Mẫu giấy mời hội nghị khách hàng chuyên nghịêp năm 2022

Trong chương trình hội nghị khách hàng, ngoài các yếu tố như địa điểm tổ chức, kịch bản chương trình,… thì thiệp mời cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Một tấm giấy mời hội nghị chuyên nghiệp sẽ tạo được ấn tượng tốt đối với khách mời. Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu giấy mời hội nghị đẹp và sang trọng thì hãy cùng VGO EVENT tham khảo qua bài viết ngay sau đây.

Các lưu ý quan trọng khi thiết kế thư mời hội nghị khách hàng

Một mẫu giấy mời đẹp và chỉn chu sẽ thu hút được sự chú ý của khách hàng. Đồng thời nó cũng thể hiện sự trân trọng của người gửi dành cho người nhận. Để có một mẫu giấy mời hội nghị chuyên nghiệp, bạn cần phải lưu ý những đặc điểm sau:

Phong cách thiết kế theo xu hướng hiện đại 

Để chọn ra được mẫu giấy mời hội nghị phù hợp thì bạn có thể tham khảo các xu hướng thịnh hành trên thị trường hiện nay. Những thiết kế theo kịp xu hướng sẽ luôn thu hút được nhiều sự quan tâm của người nhận. Không nên thiết kế thiệp mời theo những họa tiết và gam màu đã cũ. Bởi những điều đó sẽ khiến cho mẫu giấy mời không mấy bắt mắt và nhàm chán. Thay vào đó, những họa tiết và hoa văn hiện đại sẽ đem đến sự tươi mới và sáng tạo cho thư mời. 

Thiết kế theo xu hướng hiện đại

Chú ý về sự đồng nhất của font chữ, size chữ và kích thước tấm thiệp

Tùy thuộc vào từng loại thiệp mời mà sẽ có những yêu cầu về font chữ và size chữ khác nhau. Đối với giấy mời hội nghị nên ưu tiên chọn những font chữ rõ ràng, dễ nhìn và dễ đọc. Điển hình như font chữ Arial hoặc là font chữ Time News Romand. Về size chữ thì còn phải tùy thuộc vào bố cục và kích thước của tấm thiệp để thiết kế. Ưu tiên size chữ to đối với những nội dung chính và quan trọng. Ngược lại nên sử dụng size chữ bé đối với những nội dung phụ và ít quan trọng hơn.

Kích thước thiệp mời không nên to hơn khổ giấy A4. Thông thường, thư mời hội nghị sẽ được in theo các kích thước sau: 10×28; 10×42; 15×40; 9,5×22; 12×17 và 15×15. 

Lựa chọn chất liệu giấy phù hợp khi thiết kế thiệp mời

Hiện nay có 6 loại giấy phổ biến thường được sử dụng trong khi thiết kế thiệp. Đặc điểm của từng loại giấy được liệt kê chi tiết dưới đây: 

Giấy Bristol

• Định lượng của giấy: 230-350g/m2
• 2 mặt giấy có màu trắng, láng mịn nên khá dễ in
• Giấy có độ bóng tốt.

Giấy Couche

• Định lượng của giấy: 80-450g/m2
• Bề mặt giấy láng, sáng, mịn và dễ in 
• Giấy có độ cứng cao
• Khi in có khả năng bắt sáng, dễ tạo hiệu ứng

Giấy Ford

• Định lượng của giấy: 70-90/m2
• Bề mặt giấy nhám nên độ bám mực khá tốt
• Các đặc điểm tương tự như giấy A4 làm văn phòng.

Giấy Crystal

• Giấy có một mặt nhám và một mặt bóng như được phủ keo.
• Tương tự như giấy mỹ thuật
• Bề mặt giấy có vân, gân và bao gồm một vài họa tiết chìm tạo ra sự sang trọng.
• Có mùi thơm đặc trưng, dễ chịu

Lập danh sách chi tiết về số lượng và thông tin khách mời

Lập danh sách khách mời là bước chuẩn bị vô cùng quan trọng cho chương trình hội nghị khách hàng. Một danh sách chi tiết sẽ giúp công ty nắm chắc được số lượng người tham gia và tránh bỏ sót những vị khách mời quan trọng. Sau khi đã tổng hợp được số lượng khách mời, bạn nên đặt dư ra một lượng thiệp nhất định để phòng khi viết sai thông tin có thể dễ dàng thay thế hơn.  

Bố cục thiệp mời phải chỉn chu, rõ ràng

Nội dung của thiệp mời cần được sắp xếp logic và hợp lý để giúp người nhận dễ dàng nắm được thông tin. Một bố cục thư mời hội nghị chuẩn thường có các phần: 

• Tên doanh nghiệp (kèm logo) ở góc trái
• Tiêu đề in hoa viết ở vị trí trung tâm
• Họ tên của khách mời
• Mục đích của thư mời là gì
• Thời gian và địa điểm diễn ra hội nghị
• Nội dung chương trình hội nghị (nếu có)
• Thông tin liên hệ của doanh nghiệp
• Lời cảm ơn, chữ ký người đại diện

Mẫu thư mời hội nghị khách hàng – VGO EVENT

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều mẫu thiệp mời với nội dung và hình thức đa dạng. Hãy cùng tham khảo các nội dung của mẫu thư mời hội nghị chuẩn và chuyên nghiệp ngay sau đây: 

Những thông tin bắt buộc khi thiết kế thiệp mời.

