Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp dành cho nhà tuyển dụng

Viết thư từ chối ứng viên là một công việc tương đối nhạy cảm, viết sao cho “chuyên nghiệp” và không khiến ứng viên cảm thấy “thất vọng” về bản thân không phải là chuyện dễ dàng. Một email từ chối chỉ khoảng vài dòng, nhưng cũng sẽ giúp người được nhận cảm thấy được an ủi và có thiện cảm với doanh nghiệp của bạn. Bài viết dưới đây VGO EVENT xin chia sẻ tới bạn các mẫu email từ chối ứng viên chuyên nghiệp và ngắn gọn, cùng khám phá và chọn cho mình những bài mẫu ưng ý nhất nhé!

Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp

Đôi khi sẽ có nhiều Hr “quên” viết thư phản hồi kết quả phỏng vấn, khiến cho ứng viên không có thiện cảm về cách làm việc của công ty. Theo như một cuộc khảo sát, những thông tin tiêu cực sẽ có khả năng lan truyền nhanh và rộng gấp 3 lần thông tin tức cực. Do đó, để không mất điểm trong thị trường lao động, bạn đừng “quên” viết một lá thư phản hồi cho các ứng viên.

Thông thường, trong quy trình tuyển dụng sẽ đi qua 3 bòng: vòng hồ sơ – vòng phỏng vấn – vòng bài test. Mỗi một vòng, bạn sẽ loại bớt những ứng viên không phù hợp và cũng sẽ gửi đến những ứng viên bị loại đó thư từ chối. Nội dung của lá thư từ chối sẽ bao gồm các mục như: thông tin ứng viên, lời cảm ơn, kết quả phỏng vấn, mời ứng tuyển lại. Dưới đây sẽ là những bài mẫu từ chối cho từng vòng.

1. Vòng hồ sơ

vòng xét duyệt hồ sơ ứng tuyể

Mẫu 1:

Thân gửi [tên ứng viên],

Mình là [tên của bạn] làm việc tại bộ phận nhân sự của công ty [tên công ty]. Lời đầu tiên [tên của bạn] xin trân thành cảm ơn vì [tên ứng viên] đã quan tâm đến vị trí [vị trí đang tuyển] của công ty [tên công ty].

Sau khi xem xét hồ sơ của bạn một cách kỹ lưỡng, [tên của bạn] rất tiếc khi phải thông báo rằng bạn chưa phù hợp với vị trí mà công ty đang cần tuyển dụng. Bộ phận nhân sự của [tên công ty] đã phải dành rất nhiều thời gian cân nhắc để đưa ra được quyết định này. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng [tên công ty] đánh giá không cao năng lực và kỹ năng hiện tại của bạn.

[tên của bạn] xin được phép giữ lại thông tin ứng tuyển của bạn để gửi thông báo tới bạn khi công ty có kế hoạch tuyển dụng trong thời gian tới.

Một lần nữa, [tên của bạn] xin cảm ơn bạn. Chúc bạn sẽ sớm tìm được vị trí mong muốn trong thời gian ngắn nhất.

Trân trọng!

Mẫu 2:

Thân gửi [tên ứng viên],

Mình là [tên của bạn], đại diện cho bộ phận nhân sự của công ty [tên công ty]. Trước tiên, mình xin gửi lời cảm ơn chân thành đến [tên ứng viên] vì đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí [vị trí đang tuyển] trong công ty [tên công ty].

Sau khi xem xét cẩn thận hồ sơ của bạn, mình phải thông báo rằng [tên công ty] đã chọn ứng viên khác phù hợp hơn cho vị trí này. Mình hiểu rằng việc này có thể khiến bạn không vui, nhưng xin hãy hiểu rằng quyết định này không dễ dàng và đã được đưa ra sau nhiều sự cân nhắc cùng với tiêu chuẩn yêu cầu trong công việc của [tên công ty].

Tuy bạn không được chọn trong vòng tuyển dụng này, nhưng đừng từ bỏ ước mơ và sự nỗ lực. Hãy tiếp tục phát triển kỹ năng và trau dồi kinh nghiệm, vì điều đó sẽ giúp bạn tăng cơ hội thành công trong các cơ hội tuyển dụng khác. Mình sẽ giữ lại hồ sơ của bạn trong cơ sở dữ liệu và xem xét nếu có cơ hội phù hợp với bạn trong tương lai.

