Gala dinner là một trong những sự kiện được các doanh nghiệp tổ chức hàng năm. Sự kiện này được tổ chức vào các dịp đặc biệt như: tất niên, đầu năm, kỷ niệm công ty… Mặc dù được tổ chức thường xuyên, nhưng không phải ai cũng nắm rõ được những lợi ích của gala dinner mang lại? hay các “lưu ý quan trọng” để tổ chức gala dinner được thành công? Để thỏa chí tò mò của bạn, cùng VGO EVENT tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Gala dinner là gì?
Gala dinner là một buổi tiệc được tổ chức vào buổi tối, trong chương trình sẽ có các hoạt động văn nghệ, các hoạt động tương tác giữa công ty tổ chức và khách mời…Doanh nghiệp thường tổ chức gala dinner vào các dịp đặc biệt như: tri ân khách hàng, kỷ niệm thành lập công ty, tất niên cuối năm…
Một buổi tiệc gala dinner có thể tổ chức tại nhiều địa điểm như: trong nhà hàng, ballroom, ngoài bãi biển, ngoài trời…Tùy thuộc vào tính chất của chương trình và mục đích tổ chức mà công ty nên lựa chọn hình thức phù hợp.
Tại sao nên tổ chức gala dinner?
Mặc dù đêm tiệc gala chỉ diễn ra trong một buổi nhưng nó mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp có thể kể đến như:
Giúp tạo động lực làm việc cho nhân viên
Tặng quà khích lệ nhân viên
Ông cha ta có câu “trăm đồng tiền công không bằng một đồng tiền thưởng”. Chính vì thế việc trao thưởng để tạo thêm động lực, tiếp thêm năng lượng làm việc cho nhân viên là điều mà mọi doanh nghiệp cần làm. Và đêm tiệc gala chính là một chương trình để công ty có thể vinh danh hay trao thưởng cho các cá nhân và tập thể xuất sắc trong công ty.
Nếu doanh nghiệp bạn chưa làm điều này thì có thể thử áp dụng ngay nhé, VGO EVENT tin rằng nó sẽ mang lại những kết quả bất ngờ cho doanh nghiệp của bạn.
Giúp công ty xây dựng được mối quan hệ với khách hàng và đối tác
Xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác
Khách hàng thân thiết và đối tác lâu năm chính là những người đồng hành cùng với sự tồn tại và phát triển của công ty. Do đó, việc bạn quan tâm hay chú trọng thời gian để chăm sóc nhóm đối tượng này là vô cùng cần thiết.
Một đêm tiệc gala cùng những lời phát biểu tri ân vô cùng ý nghĩa hay những khoảnh khắc tặng những phần quà cảm ơn chắc chắn sẽ chạm được tới cảm xúc của khách mời.
Giúp quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp
Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp muốn truyền tải một thông điệp nào đến khách hàng để làm rõ hình ảnh thương hiệu của công ty trong mắt khách hàng, đối tác, xã hội…thì buổi tiệc gala dinner sẽ giúp doanh nghiệp làm được điều đó.
Vi dụ: Doanh nghiệp bạn muốn truyền tải thông điệp “sống xanh” để phù hợp với định vị “phát triển bền vững” thì có thể sử dụng câu slogan “Grow with environment” và tổ chức chương trình theo ý tưởng “sống xanh”.
Bên cạnh đó, Không gian tổ chức sẽ được thiết kế theo một màu xanh chủ đạo từ: backdrop, banner, standee…đều mang một phong cách thống nhất. Kịch bản chương trình cũng sẽ được xây dựng để phù hợp với thông điệp, từ đó giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp một cách trọn vẹn nhất tới khách mời.
Nếu bạn là khách mời được đến dự một buổi tiệc được thiết kế và tổ chức như thế, VGO EVENT tin rằng bạn sẽ có ấn tượng rất lớn với chương trình đó.
Giúp gắn toàn bộ các thành viên trong công ty
Gắn kết nội bộ công ty
Một ý nghĩa vô cùng quan trọng khi nhắc đến tiệc gala đó chính là giúp kết nối và thu hẹp khoảng cách của mọi người lại với nhau.
