Tổ chức roadshow là hoạt động offline, giúp giới thiệu thông tin của doanh nghiệp trực tiếp tới khách hàng, đối tác và công chúng… Hoạt động này tương đối tốn kém, do đó đối với những doanh nghiệp không quá dư giả ngân sách marketing sẽ cần phải cân đo đong đếm tương đối kỹ lưỡng về hiệu quả trước khi đầu tư vào loại hình này. Với kinh nghiệm hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VGO EVENT sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về road show, quy trình tổ chức một hoạt động roadshow cho doanh nghiệp từ đó bạn sẽ có được câu trả lời cho riêng mình nhé!
Roadshow là gì?
Roadshow là hoạt đồng trình diễn và quảng bá sản phẩm của công ty trên đường phố đến công chúng mục tiêu. Hoạt động roadshow mà bạn thường thấy nhiều nhất tại Việt Nam là những đoàn người mặc bộ trang mục mang màu sắc đặc trưng của một công ty, chạy những hàng xe đạp hoặc xe máy, trên xe có để những tấm banner giới thiệu về sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp và chạy quanh các tuyến đường chính vào những giờ cao điểm.
Nguồn gốc của roadshow xuất phát từ ngành điện ảnh, khi chuẩn bị phát hành các bộ phim, người ta sẽ chọn các thành phố lớn như: Los Angeles, New York, hay San Francisco… và trình diễn bộ phim cho những khán giả ở đó xem trước khi được trình diễn rộng rãi. Việc tổ chức chiếu trình diễn các phim đã được bắt đầu ở Hollywood từ thời phim câm, song đến những năm từ 1955 đến 1972 việc này trở nên phổ biến nhanh chóng (nguồn thông tin: roadshow wikipedia).
Tổ chức roadshow có ưu điểm, nhược điểm gì?
Ưu điểm
- Quảng bá hình ảnh sản phẩm, dịch vụ đến trực tiếp khách hàng mục tiêu
- Xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp
- Gợi nhắc lại hình ảnh về sản phẩm của doanh nghiệp, hoặc thay đổi quan điểm của khách hàng về công ty
- Dễ gây sự chú ý cho đối tượng mục tiêu từ những hình ảnh đồng nhất, và những đoàn người di chuyển trên đường
Nhược điểm
- Tốn kém chi phí
- Không dễ đo lường hiệu quả như các hoạt động online
- Tiềm ẩn nhiều rủi ro khi tổ chức như: thời tiết, tình trạng giao thông, rủi ro an toàn giao thông
- Thủ tục xin phép triển khai tương đối rườm rà
Các loại hình roadshow hiện nay
Roadshow hiện nay đã tương đối phổ biến tại Việt Nam với đang dạng các hình thức phổ biến, một trong số đó có thể kể tới như:
1. Roadshow trưng bày và trình diễn
Với hình thức này, bạn sẽ chọn một địa điểm cố định trên đường phố, địa điểm đó sẽ trưng bày sản phẩm của doanh nghiệp, có đội ngũ PG (Promotion Girl) và PB (Promotion Boy) giới thiệu về sản phẩm đặc biệt, ngoài ra còn có những chú moscow ngộ nghĩnh và đáng yêu đại diện cho thương hiệu của bạn nhảy múa và khuấy động nhằm thu thú người đi đường qua lại.
2. Roadshow diễu hành trên phố
Người đi bộ, xe đạp hoặc xe máy để trình diễn…Đoàn xe diễu hành đi qua các phố với trang phục đặc biệt, gây chú ý của công chúng. Mỗi đoàn xe sẽ từ 10 đến 20 người, di chuyền nối đuôi nhau, sử dụng cùng một loại xe và cùng một trang phục, phía sau sẽ để những banner quảng cáo về sản phẩm, dịch vụ.
3. Roadshow tour đường dài
Sử dụng ô tô hoặc xe bán tải để trình diễn, đi qua các tỉnh thành mà doanh nghiệp muốn quảng bá hình ảnh của công ty đến đối tượng muc tiêu. Thời gian diễn ra sẽ kéo dài từ 1 đến 2 tuần làm việc. Đoàn trình diễn đi qua nhiều địa phương. Đến mỗi địa phương lại dừng lại trình diễn sản phẩm rồi mới đi tiếp.
