Ngày khai trương đóng vai trò quan trọng của một doanh nghiệp. Nó là đầu mối cho sự thành công trong con đường kinh doanh sau này. Nếu bạn sắp tổ chức lễ khai trương cho một cửa hàng, salon, spa, quán ăn… nhưng chưa biết chuẩn bị như thế nào? Quy trình ra sao? Gồm những bước gì? Thì hãy cùng VGO EVENT tham khảo bài viết ngay sau đây bạn nhé.
Khai trương là gì?
Khai trương theo tiếng anh là grand opening. Đây là sự kiện đặc biệt quan trọng của các spa, salon, nhà hàng, cửa hàng, quán ăn, công ty,…. Khi chuẩn bị ra mắt một cơ sở mới.
Theo tiếng Hán, từ “khai” có nghĩa là sự bắt đầu cho một quá trình. Từ “trương” có nghĩa là phô trương thanh thế để mọi người cùng biết đến. Vậy nên từ khai trương ghi ghép lại có thể hiểu là sự bắt đầu của một quá trình và thông báo đến với công chúng cùng biết đến.
Tùy vào quy mô của doanh nghiệp mà sự kiện này sẽ có các hạng mục khác nhau. Nhưng nhìn chung vào ngày khai trương thường sẽ có các phần như đón khách, giới thiệu, văn nghệ, cắt băng khai trương, ăn tiệc, bế mạc,…
Khai trương là gì
Hiện nay, với sự phát triển nhanh chóng của kinh tế, các công ty và doanh nghiệp ra đời ngày càng nhiều kéo theo nhiều hình thức khai trương. Dưới đây là một số cách tổ chức khai trương tiêu biểu:
- Sự kiện khai trương tổ chức theo kiểu truyền thống
- Buổi khai trương tổ chức dưới hình thức ca nhạc
- Khai trương kết hợp với hình thức triển lãm sản phẩm
- Tổ chức buổi lễ khai trương dưới hình thức một sự kiện
- Hình thức khuyến mãi khai trương
- Lễ khai trương theo hình thức quyên góp, tổ chức từ thiện
- Khai trương doanh nghiệp với hình thức đãi tiệc
- Sự kiện khai trương theo hình thức gian hàng, hội chợ
Tầm quan trọng của tổ chức lễ khai trương
Khai trương như đã biết là một hình thức mở đầu đặc biệt quan trọng của một doanh nghiệp. Vậy tầm quan trọng thực sự của việc tổ chức khai trương là gì? Cùng tìm hiểu thông qua các nội dung sau:
- Lễ khai trương là bước đánh dấu sự ra đời của một doanh nghiệp. Theo quan niệm từ xa xưa, có đầu xuôi thì đuôi mới lọt. Một buổi khai trương chuyên nghiệp, thành công sẽ giúp tạo tiền đề cho con đường kinh doanh phát tài, phát đạt về sau. Nó là niềm tin, hy vọng cho con đường khởi nghiệp sau này của gia chủ.
- Trong kinh doanh, sự kiện khai trương được xem là cơ hội để giới thiệu mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp đến với công chúng. Các banner, băng rôn, thiệp mời, stt khai trương,… sẽ là công cụ quảng cáo các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đến với người xem. Khi vô tình tiếp cận những thông tin này trong ngày khai trương, khách hàng sẽ có xu hướng muốn tìm hiểu và trải nghiệm các sản phẩm này nhiều hơn.
- Buổi lễ khai trương giúp tăng khả năng nhận diện thương hiệu từ đó thu hút được nhiều khách hàng và niềm tin từ phía đối tác làm ăn. Bởi vậy sự kiện khai trương được xem là công cụ truyền thông hiệu quả giúp công chúng biết đến doanh nghiệp rộng rãi hơn.
- Về mặt đối nội, hoạt động khai trương sẽ giúp cho các nhân viên trong doanh nghiệp thêm gắn kết với nhau. Sự kiện đặc biệt này sẽ góp phần giúp cải thiện khả năng làm việc nhóm, nâng cao tinh thần và trách nhiệm cho mỗi nhân viên.
- Lễ khai trương là món quà động viên tinh thần cho doanh nghiệp khi bắt đầu đi vào con đường kinh doanh. Vào ngày đặc biệt này, các khách mời sẽ đến chung vui, tặng quà và gửi lời mời chúc mừng đến với gia chủ. Đây được xem là bệ phóng tinh thần to lớn cho các spa, salon, cửa hàng, công ty… vững tin vào tương lai phía trước.
