế giới như Apple hay đến thương hiệu thân thuộc như Honda cũng thường xuyên tiến hành tổ chức các chương trình lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm mới. Vậy sự kiện này có vai trò và ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp? Quy trình tổ chức một buổi lễ giới thiệu sản phẩm mới sẽ có những bước nào? Cùng VGO EVENT tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây bạn nhé!

Lễ ra mắt sản phẩm là gì?

Lễ ra mắt sản phẩm mẫu xe Honda Airblade mới của Honda (Nguồn: honda.com.vn)

Lễ ra mắt sản phẩm mới là một sự kiện để giới thiệu sản phẩm mới đến công chúng và khách hàng. Lễ ra mắt này được tổ chức giúp tạo ra sự chú ý từ người tiêu dùng, nhà báo, và đối tác kinh doanh biết về sản phẩm mới và các tính năng đặc biệt của nó. Lễ ra mắt sản phẩm mới thường đi kèm với các hoạt động quảng cáo, truyền thông, và tiếp thị để tạo sự tò mò và sự quan tâm đối với sản phẩm

Tại sao nên tổ chức ra mắt sản phẩm?

Sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm của VDC Group, khách mời tham gia sự kiện là các đối tác, khách hàng và nhà báo lớn (Nguồn: Internet)

Lợi ích đầu tiên sự kiện ra mắt sản phẩm là giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm đến công chúng một cách nhanh chóng. Khách mời tham gia vào chương trình sẽ là đối tượng khách hàng mục tiêu, những đối tác giúp kết nối sản phẩm đến tay người tiêu dùng của bạn. Ngoài ra, trong chương trình cũng có sự góp mặt của các đại diện báo trí, họ sẽ đưa tin về buổi lễ, về sản phẩm của bạn giúp tiếp cận với một lượng người theo dõi khổng lồ.

Thêm nữa, sự kiện ra mắt sản phẩm cũng sẽ giúp bạn thu thập thông tin phản hồi thực tế từ những khách hàng trải nghiệm sản phẩm. Bạn sẽ có thêm những góc nhìn mới về ưu điểm và khuyết điểm của sản phẩm, từ đó có thêm thông tin để cải thiện sản phẩm trước khi sản phẩm được phân phối rộng rải đến tay người tiêu dùng. 

Lợi ích cuối cùng nhưng cũng vô cùng quan trọng, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm cũng sẽ giúp xây dựng được lòng tin với khách hàng tiềm năng của bạn. Một sản phẩm được đăng trên những phương tiện truyền thông và trên các mặt báo chắc hẳn sẽ gây được nhiều thiện cảm với người tiêu dùng hơn những sản phẩm không có nhiều thông tin được công bố công khai.

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới của Honda Việt Nam

Honda Việt Nam mỗi khi ra mắt sản phẩm mới, sẽ tổ chức các buổi họp báo nhằm giới thiệu những điểm đặc biệt cũng như giá bán của sản phẩm công ty mới cho ra mắt. Ngoài ra, công ty cũng phát trực tiếp chương trình ra mắt sản phẩm mới các kênh truyền thông của hãng (fanpage, youtube). Dưới đây là một chương trình Honda tổ chức nhằm giới thiệu về 2 mẫu xe ô tô Honda City và Honda BR-V.

Một số loại hình ra mắt sản phẩm mới thường gặp

1. Họp báo ra mắt sản phẩm mới

Sự kiện họp báo ra mắt mẫu xe Honda phân khối lớn CBR1000RR-R (Nguồn: MotoSaigon.vn)

Doanh nghiệp sẽ mới các cơ quan báo chí lớn đến để tham gia và đưa tin về sản phẩm của doanh nghiệp trên những mặt báo lớn. Trong chương trình, đơn vị tổ chức sẽ giới thiệu về sản phẩm, những điểm đặc biệt của sản phẩm mới và mức giá bán. Hình thức tổ chức này thường được các thương hiệu lớn như honda, Xiaomi, Samsung,…sử dụng và là hình thức tương đối tốn kém chi phí.