Một lần nữa, Mình xin cảm ơn bạn vì đã dành thời gian và quan tâm đến vị trí [vị trí đang tuyển] tại công ty [tên công ty]. Chúc bạn may mắn trong sự nghiệp và tìm được môi trường làm việc phù hợp với đam mê và khả năng của bạn.

Trân trọng!

Mẫu 3:

Thân gửi [tên ứng viên],

Mình là [tên của bạn], đại diện cho bộ phận nhân sự của công ty [tên công ty]. Trước tiên, Mình xin chân thành cảm ơn [tên ứng viên] đã quan tâm và nộp đơn xin việc cho vị trí [vị trí đang tuyển].

Sau khi xem xét kỹ lưỡng hồ sơ của bạn, mình muốn thông báo rằng hồ sơ của bạn không vượt qua vòng tuyển dụng cho vị trí [vị trí đang tuyển] tại [tên công ty]. Quyết định này không hề dễ dàng và đã được đưa ra sau nhiều sự cân nhắc kỹ lưỡng từ phía bộ phận nhân sự của [tên công ty].

Xin hãy hiểu rằng việc từ chối không có nghĩa là [tên công ty] không đánh giá cao năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Việc ứng tuyển của bạn cho thấy sự quan tâm và nỗ lực chân thành, và mình hy vọng rằng những phẩm chất này sẽ giúp bạn thành công trong tương lai, cũng như trong các cơ hội tuyển dụng khác.

Mình sẽ tiếp tục lưu giữ thông tin ứng tuyển của bạn trong cơ sở dữ liệu của [tên công ty]. Nếu có cơ hội tương lai phù hợp với hồ sơ của bạn, mình sẽ liên hệ để mời bạn tham gia lần tuyển dụng tiếp theo.

Một lần nữa, xin cảm ơn sự quan tâm của bạn cho vị trí [vị trí đang tuyển] tại [tên công ty]. Mình chúc bạn thành công và tìm được vị trí công việc phù hợp với mong muốn của bạn.

Trân trọng!

2. Vòng phỏng vấn

phỏng vấn trực tiếp ứng viên

Mẫu 1:

Thân gửi [tên ứng viên],

Mình là [tên của bạn], đại diện cho bộ phận nhân sự của công ty [tên công ty]. Trước tiên, mình xin chân thành cảm ơn [tên ứng viên] đã dành thời gian tham gia cuộc phỏng vấn cho vị trí [vị trí đang tuyển] tại công ty [tên công ty].

Sau khi xem xét kỹ lưỡng kinh nghiệm và kỹ năng của bạn thể hiện trong cuộc phỏng vấn vừa qua, [tên công ty] đã quyết định bạn không thể cùng bạn đi tiếp vào vòng tuyển dụng tới. Mình rất trân trọng sự quan tâm và nỗ lực mà bạn đã thể hiện trong quá trình ứng tuyển.

[tên công ty] đánh giá rất cao những phẩm chất và kỹ năng mà bạn đã chia sẻ trong cuộc phỏng vấn. Dựa trên đó, mình tin rằng bạn sẽ tìm thấy cơ hội phù hợp với ước mơ và tiềm năng của mình ở nơi khác. Hãy giữ lấy tinh thần lạc quan và tự tin trong việc tìm kiếm cơ hội mới. [tên của bạn] chúc bạn sẽ sớm tìm thấy môi trường làm việc tuyệt vời, nơi mà bạn có thể phát triển và đóng góp tốt nhất cho sự thành công của mình.

Mình xin phép được lưu giữ thông tin của bạn và nếu có cơ hội phù hợp trong thời gian tới, mình sẽ liên hệ để mời bạn tham gia vào các vị trí khác.

Một lần nữa, xin cảm ơn bạn vì đã dành thời gian và quan tâm đến công ty [tên công ty]. Chúc bạn may mắn và hẹn gặp lại bạn trong những cơ hội tương lai.

Trân trọng!

