Lễ kỷ niệm thành lập công ty (Corporate Anniversary) là một dịp tương đối đặc biệt, đây là là cơ hội để doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ với khách hàng đối tác, nhân viên… vừa là thời điểm để quảng bá và xây dựng thương hiệu của công ty bạn. Do đó, nếu bạn phụ trách tổ chức buổi lễ này cho công ty mình, bạn sẽ cần chuẩn bị và lên kế hoạch thật kỹ lưỡng. Trong trường hợp bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức thì sao? Đừng lo, trong bài viết này VGO EVENT sẽ chia tới tới bạn kinh nghiệm tổ chức từ A tới Z.
Ý nghĩa của lễ kỷ niệm thành lập công ty
Nghi thức cắt bánh kem kỷ niệm 10 năm thành lập công ty
Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập giống như là một buổi sinh nhật của công ty nhưng sẽ gắn với những cột mốc đặc biệt thường là 5 năm, 10 năm, 20 năm…Đây là dịp để ghi dấu ấn trưởng thành của doanh nghiệp, các thành viên trong công ty sẽ cùng nhau quy tụ lại, cùng nhau nhìn lại những khó khăn, những thành quả mà công ty đã đạt được trong các năm đã qua.
Ngoài ra, một buổi lễ kỷ niệm thành lập cũng giúp doanh nghiệp xây dựng được mối quan hệ với những nhân viên, đội ngũ nhân sự đã gắn bó qua từng năm tháng với công ty. Các thành viên gắn bó lâu năm sẽ được vinh danh và trao tặng những phần quà ý nghĩa. Không chỉ có nhân viên, đối tác và khách hàng thân thiết cũng có thể được mời để tham gia vào buổi lễ này nhằm xây dựng mối quan hệ với họ.
Ý nghĩa cuối cùng không thể thiếu đó chính là giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp bạn tới khách hàng hiện tại và tiềm năng. Những hình ảnh và tư liệu trong buổi lễ có thể được sử dụng và đăng trên những kênh truyền thông của doanh nghiệp, một doanh nghiệp với tuổi đời lâu năm chắc chắn sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
Quy trình tổ chức lể kỷ niệm thành lập công ty
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, VGO EVENT xin chia sẻ tới bạn kinh nghiệm tổ chức một buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty từ A tới Z. Tùy thuộc vào quy mô và loại hình công ty mà bạn có thể chỉnh sửa lại một số bước cho phù hợp:
Bước 1: Dự trù kinh phí
Dự trù chi phí giúp giảm thiểu phát sinh khi tổ chức
Thông thường khi tổ chức sự kiện, bạn có thể liệt kê các hạng mục có trong chương trình sau đó cộng lại tất cả các khoản chi phí (cách này nên làm khi bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện). Cách thứ 2 là sẽ làm ngược lại, bạn sẽ đưa ra một mức chi phí dự trù, chi phí tổ chức sẽ không giao động quá nhiều mức chi phí này, tuy nhiên để làm được cách này bạn phải có kinh nghiệm tổ chức từ 1 đến 2 sự kiện của công ty.
Để tổ chức được một buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty, sẽ có các khoản chi phí phải chi trả như:
- Chi phí thuê địa điểm tổ chức
- Chi phí đặt ăn uống
- Chi phí mua quà tặng (nhân viên, khách mời…)
- Chi phí văn nghệ (nhóm nhảy, múa…)
- Chi phí thiết kế và in ấn (backdrop, photo booth, standee…)
- Chi phí nhân sự (Media chụp hình, MC…)
- Chi phí âm thanh, ánh sáng
- Chi phí kịch bản tổ chức (nếu có)
Bên cạnh chi phí tổ chức chính, bạn cũng nên cộng thêm một khoản ngân sách dự trù từ 5% đến 10% tổng ngân sách, số tiền này sẽ được sử dụng khi chương trình có phát sinh.
Bước 2: Lên danh sách khách mời, số lượng người tham gia
Lên danh sách khách mời đầy đủ trong buổi lễ thành lập công ty
Danh sách nhân sự, khách mời tham gia chương trình là công việc tiếp theo bạn phải hoàn thành trước khi chương trình diễn ra từ 1 đến 2 tháng. Sau khi đã có danh sách trong tay, bạn sẽ tiến hành gửi thiệp đến khách mời tham gia hội nghị, trước khi sự kiện diễn ra từ 1 đến 2 ngày bạn cũng lên gọi điện lại những khách mời quan trọng để xác nhận cũng như nhắc lại khách mời lịch tổ chức.