Tầm quan trọng của lễ khai trương
Quy trình tổ chức lễ khai trương
Để có sự kiện khai trương thành công thì quy trình tổ chức là điều mà bạn không nên bỏ qua. Mọi khâu từ a đến z đều phải được sắp xếp theo các bước nhất định để tránh thiếu sót cũng như dễ dàng rà soát các vấn đề phát sinh.
Thông thường đối với những công ty nhỏ, thì thời điểm lên quy trình tổ chức khai trương sẽ diễn ra từ 2 đến 3 tuần. Còn đối với những sự kiện tầm cỡ lớn với lượng khách đông thì cần thời gian chuẩn bị lên đến 2, 3 tháng.
Ban tổ chức cần phải xác định được quy mô của sự kiện để từ đó có thể lên kế hoạch và quy trình sao cho chi tiết, hợp lý nhất.
Sau đây là 7 bước cơ bản trong quy trình của buổi lễ khai trương:
Bước 1: Chọn ngày tổ chức
Theo quan niệm từ ông bà truyền lại, mọi thứ muốn tốt đẹp đều phải có khởi đầu may mắn. Bởi vậy việc chọn ngày, giờ khai trương là việc làm hết sức cần thiết mà doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm.
Chọn ngày tổ chức
Nên chọn ngày khai trương thật kỹ để cầu chúc cho một hành trình khởi nghiệp đầy may mắn. Đối với khai trương nhà hàng, spa, quán cafe, quán ăn,… thì phải hạn chế mở hàng vào ngày “Tam nương” – và tránh các mùng 3, 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch. Thông thường nên tổ chức khai trương vào các ngày mùng 4, 6, 8,…. Bởi đây là những ngày chẵn tượng trưng cho sự tròn đầy, viên mãn và may mắn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thầy bói để xem tuổi khai trương, giờ cúng khai trương tốt,… Từ đó mới có thể dễ dàng lên kế hoạch cụ thể cho ngày đặc biệt này.
Nếu không chọn ngày tốt khai trương, rất có thể bạn sẽ chọn nhầm ngày khởi đầu vào các dịp trùng tang, sát thủ. Đây là điều cấm kỵ đối với dân kinh doanh bởi nó mang lại sự xui xẻo và khiến cho quá trình vận hành doanh nghiệp dễ gặp nhiều đen đủi, tai bay vạ gió. Đây là điều mà ắt hẳn không ai muốn xảy ra.
>>> Bạn có thể kiểm tra ngày tốt để khai trương tại đây !
Bước 2: Lên concept, xác định thông điệp muốn truyền tải
Để lễ khai trương cửa hàng có thể diễn ra, đầu tiên ban tổ chức cần phải xác định được concept chính cho sự kiện này. Việc lên ý tưởng và chủ đề của ngày khai trương phụ thuộc phần lớn vào nhu cầu của khách hàng và phong cách, loại hình kinh doanh doanh nghiệp.
Một concept khai trương độc đáo, sáng tạo và không đi theo lối mòn sẽ giúp cho doanh nghiệp thu hút được nhiều sự chú ý trong ngày khai trương. Các concept khai trương phổ biến như: concept lãng mạn, concept độc lạ, concept tối giản,…
Concept đã có nhưng thiếu thông điệp khai trương thì sẽ không thể hoàn chỉnh được. Thông thường, mỗi công ty sẽ có các chiến lược kinh doanh cũng như thông điệp riêng của mình. Cần xác định rõ các đối tượng mà công ty muốn hướng đến trong lễ khai trương. Các tiêu chí để chọn đối tượng bao gồm: độ tuổi, giới tính, thu nhập, sở thích, thói quen, hành vi,… Từ đó mới có thể xây dựng nên chiến dịch tiếp cận đối tượng cho đúng và phù hợp.
Trong ngày lễ khai trương bạn có thể khéo léo đưa các thông điệp khai trương vào các background, băng rôn, poster, banner,.. để tăng thêm độ uy tín, chuyên nghiệp cho cửa hàng. Lưu ý là hãy thể hiện thông điệp này một cách ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu.
Bước 3: Gửi thiệp mời và thông báo trên mạng xã hội
Thiệp mời khai trương là phần không thể thiếu để tạo nên một sự kiện chỉn chu. Một tấm thiệp mời đẹp và chỉn chu sẽ thể hiện được sự chân thành của doanh nghiệp gửi đến khách mời. Hơn nữa, thiệp khai trương còn đóng vai trò như một công cụ để quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp đến với mọi người. Sự kiện khai trương càng lớn thì thiệp mời càng chuyên nghiệp và sang trọng.