2. Roadshow

Chương trình roadshow giới thiệu sản phẩm mới của Vua Nệm tại TP. Cần Thơ. Chương trình đã gây được rất nhiều sự chú ý của giới truyền thông (Nguồn: baocantho.com.vn)

Tổ chức roadshow là hình thức cũng tương đối phổ biến, chắc hẳn hình ảnh những đoàn xe chạy dọc trên những tuyến phố vào giờ cao điểm bạn đã bắt gặp ở đâu đó, đây là một trong những hình thức của roadshow nhằm giới thiệu sản phẩm, thương hiệu mới được khai sinh trên thị trường. Ngoài hình thức roadshow bằng xe đạp sẽ có nhiều hình thức khác như: đi bộ, xe máy, xe ô tô, xe tải…

3. Sự kiện Activation

Sự kiện Activation mang thông điệp “có chí thì nên” của Milo được tổ chức tại các trung tâm thương mại (Nguồn: tuoitrethudo.com.vn)

Đây là hoạt động được tổ chức ngay tại những địa điểm mà khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp thường có mặt như: siêu thị, trung tâm thương mại, chợ…trong chương trình này, khách hàng có thể trực tiếp dùng thử sản phẩm và doanh nghiệp có thể tiếp nhận những ý kiến phản hồi trực tiếp từ khách hàng. Một chương trình activation có thể diễn ra trong vài ngày, được tổ chức đồng loạt ở những địa điểm nhỏ lẻ khác nhau.

Quy trình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm

Dưới đây là những bước cơ bản giúp công ty bạn tổ chức được một buổi lễ ra mắt sản phẩm thu hút và thành công. Tùy thuộc và quy mô và mục đích tổ chức mà bạn có thể điều chỉnh lại từng bước sao cho phù hợp nhất:

Bước 1: Chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Như đã đề cập ở trên, sẽ có 3 loại hình sự kiện tổ chức lễ ra mắt sản phẩm thường được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Nếu tổ chức ra mắt sản phẩm dưới hình thức roadshow, thời điểm phù hợp nhất chính là những giờ cao điểm, khi mà trên đường phố có nhiều người đi lại, khung giờ vàng sẽ là từ 7h30 đến 9h30 và 16h30 đến 18h30. Địa điểm tổ chức sẽ là những cung đường chính có đối tượng khách hàng mục tiêu bạn muốn hướng tới. 

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới dưới hình thức họp báo trong các ballroom (Nguồn: Internet)

Đối với lễ ra mắt sản phẩm dưới hình thức họp báo, thời gian tổ chức sẽ là vào các ngày cuối thứ 7 hoặc chủ nhật. Trong các khung giờ hành chính từ 8h đến 12h hoặc từ 13h đến 17h, chương trình sẽ được diễn ra với sự góp mặt của các đại diện nhà báo lớn, ngoài ra chương trình cũng có thể phát trực tiếp trên các kênh truyền thông của doanh nghiệp bạn nhằm tiếp cận được tối đa lượng khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Nơi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới dưới hình thức này sẽ là trong các ballroom sang trọng được trang bị đầy đủ các thiết bị về âm thanh, ánh sáng, thiết bị hỗ trợ…

>>> Xem thêm: 10 địa điểm tổ chức sự kiện tại TP.HCM năm 2024

Hình thức cuối cùng để giới thiệu một sản phẩm mới tới khách hàng của bạn là sự kiện Activation, đây là hoạt động diễn ra trong nhiều ngày, bạn sẽ trưng bày một gian hàng để khách hàng có thể trực tiếp nhận biết và đế dùng thử sản phẩm, dịch vụ của bạn. Trong trường hợp sản phẩm của bạn có tính mùa vụ, thời điểm tổ chức phù hợp sẽ là trước 3, 4 tuần khi bắt đầu vào mùa. Địa điểm phù hợp để bạn lựa chọn khi tổ chức hoạt động này sẽ là ở các trung tâm thương mại, hội chợ, siêu thị…nơi mà có những khách hàng của bạn thường xuyên qua lại.

Bước 2: Chọn thông điệp và ý tưởng

Đối với bất kỳ một sự kiện nào của doanh nghiệp, thông điệp chính là “yếu tố cốt lõi” quyết định mọi hoạt động trong chương trình và là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công của doanh nghiệp. Sau khi kết thúc chương trình, nếu đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn ghi nhớ và hiểu được thông điệp thì bạn đã thành công 80% ngược lại chương trình không để lại bất cứ một dấu ấn hay không có “thông điệp truyền tải” thì chỉ khiến bạn bị lãng phí ngân sách và thời gian tổ chức.

Buổi lễ ra mắt sản phẩm mới của Honda truyền tải thông điệp qua slogan “Sense your world” – Tạm dịch: cảm nhận thế giới của bạn (Nguồn: honda.com.vn)

Ví dụ như trong chương trình lễ ra mắt sản phẩm mới của Honda trong video trên, thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải được thể hiện qua câu slogan “Sense your world” (tạm dịch: cảm nhận thế giới của bạn). Thông điệp này là giao điểm giữa nhu cầu của khách hàng và đặc tính của sản phẩm của bạn. 