Với những khách mời đặc biệt quan trọng, bạn có thể đặt xe để đưa đón khách mời tới chương trình cũng như liên hệ đặt phòng lưu trú cho những khách mời ở xa, việc này vừa giúp thể hiện sự chuyên nghiệp từ phía đơn vị tổ chức, vừa thấy được sự tận tâm của doanh nghiệp bạn.
Bên cạnh đó, khi đã có danh sách người tham gia chương trình, bạn nên liệt kê ra những nhân sự có mốc thời gắn bó trên 10 năm, từ 5 năm, dưới 5 năm… và những khách mời (khách hàng, đối tác) để chuẩn bị những phần quà tặng khác nhau. Đây là một việc làm cần thiết giúp bạn liệt kê được đầy đủ chi phí.
Bước 3: Chọn địa điểm tổ chức
Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty trong ballroom
Địa điểm tổ chức sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của chương trình. Do đó, bạn cần chọn lựa một địa điểm phù hợp với quy mô, giá tiền, và vị trí thuận tiện di chuyển. Thông thường, những buổi lễ kỷ niệm sẽ được tổ chức trong những không gian kín như ballroom giúp tạo ra cảm giác thân mật và tran trọng cho buổi lễ, tại sài gòn sẽ có những trung tâm cho thuê ballroom chất lượng khác nhau bạn có thể cân nhắc tới như: GEM Center (quận 1); Riverside Palace (quận 4); Capella Gallery Hall (quận 10); White Palace (quận phú nhuận)…
>>> Xem thêm: Khám phá 10 địa điểm tổ chức sự kiện tại TP.HCM năm 2024
Trong trường hợp bạn dự tính tổ chức chương trình ở ngoài trời thì cân nhắc đến yếu tố thời tiết, đặc biệt là tại TP.HCM từ tháng 4 đến tháng 10 thường sẽ có mưa, bạn không nên tổ chức ở trời sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng chương trình của bạn.
Bước 4: Lên kịch bản chương trình
Lên kịch bản chương trình sao co phù hợp với đối tượng tham gia và truyền tải được thông điệp của buổi lễ
Trước khi lên kịch bản chương trình, bạn sẽ cần lựa chọn được thông điệp truyền tải, từ thông điệp bạn sẽ xây dựng concept và kịch bản cho phù hợp. Có thể hiểu thông điệp chính là tiếng nói của doanh nghiệp, thông điệp sẽ được thể hiện qua màu sắc, không gian, các nội dung có trong kịch bản (trò chơi, văn nghệ…) giúp thể hiện được thông điệp và gây ấn tượng tới những người tham gia.
Ngoài ra, khi xây dựng kịch bản cũng phải phù hợp với những khách mời tham gia vào sự kiện, ví dụ: những khách mời là những người có đội tuổi trẻ thì bạn có thể sử dụng các tiết mục văn nghệ sôi động, ngược lại khách mời là những người có tuổi thì nội dung chương trình nên nhẹ nhàng, thể hiện được sự kết nối cảm xúc…
Một mẫu kịch bản để tổ chức lễ khai trương sẽ bao gồm: thời gian, các hạng mục, chi tiết từng hạng mục… Bạn có thể tham khảo một mẫu kịch bản của VGO EVENT dưới đây:
| STT | Thời gian | Hạng mục | Chi tiết |
| 1 | 18:00 – 18:30 | Đón khách mời | Đón khách mời, chụp hình tại photo booth, tham gia vào các board game vui nhộn… |
| 2 | 18:30 – 18:40 | Tiết mục văn nghệ mở màn | Tiết mục LED Dancing |
| 3 | 18:40 – 18:45 | MC khai mạc chương trình | MC bước lên sân khấu để khai mạc chương trình |
| 4 | 18:45 – 19:00 | Lãnh đạo khui champagne và phát biểu | Ban lãnh đạo sẽ bước lên sân khấu để khui champagne khai tiệc, sau đó một đại diện sẽ ở lại trên sân khấu để phát biểu, gởi lời cảm ơn đến nhân viên và khách mời. |
| 5 | 19:00 – 19:15 | Xem video giới thiệu về công ty | Các thành viên sẽ cùng nhau xem lại một đoạn video giới thiệu về công ty, lịch sử hình thành và phát triển, những thành tựu và công ty đã đạt được. |