Gửi thiệp mời khai trương
Sau khi chuẩn bị được thiệp mời, thì bạn cần lên list mời các nhân vật đến tham dự sự kiện. Bởi danh sách khách mời tại buổi lễ khai trương là yếu tố cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp cần phải dựa vào các mối quan hệ và quy mô của công ty để đưa ra list khách mời sao cho phù hợp.
Thông thường, khách tham dự lễ khai trương sẽ là người thân, bạn bè, khách hàng, đối tác,… Với công ty có quy mô lớn hơn thì họ sẽ đầu tư chi phí để mời đến những KOL, người nổi tiếng, diễn viên, ca sĩ,… để thu hút nhiều sự quan tâm của công chúng đối với sự kiện khai trương. Ngoài ra, bạn cần phải rà soát thật kỹ để tránh thiếu sót người trong danh sách khách mời.
Gửi thiệp mời cũng là việc làm quan trọng mà bạn không thể quên. Để tỏ lòng thành, các doanh nghiệp có thể gửi thiệp mời khai trương trực tiếp tới người tham dự. Hoặc là bạn có thể gửi thiệp mời online qua email, facebook, zalo, skype,… và chờ người nhận phản hồi. Để chốt chính xác số lượng khách mời, doanh nghiệp nên gọi điện hỏi thăm và xác nhận lại xem người đó có thể đến tham dự hay không.
>>> Xem thêm: Các mẫu thiệp mời khai trương giúp gây ấn tượng cho khách mời
Cuối cùng cần đăng bài thông báo khai trương lên mạng xã hội. Bởi vì đây là hình thức truyền tải thông điệp nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Thay vì phải gửi thiệp mời tay và đến tận nhà người quen, khách hàng, đối tác,.. Thì chỉ cần một thao tác post stt khai trương lên các trang mạng xã hội là bạn đã cơ bản thông báo được buổi lễ ra mắt cửa hàng của doanh nghiệp mình. Rất là đơn giản đúng không nào.
>>> Xem thêm: Các mẫu Status thông báo khai trương chuyên nghiệp
Bước 4: Trang trí địa điểm tổ chức
Phần lớn trong buổi lễ khai trương, khách mời sẽ cùng vào tham quan không gian cửa hàng để trải nghiệm các sản phẩm, dịch vụ. Đây cũng là hoạt động hữu ích giúp cho việc kích cầu sản phẩm hiệu quả hơn. Bởi vậy việc trang trí cửa hàng là điều quan trọng mà các spa, cửa hàng, salon,… không nên bỏ qua.
Trang trí địa điểm tổ chức
Doanh nghiệp có thể lên kế hoạch trang trí không gian buổi lễ bằng các mẫu backdrop, banner, poster, bandroll, standee, lẵng hoa, cổng bong bóng,… sao cho nổi bật nhất. Những điểm nhấn đặc biệt này giúp cho sự kiện ra mắt được sinh động, hấp dẫn hơn. Đồng thời truyền tải được thông điệp của công ty đến với mọi người.
- Đối với backdrop khai trương, cần phải thể hiện được các thông tin cơ bản về doanh nghiệp khai trương, hình ảnh, nội dung ưu đãi,… Phông nền backdrop càng sáng tạo và nổi bật thì càng thu hút được nhiều sự chú ý từ khách hàng. Đây là địa điểm mọi người có thể check in, tổ chức tiệc, văn nghệ, thưởng thức tiệc khai trương,…
- Banner khai trương cũng có các yêu cầu tương tự như backdrop. Tuy nhiên với diện tích nhỏ hơn nên những mẫu banner sử dụng trong decor khai trương cần đảm bảo trình bày thông tin sao cho ngắn gọn, súc tích. Tránh ghi các nội dung quá dài dòng khiến người đọc khó tiếp thu. Hiện nay, có các mẫu banner dọc và banner ngang để bạn có thể lựa chọn trang trí ở các không gian thích hợp.
- Băng rôn khai trương cũng là một ấn phẩm không thể thiếu trong ngày khai trương long trọng. Các băng rôn được treo dọc theo 2 bên cửa hàng hoặc 2 bên đường sẽ gây được sự chú ý cho khách hàng đi qua. Trên băng rôn bạn sẽ để các thông tin về chương trình khuyến mãi và giảm giá trên đó sẽ thu hút được nhiều khách hàng trong ngày đầu mở cửa.