Ngày nay, mọi người làm việc và giao tiếp với nhau thông qua màn hình máy tính điều này giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, tuy nhiên nó cũng ảnh hưởng đến yếu tố “cảm xúc”, bởi công nghệ đang làm giảm dần đi sự tương tác trực tiếp của con người (bắt tay, khoắc vai, ôm…)
Chính vì thế, một buổi tiệc gala dinner với các hoạt động tập thể (trò chơi tập thể, văn nghệ tập thể…) giúp tạo ra một bầu không khí vui vẻ, sôi động bao trùm lên toàn bộ không gian tổ chức, khi đó mọi người sẽ có thểm những sợi dây kết nối với nhau.
Chắc hẳn bạn đã hình dung rõ được vai trò to lớn mà một buổi tiệc gala dinner mang lại, tuy nhiên để làm được điều đó, khi tổ chức một chương trình gala dinner bạn phải nắm được các lưu ý quan trọng dưới đây.
4 lưu ý quan trọng khi tổ chức tiệc gala dinner
1. Dự trù ngân sách hợp lý
Dự trù ngân sách – Nguồn: Internet
Đối với doanh nghiệp, chi phí sẽ là yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Khi tổ chức gala dinner cũng vậy, bạn cũng cần phải cân nhắc sử dụng ngân sách sao cho hợp lý nhất.
Các chi phí tổ chức gala dinner sẽ bao gồm:
- Chi phí thuê địa điểm tổ chức
- Chi phí trang trí không gian tổ chức
- Chi phí âm thanh, ánh sáng
- Chi phí nhân sự chương trình (Mc, nhóm nhảy, nhân sự event…)
- Chi phí ăn uống, quà tặng.
Bạn cần xác định rõ từng yêu cầu của bạn đối với chương trình (tổ chức ở đâu? số lượng người bao nhiêu? có những nội dung gì trong chương trình…) Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng dự trù được ngân sách khi làm việc với các đơn vị tổ chức sự kiện.
VGO EVENT xin gợi ý tới bạn là nên tham khảo báo giá của ít nhất 3 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để làm cơ sở dự trù ngân sách tổ chức cho mình. Bên cạnh đó, bạn cũng nên dành ra khoảng 10% tổng chi phí tổ chức làm chi phí phát sinh cho chương trình.
2. Chọn địa điểm tổ chức thuận tiện
Chọn địa điểm tổ chức – Nguồn: Internet
Đối với địa điểm tổ chức, bạn nên chọn những địa điểm sao cho toàn bộ khách mời tham dự chuyển tới một cách thuận tiện và an toàn khi di chuyển nhất, bởi chương trình sẽ kết thúc vào đêm muộn.
Mặt khác, thuê địa điểm tổ chức sẽ mất một khoản chi phí cố định (không thay đổi theo số lượng người tham dự), do đó bạn cần cân nhắc sao cho hợp lý nhất, theo kinh nghiệm tổ chức của VGO EVENT chi phí thuê địa điểm tổ chức sẽ không quá 25% tổng chi phí tổ chức.
3. Lên danh sách khách mời đầy đủ
Lên danh sách khách mời
Trước khi tổ chức chương trình, bạn cần phải lên đầy đủ được danh sách khách mời hay danh sách người tham dự chương trình. Việc làm này sẽ mang lại cho bạn một số lợi ích sau:
- Triển khai chương trình cho phù hợp với đối tượng khách mời
- Dự trù kinh phí cho các dịch vụ chương trình (chỗ ngồi, ăn uống, quà tặng…)
- Tránh được tình trạng mời thiếu người tham dự (đây là lỗi tối kỵ cần tránh khi tổ chức sự kiện)
- Lên được kế hoạch gửi thiệp mời cho từng khách mời sao cho phù hợp với thời gian tổ chức.
Trên đây là những thông tin hữu ích giúp cho công ty của bạn có một buổi tiệc gala dinner diễn ra thành công. Mỗi chương trình diễn ra đều sẽ có những rủi ro phát sinh, điều quan trọng là bạn có thể “kiểm soát” và “xử lý” kịp thời những tính huống đó. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức để tổ chức được một chương trình gala dinner chuyên nghiệp và ý nghĩa thì đừng bỏ qua dịch vụ tổ chức gala dinner của VGO EVENT nhé.