| 6 | 19:15 – 19:35 | Vinh danh và trao quà tặng | Mc sẽ mời những nhân viên có thời hạn gắn bó lâu năm với công ty, những khách mời là đối tác thân thiết của công ty lên sân khấu để nhận quà tặng. |
| 7 | 19:35 – 20:15 | Dùng tiệc | Chuyển qua nền nhạc nhẹ và mở đèn sáng, khách mời và nhân viên cùng nhau nhập tiệc. |
| 8 | 20:15 – 20:35 | Nghi thức cắt bánh kem | Ban lãnh đạo sẽ bước lên sân khấu, cùng nhau cắt bánh kem, đèn trong khán phòng sẽ được tắt, người tham gia sẽ cùng nhau hát bài Happy Birth đây trên nền nhạc. |
| 9 | 20:35 – 21:15 | Trò chơi đồng đội, cá nhân |
Game 1: Là ai? Ban tổ chức sẽ chiếu những tấm hình khi còn nhỏ của các thành viên trong công ty, thành viên nào nhanh tay giành quyền trả lời đúng sẽ nhận được phần thưởng. Game 2: Kahoot Người chơi sử dụng điện thoại và truy cập vào trang web Kahoot để trả lời các câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến công ty. Kết thúc trò chơi, ứng dụng sẽ chọn ra top 3 người trả lời đúng nhất. Game 3: Thời trang môi trường Các đội sẽ được ban tổ chức cung cấp các vật dụng như bao bố vải, kéo, màu nước, băng keo…. Trong thời gian 20 phút, các đội chơi phải vận dụng khả năng sáng tạo của mình để thiết kế ra 2 bộ trang phục cho nam và nữ. Sau khi thiết kế các bộ trang phục, các đội chơi sẽ lần lượt bước lên sân khấu để trình diễn và giải thích ý nghĩa của bộ trang phục. Ban tổ chức tìm ra đội chiến thắng dựa trên 3 tiêu chí: đẹp, sáng tạo và ý nghĩa thuyết phục. Game 4: Đất hẹp người đông Khi có hiệu lệnh của ban tổ chức, đội chơi sẽ gấp đôi tờ giấy A0 lại và cùng đứng vào trong tờ giấy sao cho chân không được chạm ra ngoài tờ giấy, nếu phạm luật đội chơi sẽ bị loại. Sau mỗi 30 giây, ban tổ chức sẽ ra hiệu lệnh tiếp theo. Các đội sẽ cùng thực thiện thử thách. Đội chiến thắng là đội còn lại cuối cùng. |
| 10 | 21:15- 21:20 | Kết thúc, chụp hình kỷ niệm | Mc lên sân khấu kết thúc chương trình, mời người tham dự lên sân khấu để chụp những bức hình kỷ niệm. |
Bước 5: Triển khai và giám sát
Triển khai và kiểm soát chương trình một cách kỹ lưỡng, phối hợp với đội ngũ tổ chức
Sau khi đã chuẩn bị kỹ lương và lên kịch bản hoàn thiện sẽ bước đến giai đoạn triển khai và giám sát chương trình. Trong quá trình diễn ra sự kiện, bạn sẽ cần triển khai mọi hạng mục một cách liên tục và không có thời gian bị trống, từ khi khách mời bước vào sảnh tiệc đến khi khách mời ra về.
Ngoài ra, nếu bạn là người chịu trách nhiệm tổ chức chính, bạn nên giữ bình tĩnh và đưa ra được các biện pháp kịp thời khi có vấn đề phát sinh xảy ra. Mỗi công việc đều có những người chuyên phụ trách, bạn chỉ nên đứng ở vai trò giám sát tổng thể để chương trình diễn ra được trôi chảy, không nên tham gia trực tiếp vào một vị trí gây ảnh hưởng đến những nhân viên chạy chương trình.
Một vài gợi ý để giúp bạn tổ chức lễ kỷ niệm được thành công:
1. Tổ chức lễ kỷ niệm kết hợp với một chuyến du lịch
2. Lên check list công việc theo thời gian giảm dần, người phụ trách…
3. Lên một kịch bản dự phòng (trò chơi backup, tiết mục văn nghệ backup, quà tặng backup…)
Trên đây là những chia sẻ của VGO EVENT giúp bạn tổ chức kỷ niệm thành lập công ty được thành công và ý nghĩa. Ngoài ra, nếu bạn cần đơn vị tư vấn về địa điểm tổ chức cũng như lên một kịch bản chương trình sáng tạo thì đừng ngần ngại liên hệ ngay tới VGO EVENT qua hotline: 0914.763.112 nhé!