- Poster khai trương là một hình thức quảng bá doanh nghiệp khá hiệu quả. Vào ngày khai trương, bạn có thể in poster và dán ở những vị trí bắt mắt để thu hút sự chú ý của khách hàng. Poster cần phải thiết kế sao cho làm nổi bật thương hiệu và chủ đề của buổi lễ khai trương.
- Trang trí bóng bay khai trương là một trong những phụ kiện đẹp, rẻ và dễ dàng tìm kiếm. Tùy thuộc vào concept buổi lễ mà bạn có thể chọn các màu bóng bay sao cho phù hợp như: xanh, đỏ, vàng, trắng, tím, hồng, đen,… Ban tổ chức có thể kết bóng bay thành từng chùm hoặc tạo hình bóng bay thành các con vật, các vòng hoa để trang trí khai trương cửa hàng cho đẹp mắt.
- Câu đối mừng khai trương hay và ý nghĩa sẽ giúp cho sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn. Nó không chỉ mang đến không khí vui tươi mà còn giúp gia chủ cầu nhiều may mắn, phát tài, phát lộc. Các mẫu câu đối khai trương thường gặp: Doanh dư đắc lợi – Phong phú đa tài, Sinh ý như xuân ý – Tài nguyên tự thủy nguyên, Kiết tường khai nghiệp – Đại phúc khải nguyên, Vạn thương vân tập – Hưng nghiệp nhật tân,…
- Standee khai trương cũng là một mẫu thiết kế hay ho mà các doanh nghiệp có thể tham khảo. Standee với ưu điểm là có thể đặt ở mọi nơi, linh hoạt, nhẹ nhàng. Đây là một lợi thế rất lớn của công cụ này so với các hình thức quảng cáo khai trương khác mà vẫn mang lại được hiệu quả tương tự.
- Lẵng hoa khai trương là phần không thể thiếu trong việc trang trí cửa hàng. Những lẵng hoa nhiều màu sắc, rực rỡ,… sẽ là điểm nhấn khiến cho sự kiện thêm phần sinh động và đặc sắc. Các mẫu hoa có thể sử dụng trong ngày khai trương bao gồm: hoa hướng dương, hoa lan hồ điệp, hoa hồng môn đỏ, hoa đồng tiền, hoa cúc mẫu đơn, thạch thảo, cát tường,…
Bước 5: Chuẩn bị mâm cúng, bài cúng, quà tặng cho khách mời
Theo quan niệm phong thủy, khi khởi đầu một việc gì mới thì bạn hãy nên phải cúng bái thần linh, ông bà, tổ tiên. Đơn giản là để thông báo cho bề trên về việc mình sắp làm và cầu xin ơn trên phù hộ gặp nhiều may mắn, suôn sẻ.
Đối với sự kiện khai trương cũng vậy. Với ý niệm “đầu xuôi, đuôi lọt” các doanh nghiệp luôn chuẩn bị đầy đủ mâm cúng, lễ cúng và bài văn khấn khai trương,…
Mâm cúng khai trương
Mâm cúng khai trương là hình thức không thể thiếu trong ngày đặc biệt này. Vậy cúng khai trương cần những gì để cho đảm bảo đầy đủ, chỉn chu? Cùng điểm qua các vật lễ cúng quan trọng sau đây:
- Lọ hoa đồng tiền hoặc hoa cúc cầu cho phúc lộc và may mắn.
- Mâm ngũ quả gồm 5 loại trái cây đại diện cho ngũ phúc lâm môn. Tùy thuộc vào từng vùng miền mà mâm ngũ quả sẽ khác nhau. Ở miền Bắc ngũ quả sẽ là 5 trong số các loại: phật thủ, sung, chuối xanh, bưởi, hồng, quất cảnh, ớt, dứa,.. Ở miền Nam, ngũ quả sẽ là 5 trong số các loại quả mãng cầu, trái dừa, quả đu đủ, xoài, sung,…
- Ba chén chè (chè đậu, chè thạch,…)
- Ba chén nước trong để cúng khai trương
- Hai cây đèn cầy
- Một chai rượu nếp
- Trầu cau
- Gạo cúng, muối cúng
- Vàng mã để cúng bái
- Mía, ổi, cóc, sắn, khoai lang, đậu
- Có thể chuẩn bị thêm gà luộc hoặc heo quay tùy theo quy mô cũng như chi phí của công ty,…
>>> Xem thêm: Cách chọn trái cây cúng khai trương mang lại nhiều tài lộc
Cách cúng khai trương cũng khá đơn giản. Bắt đầu, bạn hãy bày các lễ vật cúng khai trương đặt lên bàn lớn trước cửa hàng, công ty. Khi giờ tốt đã điểm, hãy châm đèn cùng hương lên rồi lại 3 lần. Sau đó thành tâm đọc bài cúng khai trương bên dưới đây:
“ Nam mô a di Đà Phật, nam mô a di Đà Phật, nam mô a di Đà Phật.
