Tổ chức hội thảo là sự kiện mà chắc hẳn bạn từng tham gia một lần, từ thời còn đi học các đoàn khoa của trường sẽ thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo. Ngoài ra, các doanh nghiệp lớn hiện nay cũng sẽ có những buổi hội thảo, các chương trình hội thảo đặc biệt sẽ thu hút sự chú ý của hàng trăm ngàn người và được đưa tin trên báo trí lẫn các kênh online. Vậy ý nghĩa thực sự của các buổi hội thảo là gì? Sẽ có những lưu ý quan trọng nào khi tổ chức một buổi hội thảo? Cùng đi tìm lời giải ngay qua bài viết sau đây bạn nhé!
Hội thảo là gì?
Hội thảo là một sự kiện dùng để trao đổi, thảo luận về một vấn đề đang tồn đọng trong thị trường, xã hội, cuộc sống. Thông thường trong một chương trình hội thảo sẽ có sự góp mặt của các chuyên gia, các đơn vị quản lý nhà nước liên quan, các doanh nghiệp…Họ cùng nhau tọa đàm, đưa ra những góc nhìn và đánh giá với những góc nhìn khác nhau, từ đó đi đến mục đích cuối cùng là tìm ra được giải pháp, tháo gỡ được các nút thắt cho vấn đề.
Hội thảo “Cập nhật chăm sóc da từ hội nghị da liễu thế giới lần thứ 25” (ảnh suckhoedoisong.vn)
Trong một cuộc hội thảo, những người tham dự vào chương trình cũng có cơ hội được đưa ra các câu hỏi trực tiếp đến chuyên gia để nhận được câu trả lời cho thắc mắc của bản thân. Hội thảo có thể coi là một cuộc họp nhưng với quy mô lớn hơn, không chỉ nằm trong nội bộ của doanh nghiệp mà còn được mở rộng ra với sự góp mặt của các thành viên liên quan đến thị trường, xã hội (khách hàng, đối tác, lãnh đạo nhà nước…). Những đơn vị tổ chức hội thảo thường là các tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan chính phủ, tổ chức khoa học và doanh nghiệp trong ngành.
Hội thảo “Vực dậy bất động sản thúc đẩy phục hồi kinh tế” do Báo Thanh Niên tổ chức vào ngày 27/4/2023 (ảnh thanhnien.vn)
Một hội thảo gần đây có thể kể tới như: “Hội thảo vực dậy bất động sản – thúc đẩy phục hồi kinh tế“, hội thảo này do Báo Thanh Niên tổ chức, trong hội thảo có sự góp mặt của các nhà báo, sở tài nguyên và môi trường TP.HCM, các doanh nghiệp xây dựng và đầu tư bất động sản… Mục đích của hội thảo là đưa ra được những góc nhìn, lý giải nguyên nhân thị trường bất đất sản toàn quốc năm 2023 bị xuống dốc từ đó tìm ra được biện pháp kịp thời cho vấn đề này.
Vai trò của tổ chức hội thảo đối với doanh nghiệp
Hội thảo cũng là một công cụ trong marketing, đây là một hình thức Pr tương đối hiệu quả, những lợi ích của nó có thể kể đến như:
Thứ nhất, hội thảo chính là một cơ hội giúp doanh nghiệp tìm ra được giải pháp cho các vấn đề mà thị trường đang gặp phải. Những vấn đề này có tác động tương đối lớn và ảnh hưởng đến nhiều doanh nghiệp. Những rào cản có thể nảy sinh khi chưa có được góc nhìn chung từ các đơn vị liên quan như đối tác, doanh nghiệp, nhà nước…do đó, một buổi hội thảo sẽ giúp các bên được ngồi lại nhau, cùng nhau chia sẻ “góc nhìn đa chiều” về vấn đề.