Mẫu 2:

Thân gửi [tên ứng viên],

Mình là [tên của bạn], đại diện cho bộ phận nhân sự của công ty [tên công ty]. Trước tiên, mình muốn cảm ơn đến [tên ứng viên] vì đã tham gia cuộc phỏng vấn vị trí [vị trí đang tuyển] tại công ty [tên công ty].

[tên công ty] đã đánh giá rất cao năng lực và tiềm năng của bạn trong quá trình tuyển dụng. Cuộc phỏng vấn đã thể hiện rõ sự đam mê và tận tụy của bạn đối với công việc. Tuy nhiên, hiện tại [tên công ty] đã quyết định không tiếp tục cùng bạn đi vào vòng tuyển dụng tiếp theo.

Vui lòng nhớ rằng việc không tiếp tục đồng hành cùng [tên công ty] không phản ánh đến giá trị cá nhân của bạn. [tên công ty] tin rằng sự nỗ lực và tinh thần lạc quan của bạn sẽ đưa bạn tới những thành công tuyệt vời trong tương lai.

[tên của bạn] xin phép được lưu giữ thông tin của bạn và nếu có cơ hội phù hợp trong tương lai, mình sẽ không ngần ngại liên hệ với bạn.

Một lần nữa, xin cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến vị trí [vị trí đang tuyển] tại công ty [tên công ty]. Chúc bạn thành công và tìm thấy môi trường làm việc phù hợp để phát triển sự nghiệp.

Trân trọng!

Mẫu 3:

Kính gửi [tên ứng viên],

Tôi là [tên của bạn], đại diện cho bộ phận nhân sự của công ty [tên công ty]. Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến [tên ứng viên] vì đã quan tâm và tham gia cuộc phỏng vấn cho vị trí [vị trí đang tuyển] tại công ty chúng tôi.

Cuộc phỏng vấn đã cho chúng tôi những cái nhìn sâu sắc về năng lực và kỹ năng của bạn. Chúng tôi đánh giá cao sự chuyên nghiệp và cách tiếp cận tỉ mỉ mà bạn đã thể hiện trong suốt quá trình này.

Dù vậy, chúng tôi phải đưa ra quyết định tương đối khó khăn là không thể tiếp tục cùng bạn vào vòng tuyển dụng tiếp theo. Chúng tôi đã phải cân nhắc lựa chọn giữa rất nhiều ứng viên tiềm năng khác để đưa ra được quyết định cuối cùng này.

Vui lòng hiểu rằng việc không tiếp tục đi tiếp cùng [tên công ty] không phản ánh đến những kinh nghiệm và kỹ năng tuyệt vời mà bạn đang sở hữu. Mỗi cuộc phỏng vấn đều là cơ hội để học hỏi và trưởng thành, chúng tôi hy vọng bạn sẽ tiếp tục duy trì tinh thần lạc quan và không ngừng nỗ lực trong hành trình sự nghiệp của mình.

Chúng tôi sẽ tiếp tục lưu giữ thông tin của bạn và nếu có cơ hội phù hợp trong tương lai, chúng tôi sẽ không ngần ngại liên hệ với bạn.

Xin cảm ơn bạn một lần nữa vì đã dành thời gian và quan tâm đến công ty [tên công ty]. Chúc bạn may mắn và hẹn gặp lại bạn trong những cơ hội tương lai.

Trân trọng!

3. Vòng bài test

Làm bài test khi đi ứng tuyển

Mẫu 1:

Kính gửi [tên ứng viên],

Tôi là [tên của bạn], đại diện cho bộ phận nhân sự của công ty [tên công ty]. Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến [tên ứng viên] vì đã tham gia vào bài test cuối cùng cho vị trí [vị trí đang tuyển] tại công ty chúng tôi.

Bài test này đã đánh giá năng lực chuyên môn và kỹ năng công việc của bạn một cách chi tiết và công bằng. Bên cạnh đó, Chúng tôi cũng đánh giá cao sự kiên nhẫn và sự chuyên nghiệp mà bạn đã thể hiện trong suốt quá trình tuyển dụng tại [tên công ty].