Xin kính lạy chín phương Trời. Xin kính lạy Chư Phật. Chúng con xin kính lạy các ngài Ngũ Phương, Ngũ Thổ, Long Mạch, Tài Thần,…chư vị Tôn thần. Xin kính lạy các vị thần linh đang cai quản trong khu vực này. Tín chủ của con tên là ……
Hôm nay là ngày….. Gia chủ con thành tâm sắm lễ, thắp nén tâm nhang dâng lên trước án, lòng thành tâu rằng. Tín chủ con xây cất (hoặc thuê được) một cửa hàng, nhà xưởng, văn phòng…
Tại xứ này (địa chỉ)………Tín chủ con là (chức vụ) .……Nay con xin thành tâm muốn khai trương mở đầu việc kinh doanh. Do đó, chúng con chỉn chu chọn được dịp ngày lành tháng tốt. Chúng con dâng cùng bách linh … xin các ngài soi xét.
Xin mời các ngài cùng quy tụ tại đây để thụ hưởng lễ vật, phù trì tín chủ cho chúng con. Giúp gia chủ chúng con làm ăn buôn bán gặp nhiều may mắn, trăm sự thuận lợi.
Kính dâng lên chút lễ vật thành tâm trước các ngài. Trước án kính lễ, chúng con kính cúi đầu xin được người phù hộ độ trì.
Lặp lại 3 lần Nam mô a di Đà Phật.”
Cúng khai trương
Các lưu ý quan trọng khi đọc bài văn khấn khai trương:
- Ở hộ kinh doanh theo hình thức gia đình, người đọc văn khấn cúng khai trương thường là gia chủ.
- Ở các cửa hàng, công ty lớn thì người đọc văn khấn lễ khai trương nên là chủ của doanh nghiệp, giám đốc, tổng giám đốc công ty, người phụ trách chính của cửa hàng,….
- Nếu trong trường hợp năm nay người cúng chính không hợp tuổi khai trương. Thì gia chủ có thể tìm kiếm thêm người có mệnh hợp để cùng khấn vái.
- Việc khấn khai trương là nghi thức tâm linh cần sự thành tâm, nghiêm túc. Ngoài việc chuẩn bị đầy đủ các đồ cúng khai trương cửa hàng, gia chủ cần phải thật sự thành kính với chư vị thần linh. Đọc bài văn cúng khai trương phải to, rõ ràng và thật tâm.
- Hãy chọn hướng bàn cúng khai trương sao cho hợp phong thủy với tuổi và mệnh của gia chủ.
- Trong lúc diễn ra bài cúng khai trương cửa hàng, người hành lễ cần phải giữ bản thân bình tĩnh, không nên phạm vào thiếu sót. Bạn có thể đọc qua bài khấn khai trương nhiều lần trước đó để tránh va vấp hay sai chính tả.
Đối với buổi khai trương, để tăng thêm thiện cảm cho khách mời tham dự, doanh nghiệp có thể chuẩn bị sẵn các món quà nho nhỏ để thể hiện lòng biết ơn. Quà khai trương sẽ thay cho lời cảm ơn gửi đến khách hàng, đối tác, bạn bè, người thân,… Đã dành thời gian đến và chung vui cùng với gia chủ. Những món quà đẹp và ấn tượng chắc chắn sẽ khiến cho người nhận cảm thấy vui vẻ và có ấn tượng tốt. Từ đó có thể biến họ trở thành những đối tác lâu dài cho thương hiệu.
Quà khai trương dành cho khách hàng cần đáp ứng các yếu tố: chi phí hợp lý, tiện dụng và có sức hấp dẫn. Bạn có thể chọn một vài mẫu sản phẩm sau đây để làm quà tặng: bút banner, quạt nhựa quảng cáo, sổ tay, cốc uống nước, móc khóa, mũ bảo hiểm in logo thương hiệu, ốp lưng điện thoại, túi canvas in logo, mũ bảo hiểm, áo mưa, bình giữ nhiệt, balo, áo thun in logo,….