Thứ hai, tổ chức một buổi hội thảo sẽ giúp quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng một cách nhanh chóng. Bởi các vấn đề mà những buổi hội thảo hướng tới thường sẽ là những vấn đề nóng hổi được rất nhiều người quan tâm. Thêm nữa, các nhà báo cũng được mới tới để tham dự vào sự kiện này và sẽ đưa tin trên những kênh báo mà đơn vị sở hữu giúp tên tuổi của bạn được tiếp cận tới khách hàng.
Cuối cùng, một buổi hội thảo sẽ giúp củng cố vị trí của doanh nghiệp trong tâm trí của khách hàng. Logo, tên tuổi hay sản phẩm của các doanh nghiệp tài trợ cho buổi hội thảo sẽ được in lên backdrop, standee…ngoài ra, những đơn vị tài trợ cũng sẽ được Mc nhắc tên và gửi lời cảm ơn từ đó giúp khách hàng hiện tại tin tưởng và có nhiều thiện cảm với doanh nghiệp hơn.
Các loại hình hội thảo hiện nay
Hội thảo “Hội thảo kinh tế Việt Nam năm 2022 và triển vọng năm 2023”, ngày 21/4, trường Đại học Kinh tế Quốc dân phối hợp cùng Ban Kinh tế Trung ương, Ủy ban Kinh tế của Quốc hội tổ chức (ảnh NEU)
Hội Thảo khoa học, kinh Tế: Nội dung của buổi hội thảo này thường sẽ tập trung vào các vấn đề kinh tế, thương mại, và tài chính. Hội thảo kinh tế thường có sự tham gia của các chuyên gia, doanh nhân, và nhà quản lý, nhằm chia sẻ thông tin, kinh nghiệm, và cơ hội kinh doanh. Ví dụ: Hội thảo kinh tế Việt Nam năm 2022 và triển vọng năm 2023; Hội thảo phát triển bền vững thị trường trong nước vùng trung du miền núi phía bắc đến năm 2030…
Hội thảo “Từ ăn sạch đến sống xanh” do VinMart+ tổ chức năm 2018 (ảnh Lương Thảo)
Hội Thảo Xã Hội: hội thảo xã hội tập trung vào các vấn đề xã hội, văn hóa, và chính trị. Chúng có thể liên quan đến những thách thức và cơ hội trong đời sống, giúp tạo cầu nối giữa các tầng lớp trong xã hội. Ví dụ: Hội thảo: “Thực trạng rác thải nhựa và sự cần thiết của việc phân loại rác tại nguồn”; Hội thảo “Từ ăn sạch đến sống xanh”…
Hội thảo “Giới thiệu tiềm năng, các điểm đến và giải pháp phát triển du lịch Tiền Giang bền vững, hiệu quả” năm 2022 (ảnh Báo Ấp Bắc)
Hội Thảo Du Lịch: Hội thảo du lịch thường là nơi để chia sẻ kiến thức về du lịch, khám phá văn hóa, và thúc đẩy ngành du lịch vùng miền, địa phương. Các chuyên gia và những người yêu du lịch có thể trao đổi thông tin về kinh nghiệm du lịch và xu hướng du lịch mới. Ví dụ: Hội thảo “Giới thiệu tiềm năng, các điểm đến và giải pháp phát triển du lịch Tiền Giang bền vững, hiệu quả”; Hội thảo “Đào tạo nguồn nhân lực du lịch đáp ứng nhu cầu xã hội”.
Hội thảo “Bệnh lý đường tiêu hóa trên một góc nhìn mới” (ảnh sưu tầm)
Hội Thảo Y Tế: Hội thảo y tế tập trung vào lĩnh vực y học, chăm sóc sức khỏe, và nghiên cứu y học. Những sự kiện này thường có sự tham gia của bác sĩ, nhà nghiên cứu y học, và người làm trong ngành y tế, với mục tiêu chia sẻ kiến thức về cách cải thiện chăm sóc sức khỏe và giải quyết các vấn đề y tế cụ thể. Ví dụ: Hội thảo “Bệnh lý đường tiêu hóa trên một góc nhìn mới”; Hội thảo “Y tế tận tâm – góc nhìn từ y tế tư nhân”.