Dù vậy, sau khi xem xét kết quả, chúng tôi phải thông báo rằng bạn không phù hợp với những tiêu chuẩn yêu cầu để trở thành một thành viên của [tên công ty]. Đây là một điều đáng tiếc với [tên công ty] vì bạn đã vượt qua được rất nhiều ứng viên khác bằng những kinh nghiệm và kỹ năng tuyệt vời của bản thân.

Chúng tôi hy vọng bạn sẽ tiếp tục duy trì tinh thần lạc quan và không ngừng nỗ lực trong hành trình sự nghiệp của mình. Chúng tôi sẽ lưu giữ thông tin của bạn và nếu có cơ hội phù hợp trong tương lai, chúng tôi sẽ không ngần ngại hợp tác cùng bạn.

Một lần nữa, xin cảm ơn bạn vì đã tham gia vào quá trình tuyển dụng của công ty [tên công ty]. Chúng tôi tin tưởng rằng bạn sẽ thành công trong tương lai bằng khả năng và nỗ lực của bản than.

Trân trọng!

Mẫu 2:

Kính gửi [tên ứng viên],

Tôi là [tên của bạn], đại diện cho bộ phận nhân sự của công ty [tên công ty]. Trước tiên, tôi xin chân thành gửi lời tri ân đến [tên ứng viên] vì đã tham gia vào cuộc bài test cuối cùng cho vị trí [vị trí đang tuyển] tại công ty chúng tôi.

Bài test này đã là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng và chúng tôi đánh giá cao sự nỗ lực và đầu tư của bạn vào mỗi câu hỏi. Bài test đã cho chúng tôi cái nhìn sâu sắc về năng lực chuyên môn và kỹ năng công việc của bạn.

Dù vậy, sau khi xem xét kết quả một cách cẩn trọng, [tên công ty] buộc lòng phải thông báo rằng chúng tôi không thể đồng hành cùng bạn trong hành trình xây dựng sự nghiệp sắp tới. Quyết định này không hề dễ dàng và [tên công ty] đã phải dành nhiều thời gian đánh giá nhằm đảm bảo sự công bằng trong mỗi quyết định được đưa ra.

Tôi hiểu rằng việc bị từ chối không thể tránh khỏi sự thất vọng, nhưng xin hãy hiểu rằng thông báo này không phản ánh đến năng lực cá nhân của bạn. [tên công ty] trân trọng năng lực và tiềm năng của bạn, và hy vọng bạn sẽ tiếp tục duy trì đam mê và tinh thần chuyên nghiệp trong sự nghiệp của mình.

Bộ phận nhân sự của [tên công ty] sẽ lưu giữ thông tin của bạn và nếu có cơ hội phù hợp trong tương lai, chúng tôi sẽ không ngần ngại liên hệ với bạn.

Xin cảm ơn bạn vì đã tham gia vào quá trình tuyển dụng của công ty [tên công ty]. Chúc bạn luôn tìm thấy vị trí phù hợp với năng lực và đam mê của mình.

Trân trọng!

Các lưu ý khi viết thư từ chối ứng viên

Để đảm bảo một thư từ chối mang tính chuyên nghiệp bạn cần phải lưu ý đến một số điều sau:

  • Bày tỏ sự biết ơn và trân trọng cho những nỗ lực của ứng viên.
  • Đầy đủ các phần của bức thư thông báo kết quả (thông tin ứng viên, lời cảm ơn, kết quả phỏng vấn, mời ứng tuyển lại)
  • Không xoáy sâu vào kết quả phỏng vấn, lưu ý rằng ứng viên không được lựa chọn là vì “không phù hợp”
  • Thể hiện được sự lạc quan và tự tin vào bản thân cho ứng viên, không dùng từ ngữ tiêu cực gây thất vọng.

Trên đây là các bài mẫu từ chối ứng viên mà VGO EVENT muốn gửi tới bạn, đây là công việc nhạy cảm và không dễ dàng để thực hiện, do đó bạn cần phải dành thời gian và công sức để trau chuốt từng câu từ cho phù hợp và thể hiện được sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn. VGO EVENT chúc bạn sẽ trở thành một Hr có kinh nghiệm và kỹ năng làm việc tốt trong tương lai.

5/5 - (1 bình chọn)
Gọi zalo
Nhận báo giá