>>> Xem thêm: 20 mẫu quà tặng khai trương cho gia chủ giúp mang lại nhiều tài lộc
Bước 6: Lên kịch bản tổ chức
Khai trương công ty cần chuẩn bị những gì? Tiệc khai trương muốn diễn ra suôn sẻ cần rất nhiều yếu tố. Trong đó kịch bản tổ chức là một phần quan trọng quyết định nên thành công của chương trình này. Kịch bản tổ chức khai trương cần phải được lên ý tưởng từ sớm, đáp ứng những yếu tố cơ bản và đặt biệt là phải ”đầy đủ các nội dung chính”
Kịch bản khai trương chính thức sẽ gồm: Thời gian tổ chức từng hạng mục, các hạng mục (đón khách, khai mạc, đại diện phát biểu, cắt băng khai trương, mini game, kết thúc, tổ chức tiệc), nội dung chi tiết cho từng hạng mục.
Kịch bản chương trình sẽ ảnh hưởng rất lớn đến buổi lễ khai trương, một kịch bản được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp ban tổ chức và MC chương trình dễ dàng kiểm soát và triển khai chương trình, hạn chế được tối đa các rủi ro khi triển khai chương trình.
>> Xem thêm: Mẫu kịch bản khai trương chuẩn từ A tới Z
Lên kịch bản chương trình
Bước 7: Triển khai chương trình
Khai trương cửa hàng cần những gì? Chương trình khai trương sẽ gồm quy trình các giai đoạn sau:
Đón khách
Một buổi lễ khai trương chuyên nghiệp sẽ được đánh giá ngay từ khâu chào đón khách mời. Vì vậy việc tiếp khách cần phải được đảm bảo diễn ra chu đáo, nồng nhiệt nhất để tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng.
- Doanh nghiệp có thể cử nhân viên hướng dẫn quan khách tại điểm đậu, đỗ xe. Nhận giùm hoa và quà chúc mừng đưa vào sảnh chính buổi lễ. Bên cạnh đó đại diện cho chủ cửa hàng, công ty cũng cần ra tiếp đón khách để nhận những lời chúc khai trương từ khách mời và đáp lại lời cảm ơn, điều này giúp thể hiện lòng mến khách của gia chủ.
- Ở khu vực cổng của lễ khai trương, công ty cần bố trí các PG đón và chào mừng khách mời.
- Tại bàn lễ tân, nhân viên ghi lại thông tin khách mời và mời họ dùng tea break để đợi trước lúc buổi lễ diễn ra.
- Cử đại diện chào khách mời và hướng dẫn mọi người vào chỗ ngồi của mình.
- Thời gian diễn ra phần này tầm trong vòng từ 15 phút cho đến 20 phút.
Đón khách mời
Khai mạc
– MC phát biểu:
Để mở màn cho buổi lễ khai trương, MC sẽ đại diện cho ban tổ chức chào mừng khách mời, giới thiệu lý do buổi lễ, giới thiệu tổng quát về các mục chính trong buổi lễ, giới thiệu các vị khách mời – quý vị đại biểu,…trình chiếu video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và quá trình hình thành doanh nghiệp. Bằng giọng văn hào hứng và nhiệt huyết, MC cần phải thể được sự chuyên nghiệp của màn mở đầu lễ khai trương. Thời gian dành riêng cho phần này tầm 20 phút.
Mẫu lời dẫn sự kiện khai trương dành cho MC như sau:
“Xin nhiệt liệt chào mừng toàn thể quý vị đã dành thời gian đến tham dự chương trình Khai trương của chúng tôi ngày hôm nay.
Thay mặt ban tổ chức chương trình, tôi xin được gửi tới tất cả mọi người lời chúc sức khỏe và thành công. Chúc cho buổi lễ khai trương sẽ diễn ra thành công tốt đẹp!
Trước khi buổi lễ diễn ra, xin mời quý vị hãy hướng lên màn hình để xem một đoạn video ngắn nói về hành trình thành lập của công ty….
Với mong muốn mang đến cơ hội được phục vụ quý khách hàng gần xa. Hôm nay … tại địa chỉ ….chính thức khai trương …Đây cũng chính là lí do chúng ta cùng có mặt tại đây ngày hôm nay.
Đến tham dự chương trình hôm nay có quý khách mời…. Xin cho một tràng vỗ tay. Sau đây tôi xin mời ông/bà… lên có đôi lời phát biểu…..
Xin cảm ơn!”