Các lưu ý quan trọng khi tổ chức hội thảo?
1. Xác định đúng đối tượng mà cuộc hội thảo hướng tới.
Khi tổ chức một hội thảo bất kỳ xoay quanh một vấn đề, sẽ có rất nhiều đối tượng quan tâm tới chủ đề đó. Tuy nhiên, những đối tượng quan tâm có thể là khách hàng, doanh nghiệp, lãnh đạo địa phương…mỗi một đối tượng sẽ có những mối quan tâm khác nhau, nhiệm vụ của bạn là cần xác định đâu là “đối tượng chính”, từ đó thiết kế các nội dung, thời lương chương trình hướng tới đối tượng chính đó. Tránh tình trạng nội dung bị lan man, thời lượng chương trình quá dài gây ra sự mệt mỏi cho những người theo dõi.
2. Quảng bá về hội thảo: trước, trong và sau khi kết thúc
Để thu hút và cho nhiều người biết được hội thảo của bạn, các công việc truyền thông trước, trong và sau khi tổ chức hội thảo là việc làm không thể bỏ qua. Trong khi sự kiện diễn ra, bạn cũng nên phát trực tiếp chương trình trên các kênh online mà doanh nghiệp, đơn vị của bạn sử hữu như fanpage, youtube…do thói quen, hành vi sử dụng các phương tiện online của công chúng ngày càng nhiều.
3. Thu thập ý kiến phản hồi về buổi hội thảo
Sau khi kết thúc chương trình bạn đừng quên thu thập ý kiến phản hồi của những người tham gia, theo dõi hội thảo, đây là những đánh giá khách quan và chính xác nhất. Đôi khi bạn sẽ không nhìn ra được những khiếm khuyết từ chương trình khi đứng ở vai trò tổ chức, ngược lại ở vị trí những người tham gia vào chương trình họ sẽ có những đánh giá, nhận xét “quý báu” cho sự kiện của bạn. Bên cạnh đó, đừng bỏ qua cá phản hồi của những người theo dõi trên các kênh online.
4. Có kế hoạch dự phòng
“Không chuẩn bị – nghĩa là bạn đã sẵn sàng cho thất bại”
Chuẩn bị và lên kế hoạch kỹ lưỡng chính là chiếc chìa khóa giúp cho chương trình của bạn được diễn ra thành công và giảm thiếu được tối đa các rủi ro khi triển khai. Một kế hoạch dự phòng cho những vấn đề phổ biến với sự kiện như âm thanh, ánh sáng, y tế, an ninh, đường truyền mạng…là việc làm hoàn toàn cần thiết. Do đó, đừng quên chuẩn bị một kế hoạch B cho toàn bộ buổi hội thảo của bạn, khi có vấn đề sảy ra, bạn sẽ có được chiếc phao cứu cánh kịp thời và nhanh chóng.
Công ty chuyên tổ chức hội thảo – VGO EVENT
VGO EVENT là công ty chuyên tổ chức sự kiện tại TP.HCM. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề, chúng tôi đã đồng hành và hỗ trợ tổ chức chương trình cho các doanh nghiệp như: HDBank, VPBank, VIB, MBBank…Chính vì thế, khi khách hàng sử dụng dịch vụ của VGO EVENT đều cảm thấy an tâm và tin tưởng. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng không ngừng đào tạo đội ngũ nhân sự, luôn lấy “con người” làm trọng tâm cho các quyết định phát triển của công ty, hướng tới mục tiêu mang lại những sản phẩm, dịch vụ phù hợp nhất với từng khách hàng.
Xem thêm:
- Các trung tâm chuyên tổ chức hội nghị, hội thảo tại TP.HCM
