Tổ chức tiệc tất niên là sự kiện quan trọng mà bất kỳ công ty nào cũng có mỗi dịp cuối năm. Đây là dịp để các công ty nhìn lại một năm đã qua và gửi gắm hy vọng vào năm mới sắp tới. Bên cạnh đó, các trò chơi, văn nghệ trong buổi tiệc sẽ là sợi dây kết nối các thành viên trong công ty, để mọi người hiểu nhau và gần gũi nhau hơn. Vậy tiệc tất niên là gì? Ý nghĩa và quy trình tổ chức một buổi tiệc tất niên cuối năm như thế nào? Hãy cùng VGO EVENT tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
Tổ chức tiệc cuối năm công ty
Tiệc tất niên là gì?
Tiệc tất niên, hay còn gọi là “year end party” – là sự kiện không thể thiếu của bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào mỗi dịp cuối năm, cụ thể hơn là thời điểm cận Tết. Theo nghĩa Hán Việt, Tất có nghĩa là hết, là kết thúc, Niên có nghĩa là năm, “Tất niên” có nghĩa là việc ghi nhận kết thúc của một năm và chuẩn bị bước sang năm mới (nguồn: tất niên – wikipedia). Vậy Tiệc tất niên công ty chính là bữa tiệc để tất cả các thành viên trong công ty nhìn lại một năm đã qua và tổng kết những gì đã đạt được.
Bên cạnh đó, đây là còn là dịp để Ban lãnh đạo công ty gửi lời tri ân, lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến toàn bộ nhân viên đã cống hiến trong suốt một năm qua. Và kèm theo những phần quà, vinh danh, khen thưởng để động viên và khích lệ tinh thần mọi người. Trong buổi tiệc cuối năm sẽ diễn ra các hoạt động như: chơi gameshow, trình diễn văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng…để khiến cho không khí trở nên sôi động và hào hứng hơn bao giờ hết.
Tại sao nên tổ chức tiệc tất niên?
Không phải ngẫu nhiên mà các công ty, doanh nghiệp luôn tổ chức tiệc liên hoan mỗi dịp cuối năm mà bởi vì trong đó hàm chứa nhiều ý nghĩa đặc biệt.
1. Nhìn lại một năm đã qua
Nếu như đầu năm mới, công ty nào cũng đưa một bản kế hoạch đầy đủ để định hướng những hoạt động, mục tiêu trong năm mới thì dịp cuối năm chính là dịp để công ty điểm lại những mục tiêu đã hoàn thành hay những việc chưa làm được, những hạn chế trong quá trình làm việc…trong một năm vừa qua để rút ra bài học kinh nghiệm trong năm tới.
Ban lãnh đạo sẽ tổng kết nhìn lại một năm làm việc của công ty để từ đó đưa ra những giải pháp cải tiến thực hiện trong năm tiếp theo.
2. Tri ân và cảm ơn nhân viên
Đây là cơ hội để ban lãnh đạo gửi lời tri ân, lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới toàn thể nhân viên đã luôn nỗ lực và cống hiến trong một năm vừa qua. Và chắc chắn không thể thiếu những màn vinh danh, tặng quà khen thưởng, chứng nhận nhân viên xuất sắc, để khích lệ, động viên tinh thần mọi người.
Khen thưởng nhân viên
3. Gắn kết mọi người với nhau
Cuộc sống hối hả, công việc bận rộn khiến mọi người trong công ty ít có thời gian và cơ hội giao lưu và chia sẻ cùng nhau. Vì vậy, bữa tiệc tất niên sẽ có thêm các chương trình văn nghệ, trò chơi…để gắn kết nhân viên lại với nhau, tạo cảm giác hòa đồng, gần gũi và không còn khoảng cách trong công việc và cuộc sống để xây dựng nội bộ ngày càng vững mạnh hơn.
4. Quảng bá hình ảnh của công ty
Nhiều người không nhận ra nhưng việc tổ chức tiệc cuối năm công ty chính là cơ hội để quảng bá và lan tỏa hình ảnh công ty đến với đối tác, khách mời tham dự. Từ đó tạo niềm tin và sự thiện cảm của công ty đến những nhân vật quan trọng, để có sự hợp tác hiệu quả hơn trong tương lai.
5. Tạo động lực để công ty phát triển
Tạo động lực phát triển cho công ty
Đây là dịp để mọi người cùng đồng lòng đặt ra mục tiêu chung cho công việc và mục tiêu riêng trong sự nghiệp của mình. Buổi tiệc cuối năm sẽ thúc đẩy tinh thần mọi người, kêu gọi mọi người cùng nhau cố gắng để phát triển công ty mạnh mẽ hơn trong năm tới.