– Múa lân
Múa lân là tiết mục văn nghệ hấp dẫn nhằm thu hút sự chú ý của khách mời hướng về phía sân khấu một cách nhanh chóng, hiệu quả. Màn trình diễn múa lân với ba linh vật lân, sư, rồng đại diện cho sự may mắn, thịnh vượng, hạnh phúc đong đầy.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng có thể phối hợp đan xen màn trình diễn múa lân với các tiết mục văn nghệ khác như ca, hát, nhảy, múa,…. để phục vụ cho thị hiếu của khán giả. Nếu có kinh phí, bạn có thể mời thêm các ca sĩ, vũ công, rapper,… nổi tiếng đến với buổi lễ khai trương.
Múa lân khai mạc
Đại diện lên phát biểu
Để sự kiện khai trương chính thức bắt đầu cần có người đại diện lên đọc bài phát biểu khai trương công ty. Trong lúc diễn ra lễ khai trương ắt hẳn sẽ có rất nhiều khách mời, đối tác,… Do đó người đại diện nên sử dụng những từ ngữ trang trọng, lịch sự đối với người nghe. Lời phát biểu khai trương ngắn gọn có thể tham khảo theo mẫu sau:
“Kính thưa quý vị đại biểu!
Kính thưa quý đối tác, bạn bè và các vị khách quý có mặt trong buổi lễ khai trương ngày hôm nay!
Tôi tên là… hiện đang là tổng giám đốc công ty… Lời đầu tiên cho phép tôi xin gửi đến quý vị lời chào và lời cảm ơn sâu sắc vì đã có mặt tại đây.
Đây là sự kiện quan trọng đánh dấu mốc khởi đầu cho quá trình xây dựng và phát triển của công ty. Nhận thức được những khó khăn trên thị trường…, chúng tôi luôn tuân theo phương châm… Đồng thời không ngừng nỗ lực phát triển toàn diện doanh nghiệp.
Hôm nay, ngày… tôi xin đại diện công ty… trân trọng tuyên bố khai trương.
Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn quý vị và các bạn đã dành thời gian của mình đến chung vui cùng chúng tôi. Chúc cho quý vị và các bạn sức khỏe, hạnh phúc và thành công.
Xin trân trọng cảm ơn!”
Cắt băng
– Ý nghĩa của việc cắt băng khai trương:
Cắt băng khai trương là hành động đại diện cho sự may mắn, suôn sẻ trong ngày đầu doanh nghiệp ra mắt. Theo quan niệm của người Việt, màu đỏ của chiếc băng khai trương là màu của thành công, danh vọng. Hơn nữa, nghi thức cắt băng khánh thành còn thể hiện lòng biết ơn đến các ban ngành, đối tác đã cùng tham gia vào quá trình ra mắt doanh nghiệp.
Cắt băng khai trương
– Một vài điều kiêng kỵ khi cắt băng khai trương:
Đối với băng khai trương, cần phải chọn vị trí đặt băng sao cho phù hợp với không gian của buổi lễ. Không thể tùy ý đứng cắt băng một cách ngẫu nhiên. Các vị trí và số lượng băng khai trương sẽ tùy thuộc vào diện tích của sân khấu.
Đối với các cửa hàng, salon, spa,… nghi thức cắt băng khai trương thường được diễn ra ở trước cổng chính. Tùy theo không gian mà chọn nơi đặt băng khai trương sao cho hợp mệnh và hợp phong thủy.
Ngoài ra, thời gian diễn ra quá trình cắt băng khai trương cũng khá quan trọng. Nó tùy thuộc vào các yếu tố khác nhau như: thời gian chuẩn bị buổi lễ, thời điểm hoàn thành sự kiện, giờ tốt diễn ra sự kiện khai trương,…
Mini game
Để tạo thêm không khí khai trương vui vẻ, sôi động, tránh nhàm chán. Doanh nghiệp có thể tổ chức các chương trình mini game thú vị nhằm thu hút khách mời. Các mini game có thể là trò chơi bốc thăm trúng thưởng, game nối từ, game đoán ý đồng đội,… MC sẽ đại diện ban tổ chức mời quý khách mời lên sân khấu tham gia gameshow. Tùy thuộc vào số lượng người chơi mà MC cần phải dẫn dắt chương trình sao cho tạo được không khí vui vẻ, hứng khởi.
Tổ chức tiệc
Tiệc khai trương là nghi thức quan trọng trong sự kiện giới thiệu doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô của công ty mà bạn có thể lựa chọn hình thức tiệc ngọt hoặc tiệc mặn. Tiệc khai trương sẽ giúp cho khách hàng lấy lại năng lượng sau thời gian chờ đợi các nghi thức khai trương. Đồng thời đây còn là thời gian để mọi người tán gẫu, nói chuyện hoặc bàn về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp khai trương. Một buổi tiệc chỉn chu, sẽ giúp khách mời cảm thấy được tôn trọng và hài lòng. Từ đó tình cảm của họ dành cho công ty cũng ngày càng tăng.
