Kinh nghiệm tổ chức ngày hội gia đình từ A tới Z

Tổ chức ngày hội gia đình (Family Day) là một dịp giúp gắn kết các thành viên trong gia đình, mọi thành viên trong gia đình sẽ có cơ hội xây dựng những kỷ niệm thông qua các hoạt động vui chơi tập thể. Ngoài ra, đây cũng là một dịp tương đối tốt để công ty thể hiện sự quan tâm đến toàn bộ đội ngũ nhân viên của mình. Vậy ngày hội gia đình còn có những ý nghĩa nào? Nếu bạn phụ trách tổ chức một chương trình ngày hội gia đình thì sẽ có những bước nào? Cùng khám phá bài viết sau đây của VGO EVENT để giải đáp ngay các thắc mắc bạn nhé! 

Ngày hội gia đình là gì?

Ngày hội gia đình công ty SKEDULO do VGO tổ chức tại Thảo Điền Village

Ngày hội gia đình là một dịp đặc biệt để các thành viên trong gia đình tụ họp và tận hưởng thời gian chất lượng bên nhau. Thường được tổ chức vào ngày cuối tuần hoặc trong các ngày nghỉ lễ, ngày hội gia đình thường bao gồm các hoạt động như chơi trò chơi, thể thao, nấu ăn, xem phim, hoặc thậm chí là một chuyến du lịch. Đây là cơ hội để củng cố mối quan hệ gia đình và nuôi dưỡng những kỷ niệm gia đình.

Ngoài ra, ngày 28/6 hàng năm được chọn làm ngày gia đình Việt Nam để tôn vinh những giá trị tốt đẹp của gia đình, những giá trị văn hóa tốt đẹp từ ngàn đời xưa.

Ý nghĩa của ngày hội gia đình

Cả gia đình cùng nhau vẽ một bức tranh và nói về ý nghĩa của bức tranh đó

Dưới đây là một số ý nghĩa của ngày hội gia đình mà bạn chưa biết, VGO EVENT đã tổ chức một số ngày hội gia đình cho các doanh nghiệp tại TP.HCM và đúc kết ra một số nội dung chính sau:

• Xây dựng và gắn kết gia đình: đây là ý nghĩa đầu tiên và quan trọng nhất, để xây dựng được mội “tổ ấm tình thương” thì cần phải có nhiều hoạt động mà mọi người trong gia đình cùng ngồi lại, quây quần bên nhau. Sẽ có còn thời gian dành cho công việc, hay chăm chú vào smart phone, mà chỉ có những hoạt động vui chơi thử thách bổ ích.
• Tôn vinh gia đình: ý nghĩa thứ hai chính là tôn vinh vai trò quan trọng của gia đình trong xã hội. Gia đình được coi là nền tảng của xã hội, và gia đình bền vững cũng là điều kiện cần để xây dựng nên một công ty bền vững. Cần phải trong ấm thì ngoài mới êm, do vậy gia đình hạnh phúc có thể được coi là một chất liệu quan trọng không thể thiếu để người đi làm phấn đấu và nỗ lực làm việc.
• Chia sẻ kinh nghiệm: ngày hội gia đình là thời điểm tuyệt vời để các ông bố và bà mẹ chia sẻ kinh nghiệm về việc dạy con, gìn giữ hạnh phúc gia đình, và trao đổi những lời khuyên hữu ích. Như ông cha ta đã nói “Học ăn, học nói, học gói, học mở”, mọi việc đầu cần phải học, nhất là việc xây dựng tổ ấm là một công việc quan trọng của cả đời người, việc học cách làm mẹ, làm cha sẽ cần phải được trau dồi và bồi đắp kiến thức hàng ngày.
• Thấu hiểu và đồng cảm: thấu hiểu là khả năng nhìn thấu và hiểu rõ về cảm xúc, hành động của người khác. Một trong những cách để giúp “cha mẹ và con cái thấu hiểu nhau” chính là hoán đồi vị trí cho nhau, cha mẹ có thể biết được những góc nhìn của con cái (xem những thước phim, những tâm sự của những bạn nhỏ chia sẻ mà không giám nói trực tiếp với cha mẹ…), và con cái có thể đóng giả vai làm cha mẹ, thực hiện những công việc hành ngày (cơm nước, đi chợ, giặt giũ…), và ngày hội gia đình hoàn toàn có thể tạo ra những khoảng thời gian hoán đổi vai như thế.
• Thể hiện sự quan tâm từ phía công ty: ý nghĩa cuối cùng nhưng cũng ảnh hưởng đến quyết định tổ chức sự kiện này, một chương trình ngày hội gia đình được diễn ra cho thấy công ty có những chính sách phúc lợi tốt với nhân viên, đây là hành động thể hiện sự quan tâm đến đời sống của họ. Từ hành động này sẽ hình thành nên một sợi dây kết nối vững chắc giữa nhân viên và công ty, củng cố lòng trung thành và sự hài lòng nơi làm việc của nhân sự.