Quy trình tổ chức roadshow từ A tới Z
Để tổ chức được một chương trình roadshow an toàn và hiệu quả, VGO EVENT xin chia sẻ tới bạn 7 bước sau, tùy thuộc vào loại hình công ty và đặc thù sản phẩm mà bạn có thể điều chỉnh sao cho phù hợp:
Bước 1: Dự trù kinh phí tổ chức
Bước đầu tiên khi làm bất cứ một chiến dịch truyền thông nào bạn cũng sẽ cần xác định được khoảng ngân sách dự trù. Khi tổ chức roadshow bạn sẽ cần xác định được mức chi tiêu mà công ty dành cho loại hình này để lựa chọn loại phương tiện, số lượng, thời gian tổ chức… cho phù hợp với ngân sách.
Một chương trình roadshow cơ bản sẽ bao gồm các loại chi phí sau:
- Chi phí thuê nhân sự chạy roadshow (Promotion Girl/ Promotion Boy)
- Chi phí đồng phục
- Chi phí thuê phương tiện (xe đạp, xe máy, xe ô tô…)
- Chi phí trang trí xe (banner, cờ…)
- Chi phí xin phép tổ chức roadshow
- Chi phí quản lý (nhân viên giám sát và xử lý sự cố, dịch vụ quản lý…)
Mức chi phí trung bình trên thị trường như sau:
- Roadshow bằng xe đạp: khoảng 2.000.000 đồng/xe/ngày (số lượng khoảng 10 xe, thời gian tổ chức khoảng 1 tuần)
- Roadshow bằng xe máy: khoảng 4.000.000 đồng/xe/ngàybáo ( số lượng khoảng 10 xe, thời gian tổ chức khoảng 1 tuần)
- Roadshow bằng ô tô 4 chỗ: khoảng 10.000.000 đồng/xe/ngày (số lượng khoảng 10 xe, thời gian tổ chức khoảng 1 tuần)
- Roadshow bằng ô tô 45 chỗ: khoảng 40.000.000 đồng/xe/ngày (Số lượng khoảng 3 xe trong thời gian khoảng 1 tuần)
- Roadshow bằng xe bus 2 tầng: khoảng 80.000.000 đồng/xe/ngày (Số lượng khoảng 3 xe, trong thời gian khoảng 5 ngày)
Bước 2: Xác định mục đích và đối tượng truyền thông
Đối tượng truyền thông sẽ ảnh hưởng rất lớn đến độ hiệu quả của chiến dịch roadshow, nó được coi là kim chỉ nam cho các hoạt động về sau của bạn. Một số câu hỏi bạn sẽ phải trả lời được trước khi tiến hành tổ chức roadshow:
- Đối tượng truyền thông sống khu vực nào?
- Họ làm công việc gì?
- Mức thu nhập trung bình của họ là bao nhiêu?
- Họ có thói quen và sở thích gì?
Khi đã xác định được cơ bản chân dung đối tượng mà bạn muốn nhắm tới, lúc đó bạn sẽ xây dựng mục đích của đối chiến dịch truyền thông này, một số mục đích truyền thông cơ bản như:
- Tăng độ nhận diện thương hiệu
- Quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới của công ty
- Thay đổi nhận thức của khách hàng về công ty
Ngoài ra, sẽ còn rất nhiều mục đích khác, phụ thuộc vào tình hình hoạt động và kinh doanh của công ty bạn. Ở bước này, VGO EVENT khuyên bạn không nên đặt ra quá nhiều mục đích cho một chiến dịch roadshow, nên tập trung vào một mục đích duy nhất, việc này giúp bạn tiết kiệm được tối đa nguồn lực cũng như khiến cho đối tượng tiếp nhận thông điệp dễ ghi nhớ chiến dịch của bạn.
Bước 3: Chọn thời gian và lên lộ trình di chuyển
Thời gian tổ chức một chương trình roadshow thường sẽ kéo dài từ 5 đến 7 ngày, với những chương trình roadshow đường dài sẽ mất nhiều thời gian hơn. Các khung giờ để đoàn xe của bạn đi trên đường thường là những khung giờ vàng, có nhiều đối tượng mục tiêu của bạn ra đường nhất thường là từ 7h sáng đến 9h sáng, buổi chiều từ 16h30 đến 19h.
Sau khi đã xác định được khoảng thời gian di chuyển, bạn sẽ lên thời gian cho từng cung đường di chuyển trong mỗi ngày. Ví dụ
Ngày 1: Thời gian từ 6h30 – 8h30; Số lượng: 20 PG; 20 xe đạp
Cung đường: Big C Trường Trinh – Hoàng Văn Thụ – Cộng Hòa Plaza – Trở lại BigC
Ngày 2: Thời gian từ 16h30 – 18h; Số lượng 15: PG; 15 xe đạp
Cung đường: Big C Trường Trinh – Khu Công Nghiệp Tân Bình – Toyota Tân Phú – Trở lại Big C
Bước 4: Thiết kế các hạng mục cần thiết
Để thu hút và ghi dấu ấn được với người đi đường, các thiết kế về trang phục và banner dán trên xe phải thật bắt mắt, ngoài ra các hình ảnh và màu sắc dùng trong thiết kế phải thể hiện được tính cách của sản phẩm, thương hiệu của bạn. Màu sắc đặc trưng sử dụng thông thường sẽ là màu logo chủ đạo của thương hiệu công ty.