Tổ chức tiệc
Kết thúc
Nhằm thông báo về việc bế mạc buổi tổ chức khai trương, MC sẽ dẫn lời cảm ơn và kết thúc chương trình. Mọi người tranh thủ chụp ảnh lưu niệm cùng nhau trước background khai trương. Đồng thời quý khách mời có thể tiến hành tham quan cửa hàng và trải nghiệm các sản phẩm, dịch vụ,…
Một số lưu ý quan trọng giúp cho buổi lễ khai trương thành công
Để có buổi lễ tổ chức khai trương thành công thì cần rất nhiều yếu tố từ khâu lên ý tưởng, chuẩn bị kịch bản, khách mời, chọn đơn vị tổ chức sự kiện,…. Mỗi một chi tiết nhỏ trong quá trình khai trương đều cần được chỉn chu thì mới có thể mang đến hiệu quả cho buổi lễ ra mắt.
Lưu ý khi tổ chức khai trương
Những lưu ý quan trọng giúp cho buổi khai trương diễn ra tốt đẹp:
- Cần phải xác định sự phù hợp giữa không gian và thời gian tổ chức lễ khai trương. Nếu như chỉ tổ chức tiệc khai trương đơn giản trong nội bộ mời đối tác, bạn bè. Thì doanh nghiệp có thể lựa chọn thời điểm vào buổi tối để mọi người thời gian thong thả tán gẫu, trò chuyện cùng nhau. Đối với tiệc khai trương diễn ra ở các địa điểm công cộng với quy mô lớn thì hãy tổ chức vào ban ngày. Bởi đây là thời điểm thích hợp cho việc tuyên truyền, quảng bá thương hiệu doanh nghiệp mới đến với công chúng.
- Nên đi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện khai trương càng sớm càng tốt. Ban tổ chức cần đánh giá thực tế để xem điều kiện vật chất và diện tích không gian có phù hợp với quy mô cũng như tài chính của công ty hay không.
- Luôn luôn lên kế hoạch chi tiết cho tiệc khai trương. Bên cạnh đó hãy đề xuất các giải pháp thay thế phòng khi rủi ro xảy ra. Bởi không ai có thể đoán trước được những sự cố bất ngờ gì diễn ra trong suốt sự kiện khai trương.
- Sắp xếp thời gian thi công, decor khai trương hợp lý tránh làm chậm trễ thời điểm tổ chức sự kiện khai trương.
- Timeline chương trình khai trương cần phân bổ sao cho phù hợp. Lưu ý tốc độ chạy chương trình vừa phải, không được quá nhanh nhưng cũng không nên quá chậm chạp, rời rạc. Bạn cần nhấn trọng tâm vào các phần quan trọng nhất, hướng đến yêu cầu và thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn.
- Các buổi chương trình chạy thử nên được tiến hành một cách chỉn chu nhằm giảm thiểu các vấn đề xấu phát sinh. Buổi chạy thử tốt nhất nên diễn ra trước 1 ngày tổ chức khai trương chính thức để đem lại hiệu quả tốt.
- Cần phân chia nhân sự đồng đều để ai cũng cảm thấy công bằng và sẵn sàng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong sự kiện khai trương.
- Đối với các lễ khai trương lớn thì doanh nghiệp cần phải làm đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện. Đây là thủ tục tuy nhỏ nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của buổi lễ. Bạn nên nộp hồ sơ cấp phép trước khi sự kiện diễn ra từ 10 đến 30 ngày. Các đơn vị mà doanh nghiệp cần xin phép gồm có: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Ủy ban Nhân dân Thành phố, Cục Nghệ thuật Biểu diễn,…
Trên đây là những chia sẻ của VGO EVENT giúp bạn tổ chức lễ khai trương được thành công và ý nghĩa hơn. Đây là một sự kiện quan trọng với cửa hàng, văn phòng, công ty…của bạn, do đó bạn cần lên kế hoạch chuẩn bị thật kỹ lưỡng, tránh những thiết xót trong quá trình tổ chức. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và công sức để tổ chức một buổi lễ khai trương chuyên nghiệp và sôi động thì đừng ngại tham khảo ngay dịch vụ tổ chức khai trương của VGO EVENT nhé!