Những tấm thiệp mời luôn phải đảm bảo chứa những nội dung cơ bản để giúp khách hàng nắm bắt được những thông tin cần thiết về buổi hội nghị. Dưới đây là gợi ý về những thông tin cần có trong mẫu giấy mời:

CÔNG TY [TÊN CÔNG TY KÈM LOGO CÔNG TY]

THƯ MỜI

– Trân trọng kính mời Ông/Bà: ………….

Đến tham dự

HỘI NGHỊ TRI ÂN KHÁCH HÀNG CÔNG TY…

– Thời gian: ngày/tháng/năm

– Địa điểm: …

– Nội dung chương trình:

17:30: Đón tiếp khách mời

18h00: Giới thiệu quá trình hoạt động của công ty…

19h30 – 21h00: Khai tiệc

Thưởng thức chương trình văn nghệ chủ đề nhạc bolero

Tiệc nhẹ 

Chương trình rút thăm may mắn trúng thưởng

21h30: Kết thúc chương trình

Chụp ảnh kỷ niệm

Tặng quà lưu niệm

Chào tạm biệt!

Sự hiện diện của ông/bà: … là niềm vinh hạnh của công ty của chúng tôi. Rất hân hạnh được đón tiếp!

Trân trọng kính mời!

(đại diện công ty ký và ghi họ tên) 

20 mẫu thư mời

Hãy cùng tham khảo 20 mẫu thư mời hội nghị đẹp và chuyên nghiệp ngay sau đây:

Các hình thức gửi thư mời 

Hình thức gửi thư mời hội nghị cũng là một vấn đề nhận được nhiều sự quan tâm. Hiện nay, có 3 cách thức gửi giấy mời tham gia hội nghị phổ biến lần lượt là: gửi trực tiếp, gửi qua các thiết bị điện tử và gửi qua các phương tiện truyền thông. 

Gửi thư mời tham gia hội nghị bằng hình thức trực tiếp.

Một trong những hình thức gửi giấy mời hội nghị được nhiều công ty lựa chọn nhất đó là gửi thư mời trực tiếp. Hình thức này được đánh giá khá cao vì nó thể hiện được sự trân trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng của mình. 

Gửi thư mời trực tiếp có thể là chính bản thân người tổ chức buổi hội nghị đi trao tận tay khách hàng. Hoặc cũng có thể cử nhân sự đến đưa trực tiếp cho khách hàng. Hoặc gửi qua bưu điện và cách dịch vụ chuyển phát giao tới công ty hoặc nhà riêng của khách hàng.

Gửi thư mời hội nghị khách hàng thông qua các thiết bị điện tử

Tuy rằng hình thức gửi thư mời trực tiếp có thể thể hiện rõ ràng về tâm ý và sự trân trọng của khách hàng nhưng lại mất thời gian và tốn chi phí vận chuyển. Thay vào đó, có một hình thức gửi thiệp khác vẫn đảm bảo được chất lượng thiệp nhưng lại tiện lợi hơn rất nhiều. Đó là hình thức gửi bản mềm của giấy mời hội nghị thông qua email khách hàng.

Cách thức này sẽ giúp người gửi thư tiết kiệm được một khoản chi phí vận chuyển lớn. Thêm vào đó, chất lượng hình ảnh vẫn sẽ sắc nét và những thông tin cần thiết cũng sẽ được gửi đến khách hàng. Hình thức này còn có thể đảm bảo tốc độ gửi đi nhanh nhất, chỉ mất từ 2 đến 3 phút là sẽ đến tay khách hàng.

Gửi thư mời hội nghị thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng

Đối với những công ty và doanh nghiệp tổ chức các buổi hội nghị với quy mô rộng lớn và có số lượng khách hàng đông đảo thì đây là hình thức phù hợp nhất. Người tổ chức buổi hội nghị có thể thông qua các phương tiện truyền thông như TV, báo chí, các ứng dụng mạng xã hội để gửi thiệp mời tới khách hàng.

Một thiệp mời hội nghị đạt chuẩn, sang trọng và đầy đủ thông tin sẽ tạo được ấn tượng mạnh cho khách hàng. Trên đây là những chia sẻ về cách chọn một mẫu giấy mời hội nghị chuyên nghiệp mà VGO EVENT đã gửi đến mọi người. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp cho bạn đọc có thêm nhiều thông tin bổ ích. 

Nếu công ty bạn đang có nhu cầu thuê đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng thì hãy liên hệ ngay với VGO EVENT. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi chương trình và sự kiện.

Xem thêm: 

• Kịch bản tổ chức hội nghị chuyên nghiệp từ A tới Z
• Gợi ý 10 trung tâm tổ chức hội nghị tại TP.HCM