Quy trình tổ chức tiệc tất niên công ty từ A tới Z
Bước 1: Xác định quy mô, lên danh sách người tham dự trong bữa tiệc
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức tiệc party cuối năm là chính là xác định quy mô và lên danh sách người sẽ tham dự. Bước này chiếm vai trò quan trọng bởi từ bước này, bạn sẽ xác định được các bước sau nên làm như thế nào cho phù hợp.
Trước tiên là quy mô: Quy mô tổ chức nhỏ, vừa, hay lớn phụ thuộc vào văn hóa cũng như số lượng thành viên của công ty đó. Từ việc xác định được quy mô, bạn sẽ biết cách lựa chọn địa điểm phù hợp để tương xứng với quy mô tổ chức và thực hiện.
Việc xác định đúng quy mô sẽ chốt được số lượng khách mời tham dự. Bạn phải lên một danh sách những người sẽ tham gia trong buổi tiệc. Đó có thể là:
- Số lượng nhân viên trong công ty (có kèm theo thành viên hay không?)
- Ban lãnh đạo công ty
- Các khách mời VIP, đối tác, cơ quan ban ngành sẽ tham dự
Bước 2: Xác định thời gian, địa điểm, thực đơn
Đây là yếu tố không thể thiếu trong quy trình tổ chức một buổi tiệc cuối năm. Tùy vào ngân sách, mong muốn của công ty mà bạn chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Thông thường, buổi tất niên sẽ được tổ chức tại địa điểm công ty, hội trường, trung tâm hội nghị, nhà hàng, resort sang chảnh… Hoặc nếu như có thời gian và điều kiện, nhiều công ty tổ chức tiệc tất niên kết hợp với teambuilding, để tạo không khí vui vẻ cũng như thắt chặt mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty.
Thời gian tổ chức buổi tiệc cuối năm thường trước dịp nghỉ Tết Nguyên đán 1-2 tuần. Và thời gian diễn ra buổi party thường diễn ra từ 19h00 – 22h00, tùy vào mỗi công ty phân bổ thời gian diễn ra các hoạt động. Có những công ty lựa chọn đi du lịch cùng nhau, tổ chức teambuilding, thời gian diễn ra có thể từ 2-3 ngày.
Thực đơn trong bữa tiệc tất niên đóng vai trò khá quan trọng. Nếu tinh tế hơn, bạn nên chọn những loại thực đơn cùng concept, chủ đề của chương trình để tạo sự thống nhất trong khâu tổ chức. Thực đơn trong bữa tiệc phải được đong đếm kỹ lưỡng, danh sách số lượng món ăn, ngân sách chi tiêu cho thực đơn. Các món ăn phải ngon miệng, trang trí đẹp mặt và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cho người tham dự.
Địa điểm tổ chức tiệc cuối năm
Bước 3: Lên concept, thiết kế backdrop tiệc tất niên
Việc lên chủ để, concept cho buổi tiệc tất niên không đánh đố người tổ chức. Bạn có thể lựa chọn hàng loạt các chủ đề như sau để áp dụng vào buổi tiệc của công ty mình:
- Chủ đề Liveshow Âm nhạc
- Chủ đề Dạ tiệc Trắng
- Chủ đề Cosplay nhân vật trong phim
- Chủ đề Tết xưa
- Chủ đề trở về thập niên 70-80
Sau khi đã lựa chọn được chủ đề mong muốn, bạn tiến hành thiết kế, decor lại không gian, sân khấu, bối cảnh, hội trường để các vật dụng sử dụng, banner, poster, backdrop cùng thống nhất thể hiện một concept. Ngoài ra, chủ đề còn được thể hiện trong trang phục của người tham dự, từ nhân viên tới khách mời, từ sân khấu tới các tiết mục văn nghệ.
Việc xây dựng lên một concept cho buổi tiệc thể hiện tính chuyên nghiệp và sự đầu tư kỹ càng trong khâu chuẩn bị. Đặc biệt, gây ấn tượng sâu sắc với người tham dự chương trình. Từ đó việc quảng bá hình ảnh của công ty trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.
>>> Xem thêm: 10 concept tiệc tất niên hay và ý nghĩa nhất năm 2024
Mẫu backdrop “Pool party”
Tiếp đến là backdrop: Bạn không nên bỏ qua phần này bởi chúng được xem một trong những yếu tố không thể thiếu để làm nên thành công của buổi tiệc tất niên. Cũng giống như chủ đề, backdrop góp phần không nhỏ trong việc quảng bá và lan tỏa hình ảnh công ty tới người tham dự.
Để làm nên một backdrop ấn tượng, bạn phải tuân thủ các quy định trong thiết kế backdrop như: kích thước, phông chữ, màu sắc, cách thể hiện, màu sắc trang trí, thông điệp gửi gắm…để tạo nên nhận diện của thương hiệu công ty. Từ đó bắt mắt với khách mời và nhân viên và để lại nhiều dấu ấn khó quên từ khách mời đến đối tác, từ nhân viên đến ban tổ chức.