Khi đã có thông điệp truyền tải, bạn sẽ lựa chọn concept để tổ chức chương trình. Nếu coi thông điệp là tiếng nói, thì concept chính là người nói, diện mạo của người nói, cách người đó nói, cảm xúc của người nói…concept tốt nhất chính là concept phù hợp với thông điệp và truyền tải thông điệp một cách đơn giản và tinh tế. Một số concept với những buổi họp báo ra mắt sản phẩm thường được sử dụng như: tổ chức buổi tọa đàm, tổ chức talkshow, mời KOL tham gia trực tiếp vào chương trình…

Bước 3: Lên kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình là một bảng liệt kê tất các hoạt động kèm khoảng thời gian diễn ra trong buổi lễ ra mắt sản phẩm. Các hoạt động có trong kịch bản cũng không thể quên mục đích là “truyền tải thông điệp” đến những đối tượng mục tiêu. Ngoài ra, một kịch bản chương trình cũng giúp bạn điều phối và triển khai chương trình một cách lành mạch khi sự kiện được triển khai thực thế.

VGO EVENT xin chia sẻ tới bạn một mẫu kịch bản ra mắt sản phẩm mới:

Bước 4: Quảng bá chương trình

Lễ ra mắt sản phẩm của của Honda được phát trực tiếp trên fanpage và trang báo lớn (Nguồn: Fanpage Honda Việt Nam)

Các phương tiện truyền thông kỹ thuật số ngày càng được nhiều khách hàng sử dụng, chính vì thế tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm mới mà không đưa thông tin trên những phương tiện truyền thông này thì quả là một thiếu xót lớn. Trước khi sự kiện diễn ra, bạn có thể đăng thông tin trên các kênh truyền thông mà doanh nghiệp bạn sở hữu như fanpage, youtube, website…Trong khi sự kiện diễn ra, bạn có thể phát trực tiếp để khách hàng có thể theo dõi sự kiện của doanh nghiệp bạn.

Kết thúc chương trình, bạn có thể sử dụng những hình ảnh trong buổi lễ và sử dụng hình thức quảng cáo để tiếp cận với nhiều khách hàng tiềm năng hơn nữa. 

Bước 5: Triển khai

Sau khi đã chọn thời gian, địa điểm, lên kịch bản tổ chức và không quên quảng bá về sự kiện ra mắt sản phẩm. Thì bước cuối cùng sẽ là tiến hành tổ chức chương trình. Đây là bước cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng, bạn cần kết với với các thành viên tổ chức chương trình để sự kiện được diễn ra theo như đúng kịch bản và đảm bảo thời lượng của từng hoạt động. Tuyệt đối không để quá nhiều khoảng thời gian trống khiến khách mời và người theo dõi chương trình phải chờ đợi, nó sẽ gây ra những cảm xúc tiêu cực cho người tham gia và thể hiện sự “thiếu chuyên nghiệp”.

Ngoài ra, để chương trình được diễn ra thành công và hạn chế được tối đa các rủi ro, bạn cũng nên có những phương án dự phòng như kịch bản, tiết mục văn nghệ, trò chơi, nhân sự… Bí quyết để bạn có thể điều tiết chương trình một cách thành công nhất có thể là giữ bình tĩnh trong mọi tình huống, một mẹo nhỏ là hãy “hít thờ sâu 3 cái” trước khi đưa ra phương án và quyết định của bạn.

Một vài lưu ý khi tổ chức

• Không quên thu thập ý kiến phản hồi của khách mời và trên các phương tiện truyền thông về sản phẩm, đây là một nguồn thông tin vô cùng hữu ích với doanh nghiệp của bạn để điều chỉnh và cải tiến sản phẩm
• Hỗ trợ đưa đón và nơi lưu trú cho những khách mời quan trọng
• Dự trù ngân sách trước khi lên kế hoạch chuẩn bị và tổ chức, việc làm này sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí và tổ chức chương trình một cách tối ưu nhất.
• Để sự kiện được diễn ra tru đáo, có thể thuê thêm các bộ phận an ninh và y tế nhằm hỗ trợ tốt nhất cho khách mời trong những trường hợp khẩn cấp.

Ra mắt sản phẩm mới là sự kiện đặc biệt và quan trọng đối với doanh nghiệp, đây là một bệ phóng hoàn hảo giúp khách hàng, đối tác có thể tiếp cận với sản phẩm một cách dễ dàng và nhanh chóng. Để hạn chế được các rủi ro khi tổ chức, bạn nên dành thời gian để lên kế hoạch thật kỹ lưỡng và chi tiết. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ trực tiếp qua hotline: 0914.763.112 của VGO EVENT để tham khảo dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty trọn gói của chúng tôi, với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, VGO EVENT đã đồng hành và tổ chức chương trình cho các doanh nghiệp lớn như: HDBank, MBBank, VPBank, METUB…