Quy trình tổ chức ngày hội gia đình

Ngày hội gia đình tuy chỉ là một sự kiện, nhưng ý nghĩa có nó thật to lớn đúng không nào? Để phát huy được hết những lợi ích và vai trò đó, bạn phải nắm được những bước quan trọng, quy trình từ A tới Z để tổ chức một ngày hội gia đình cho nhân viên. Cùng dời mắt xuống những dòng tiếp theo bạn nhé.

Bước 1: Dự trù kinh phí tổ chức

Thuê chú thỏ mascow và chú hề tạo hình bóng bay trong ngày hội gia đình

Kinh phí tổ chức sẽ quyết định trực tiếp đến chất lượng và quy mô tổ chức của chương trình. Do đó, bạn cần phải xác định được một mức chi phí dự trù, một khỏa ngân sách sự kiến dành cho toàn bộ chương trình. Trong trường hợp bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức những chương trình sự kiện trước đó bạn có thể liệt kê ra trước những khoản chi phí cần có như:

• Địa điểm tổ chức
• Nhân sự (chạy chương trình, MC, chú hề, mascow, …)
• Thiết kế và in ấn (backdrop, banner, standee, áo…)
• Thực đơn ăn uống (teabreak, ăn mặn…)
• Quà tặng cho đội thắng cuộc
• Âm thanh, ánh sáng…
• Dụng cụ tổ chức trò chơi (thuê hoặc mua…)

Từ những hạng mục có trong chương trình, bạn sẽ liên hệ đến trực tiếp từng bên để tìm hiểu về giá và cộng lại tổng chi phí cần để tổ chức một chương trình hoàn chỉnh. Liệt kê từng nội dung trong chương trình cũng giúp bạn tổ chức chương trình một cách tiết kiệm và tránh lãng phí ngân sách, những hạng mục nào không phù hợp với bạn có thể điều chỉnh ít lại hoặc cắt giảm nhằm tổ chức chương trình chất lượng với một mức chi phí thấp nhất có thể.

Sau khi đã có được tổng chi phí tổ chức, bạn nên dành ra từ 5% đến 10% số tiền dùng cho các khoản phát sinh khi kết thúc chương trình. Bởi trong thực tế, sẽ có nhiều hoạt động phát sinh thêm như tăng thêm số lượng người tham gia hay cần thuê thêm thiết bị dụng cụ…khoản chi phí này sẽ giúp bạn thanh lý hợp đồng một cách nhanh chóng, chánh những thủ tục rườm rà sau khi kết thúc chương trình.

Bước 2: Lựa chọn thông điệp, concept và lên kịch bản

Lựa chọn thông điệp, concept và lên kịch bản chương trình bao gồm các nội dung sẽ diễn ra trong ngày hội

Khi tổ chức sự kiện, cần phải có thông điệp truyền tải. Đây chính là lời nói mà doanh nghiệp muốn gửi gắm đến những người tham gia vào chương trình. Có thể nói, thông điệp chính là linh hồn của toàn bộ chương trình, các hoạt động như: trò chơi, thiết kế, slogan…đều nhằm mục đích duy nhất là giúp truyền tải được thông điệp. Một số thông điệp được truyền tải qua slogan thường dùng như: Gia đình là số 1; Gia đình đoàn kết – Công ty chấp hết; Gia đình yêu thương…

Sau khi đã có thông điệp, bước tiếp theo là bạn sẽ sử dụng concept (ý tưởng) tổ chức. Ví dụ như: tổ chức cuộc thi nấu ăn (đi chợ, chuẩn bị đồ, về nấu, cùng nhau ăn uống); tổ chức các trò chơi gia đình (mỗi gia đình là một đội chơi, cùng nhau tham gia các trò chơi để giành chiến thắng); tổ chức chương trình amazing race (các thành viên cùng nhau giải mật thư để tìm trạm thử thách, đội nào về đích đầu tiên sẽ giành chiến thắng).