>>> Xem thêm: Các mẫu backdrop tiệc tất niên đẹp và hợp xu thế
Bước 4: Lên kịch bản tổ chức tiệc tất niên
Sau khi thống nhất được thời gian, địa điểm tổ chức, concept và backdrop, bạn sẽ lên kịch bản cho bữa tiệc. Việc làm này sẽ giúp bạn hình dung được các hoạt động sẽ diễn ra trong bữa tiệc để điều tiết được thời gian cho mỗi hoạt động, từ đó tạo nên tổng thể chương trình thống nhất, trọn vẹn.
Ngược lại, nếu không có kịch bản tiệc tất niên, bạn sẽ thấy mơ hồ và mông lung trong khâu tổ chức chương trình, dẫn đến bữa tiệc trở nên lộn xộn, rời rạc, và ảnh hưởng tới hoạt động cũng như cảm xúc của người tham dự.
Trong kịch bản của buổi tiệc tất niên có sẽ có 1 kịch bản chung cho các hoạt động và 1 kịch bản bao gồm các lời dẫn của MC ở từng phần khác nhau. Trong đó sẽ ghi đầy đủ thời gian, hoạt động, thời lượng diễn ra…để MC kiểm soát và điều khiển chương trình trở nên hợp lý hơn.
>>> Xem thêm: Mẫu kịch bản tiệc cuối năm chuyên nghiệp
Bên cạnh đó, các trò chơi khuấy động không khí trong bữa tiệc tất niên chiếm một phần không nhỏ để tạo nên thành công của chương trình. Các trò chơi mở màn để khiến không khí nóng lên như:
- Trò chơi Nối từ
- Trò chơi Khắc nhập – khắc xuất
- Trò chơi chim – thú – cá
- Trò chơi đoán tên người bên cạnh
Ngoài ra, xen lẫn giữa các chương trình văn nghệ diễn ra xuyên suốt chương trình, bạn cũng phải thêm vào đó những trò chơi hoạt náo để khiến không khí sôi động, hào hứng và thắt chặt mối quan hệ giữa mọi người trong công ty như:
- Trò chơi Ai uống bia nhanh hơn
- Trò chơi Mò kim đáy bể
- Trò chơi Đừng để tiền rơi
- Trò chơi Làm rơi Sticker
>>> Tìm hiểu các trò chơi tiệc tất niên vui nhộn, dễ tổ chức
Các trò chơi phải đáp ứng yếu tố dễ chơi, dễ hoạt động, ai cũng có thể chơi được, tránh những trò chơi phản cảm, lố lăng, để tạo nên không khí bữa tiệc văn minh, lịch sự và tràn đầy tiếng cười.
Trò chơi trong tiệc tất niên
Bước 5: Set up sân khấu chương trình
Sau khi đã thống nhất các bước trên, bạn sẽ set up sân khấu trước khi bữa tiệc diễn ra. Việc chuẩn bị các vật dụng trang trí, decor sân khấu, từ backdrop đến bên trong hội trường, từ âm thanh đến ánh sáng, các thiết bị hỗ trợ cho các chương trình văn nghệ, gameshow phải được chuẩn bị kỹ càng và cẩn thận, để tránh sơ sót khi chương trình đã diễn ra.
Thông thường, nếu ngày mai chương trình diễn ra, bạn đã phải chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ, vật liệu cũng như set up sân khấu từ tuần trước hoặc cách đó vài ngày, để khi buổi tiệc chính thức diễn ra, bạn không còn cảm thấy bỡ ngỡ và loay hoay trong quá trình diễn ra bữa tiệc.
Sân khấu tổ chức tiệc
Bước 6: Triển khai, kiểm soát chương trình
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức một buổi tất niên chính là triển khai và kiểm soát chương trình. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các bước trên, bạn sẽ tiến hành triển khai, thực hiện bữa tiệc. Và để một chương trình tất niên thành công, ban tổ chức phải kiểm soát chương trình một cách sát sao và hiệu quả, từ quy định trang phục tới decor sân khấu, từ âm thanh, ánh sáng tới backdrop, từ kịch bản cho đến lời dẫn MC, các chương trình gameshow được diễn ra… Tất cả mọi khâu tổ chức đều được kiểm soát nghiêm ngặt về thời lượng diễn ra, các hoạt động phát sinh sẽ xảy đến, để tạo nên một bữa tiệc cuối năm trọn vẹn và đầy cảm xúc.
Trên đây là những thông tin bổ ích giúp bạn tổ chức tiệc tất niên được ý nghĩa và thành công. Ngoài ra nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức để tổ chức một buổi tiệc tất niên chuyên nghiệp và ý nghĩa thì đừng ngần ngại tham khảo ngay dịch vụ tổ chức tiệc tất niên của VGO EVENT nhé!