Các hạng mục sẽ bao gồm:
- Trang phục cho PG; PB
- Banner dán xe
- Cờ
- Mũ bảo hiểm, mũ vải…
Lưu ý quan trọng là các mẫu thiết kế của bạn phải giúp truyền tải được thông điệp, người đi đường sẽ chỉ có khoảng 5s để thấy được hình ảnh, thông tin của công ty bạn, cho nên mọi thiết kế cần được đơn giản nhất có thể sao cho người xem có thể hiểu được, kích thước thiết kế vừa đủ sao cho ngươi đi đường có thể thấy nhưng cũng không quá cồng kềnh khi di chuyển.
Bước 5: Xin giấy phép tổ chức
Thời gian tổ chức của bạn chỉ diễn ra trong 1 ngày hay 1 tuần, bạn cũng sẽ cần phải xin phép đơn vị quản lý chức năng nơi tổ chức, cơ quán có thẩm quyền ở đây chính là: sở văn hóa thể thao và du lịch để được cấp phép, tránh tình trạng tự ý tổ chức khi chưa được cấp phép sẽ bị xử phạt hình chính. Đối với những chương trình roadshow liên tỉnh bạn chỉ cần xin phép tại 1 địa phương sau đó gửi giấy phép đến đã được đồng ý đến những địa phương khác.
Các hồ sơ xin cấp phép để tổ chức roadshow bao gồm:
1, Đơn xin cấp Giấy phép thực hiện quảng cáo (mẫu đơn như hình)
2, Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
3, 02 bản mẫu sản phẩm quảng cáo (in màu) bao gồm chữ ký của cá nhân hoặc con dấu của tổ chức xin phép.
4, Bản sao giấy tờ chứng minh chất lượng hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn và kỹ thuật theo quy định của pháp luật.
Các loại giấy tờ, hồ sơ này đều cần phải có dấu giáp lai hoặc được đảm bảo tính xác thực đầy đủ. Nếu không giấy phép sẽ bị trả về, doanh nghiệp không được cấp phép chạy roadshow.
Thời gian để được cấp phép sẽ từ 5 đến 10 ngày làm việc, nếu có kinh nghiệm bạn sẽ mất ít thời gian để được xin cấp phép hơn. Trong trường hợp xấu nhất, bạn sẽ không nhận được phản hồi từ phía đơn vị quản lý, để tránh trường hợp này bạn nên nhờ các agency tổ chức sự kiện có kinh nghiệm.
Bước 6: Sắp xếp nhân sự
PG và PB được coi là gương mặt của sản phẩm và thương hiệu chính vì vậy việc lựa chọn PG phải dựa trên các tiêu chí nét đẹp về hình thể, chiều cao, khuôn mặt và đặc biệt là phải có khả năng giao tiếp tốt. Ngoài ra, các PG và PB cũng cần am hiểu về sản phẩm của doanh nghiệp, trong trường hợp có những người đi đường đặt câu hỏi, PG và PB trả lời một cách rành mạch sẽ giúp tạo được sự tin tưởng với đối tượng mục tiêu.
Bước 7: Triển khai và kiểm soát chương trình
Trong quá trình tổ chức roadshow, cần phải quản lý và giám sát thật chặt bởi hình thức này được tổ chức ngay trên đường, và phải đảm bảo an toàn tuyệt đối cho PG và PB. Ngoài ra, cần có một nhân sự có kinh nghiệm dẫn đầu đoàn cho các nhân sự khác theo sau. Trong trường hợp đoàn bị vi phạm về luật lệ giao thông sẽ gây ra tác dụng ngược, hoặc cái nhìn không mấy tốt đẹp của người đi đường về thương hiệu của bạn.
Đặc biệt, bạn cũng có cần những phương án dự phòng trong trường hợp xấu ví dụ: xe bị hỏng dọc đường cần có xe thay thế ngay lập tức…
Trên đây là những chia sẻ của VGO EVENT về roadshow và cách để tổ chức roadshow hiệu quả, giảm thiểu được nhiều rủi ro cho doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức để có được một chương trình roadshow hiệu quả và chuyên nghiệp thì đừng ngần ngại tham khảo ngay dịch vụ tổ chức roadshow của VGO EVENT nhé!