Khi chọn lựa concept, bạn phải cân nhắc đến thông điệp mà bạn muốn truyền tải, concep nào giúp thể hiện được thông điệp một cách tốt nhất thì đó là ý tưởng phù hợp. Ví dụ thông điệp của bạn là: 

Cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng, đó chính là lên kịch bản tổ chức (các hoạt động có trong chương trình). Đây là một bảng gồm thời gian, hạng mục và chi tiết từng hạng mục. Bạn có thể tham khảo một kịch bản mẫu cho ngày hội gia đình của VGO EVENT như sau:

Lưu ý: bạn lên đi theo đúng trình tự chương trình, từ chọn thông điệp, chọn concpet chương trình và cuối cùng là lên kịch bản tổ chức. Thêm nữa, để giảm thiếu tối đa rủi ro khi chương trình diễn ra, bạn cũng nên có một kịch bản dự phòng để triển khai chương trình được kịp thời và không bị gián đoạn.

Bước 3: Lên checklist công việc

Liệt kê đầy đủ các công việc, dụng cụ cần mua…vào trong checklist, giúp bạn không bỏ xót công việc

Để tổ chức một chương trình ngày hội gia đình hoàn chỉnh sẽ có rất nhiều công việc cần chuẩn bị, và một trong những kinh nghiệm “xương máu” của những anh em chuyên chạy sự kiện đó chính là lên bảng check list nội dung công việc. Khi đã có bảng checklist trong tay, tình trạng bị thiếu hay quên mua thứ gì đó gần như không còn xảy ra. Nội dung một bảng checklist sẽ như sau:

Bước 4: Triển khai chương trình

Phối hợp cùng với MC và các nhân sự chạy sự kiện để điều tiết các nội dung được diễn ra theo đúng như kịch bản

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các hạng mục có trong chương trình, sẽ tới bước triển khai và giám sát chương trình. Nhiệm vụ quan trọng của bạn là cần đảm bảo chương trình được diễn ra theo đúng như kịch bản đã lên từ trước. Ngoài ra, bạn cũng cần phối hợp với MC, âm thanh, nhân sự chạy chương trình…để điều tiết chương trình và hỗ trợ người chơi trong quá trình tổ chức.

Trong quá trình triển khai, bạn nên bình tĩnh giải quyết các vấn đề nảy sinh, chia sẻ đến từ kinh nghiệm của VGO EVENT là với bất cứ tình huống này, bạn hãy giữ bình tĩnh và “tìm giải pháp chứ không truy cứu người chịu trách nhiệm”, làm sao cho các nội dung được diễn ra liên tục, đảm bảo thời gian tổ chức.

Một vài lưu ý khi tổ chức

• Tuyệt đối đảm bảo an toàn cho người chơi, chỉ một sơ xuất nhỏ ảnh hưởng đến sức khỏe của những nguời chơi cũng sẽ khiến cho chương trình của bạn bị ảnh hưởng lớn.
• Lên kế hoạch tổ chức và liên hệ đặt dịch vụ càng sớm càng tốt, việc này sẽ giúp bạn có nhiều thời gian chuẩn bị và không bị cháy dịch vụ vào những mùa cao điểm.
• Tổ chức chương trình ngoài trời thì cần tính đến phương án trời mưa, đặc biệt tại TP.HCM sẽ có mưa từ tháng 4 đến tháng 10.
• Thu thập ý kiến phản hồi từ người tham gia, đội ngũ tổ chức…sau chương trình, rút kinh nghiệm cho lần sau (đặc biệt nếu là lần đầu tổ chức, bạn sẽ có được kinh nghiệm quý báu để tổ chức những chương trình lần sau)

Trên đây là những chia sẻ của VGO EVENT giúp bạn tổ chức ngày hội gia đình được thành công và ý nghĩa hơn. Để chương trình giảm thiểu được nhiểu rủi ro bạn cần phải chuẩn bị và lên kế hoạch thật kỹ lưỡng trước khi tổ chức, tránh tình trạng chủ quan. Ngoài ra, nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức để chọn địa điểm, chọn thông điệp, lên kịch bản…thì đừng bỏ qua dịch vụ tổ chức ngày hội gia đình của VGO EVENT nhé, với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, chúng tôi đã đồng hành và tổ chức chương trình cho nhiều đơn vị như: HDBank, VPBank, MBBank, VIB, METUB…

Xem thêm:

• Trò chơi team building gia đình vui nhộn và ý nghĩa
• Địa điểm tổ chức team building tại TP.HCM [cập nhật năm 2024]